El COVID-19 ha acelerado la transición para la gestión de los grupos de interés a distancia. A medida que nos acostumbramos a relacionarnos virtualmente con nuestros grupos de interés, es importante recordar que cada uno de ellos es diferente. Pero no hay que pensar que las comunicaciones en línea pueden reemplazar completamente las reuniones en persona.
Una plataforma de gestión del relacionamiento en línea puede brindarle una descripción general de las preocupaciones de los grupos de interés, pero también tiene sus limitaciones de las cuales ya hemos hablado en un artículo anterior. Y no todos los grupos de interés están dispuestos a usar una plataforma de relacionamiento en línea. Debido al aspecto delicado de sus conversaciones, los departamentos de Asuntos Externos o Asuntos Comerciales nunca usan un foro público para influir en una decisión regulatoria. Ellos prefieren realizar discusiones cara a cara y desean conocer las comunicaciones de su equipo con las Relaciones gubernamentales.
El equipo de Boréalis se está esforzando aún más para ayudar a los clientes a adaptarse a la situación actual e implementar soluciones alternativas empleando herramientas de relacionamiento en línea. Pero también sabemos lo difícil que es conciliar el distanciamiento social con el artículo anterior.
En este artículo, trato este tema espinoso y le ofrezco a usted algunos consejos deseando que sean útiles para su equipo.
Saber elegir en medio de una multitud de herramientas para relacionarse con los grupos de interés
El COVID-19 ha impedido temporalmente de realizar audiencias públicas y las reuniones en persona. En consecuencia, todos recurrimos hacia una gran cantidad de herramientas digitales para comunicarnos con nuestros grupos de interés. Es muy posible que usted conozca la mayoría de ellas, pero puede ser difícil saber cuál es la más útil para alcanzar sus objetivos:
Herramientas de videoconferencia en línea
- Teams
- Skype
- Hang Out
- Whereby
- Zoom
- GoToMeeting
Plataformas de redes sociales
- Messenger
- Facetime
Herramientas de gestión de proyectos y de equipo
- Asana
- Monday
- Slack
- Workzone
- Outils Google
Y, por supuesto, siempre existirán los correos electrónicos y las llamadas telefónicas. Incluso el correo tradicional a veces sigue siendo una buena opción.
5 reglas para el relacionamiento en línea
La Asociación Internacional para la Participación Pública (IAP2) publicó recientemente un práctico documento que describe las cinco reglas del relacionamiento digital durante COVID-19.
En resumen:
1. Permita que las actividades de relacionamiento en línea sean accesibles para todos, incluyendo las personas vulnerables, las personas con discapacidades y aquellas con problemas de aprendizaje, de alfabetización o con discapacidad visual. Esto puede requerir el uso de varias herramientas de comunicación y la entrega de la información bajo diferentes formatos.
2. Modere las discusiones en línea para garantizar la seguridad de las comunidades. Asegúrese de establecer los canales y procedimientos necesarios.
3. Dele significado a las comunicaciones orientando claramente la discusión sobre temas concretos y aclarando las motivaciones detrás de las opiniones expresadas por cada uno.
4. Use las herramientas apropiadas para planificar, gestionar y medir el grado de relacionamiento.
5. Mantenga abiertas las líneas de comunicación utilizando varias herramientas en línea: correo electrónico, SMS, sesiones de relacionamiento en línea y contenido interactivo.
La importancia de mantener registros de relacionamiento en línea
Mantener registros precisos de todas las actividades de relacionamiento y comunicaciones siempre ha sido una de las mejores prácticas para la gestión de grupos de interés. En tiempos de crisis, el mantener estos registros se vuelve aún más importante. Los equipos que evalúan sus opciones de relacionamiento en línea no deben descuidar documentar sistemáticamente todas sus comunicaciones con los grupos de interés para que sus colegas puedan acceder a esta información en tiempo real. Los registros bien grabados también son esenciales para una memoria corporativa confiable.
El software de gestión de grupos de interés está específicamente diseñado para permitirle registrar y centralizar todas sus actividades y datos de relacionamiento. Este seguro software en la nube brinda el beneficio adicional de poner toda esta información accesible para todos los miembros del equipo cuando trabajan de forma remota. El software también puede garantizar la confidencialidad de los datos de sus grupos de interés. Además, otras funcionalidades como el complemento Outlook y las Soluciones de comunicación inteligente automatizan la documentación de sus comunicaciones con los grupos de interés.
Vea la manera cómo el complemento de Outlook para el software Boréalis simplifica la gestión de datos al crear automáticamente las personas y las comunicaciones asociadas con ellas.
Consejos para el relacionamiento con los grupos de interés en línea
No cabe duda de que la tecnología puede facilitar de forma significativa la comunicación. Basta pensar en la posibilidad de compartir la pantalla, en los cuadros de mando, las reuniones que se pueden registrar, etc. Pero la tecnología también puede ser contraproducente en el momento menos indicado.
A continuación, le comparto algunos consejos prácticos para crear una experiencia positiva y productiva de relacionamiento en línea.
Fuente : Dewang Bhargav
Evite las trampas del relacionamiento en línea
El relacionamiento en línea puede ser un buen complemento para las reuniones en persona, y es una de las pocas opciones disponibles durante la crisis actual de COVID-19. Sin embargo, para establecer un vínculo sólido y construir relaciones de confianza y productivas con los grupos de interés, el relacionamiento en línea puede ser un mal sustituto.
Tenga en cuenta las principales dificultades del relacionamiento en línea:
- La falta de señales visuales y verbales, como el tono y el lenguaje corporal, pueden conducir a una mala interpretación de los comentarios.
- El amplio alcance de las redes sociales puede aumentar significativamente el número de quejas, incluyendo aquellas de terceras personas que no forman parte de sus grupos de interés. La gente espera respuestas rápidas en las redes sociales; por lo tanto, asegúrese que su equipo esté listo para responder concienzudamente a cualquier comentario, relevante o no. Varias miradas podrían estar fijándose en estas comunicaciones.
- A pesar de sus numerosas ventajas, el relacionamiento en línea puede ser sorprendentemente acaparador en recursos. Además de tener que estar siempre listo para responder, a veces es necesario examinar una gran cantidad de comentarios irrelevantes para detectar preocupaciones y comentarios pertinentes que merecen su atención.
Esté preparado para pasar a la gestión del relacionamiento de los grupos de interés en línea.
¿Necesita ayuda para gestionar sus grupos de interés durante el COVID-19?
Nuestro equipo ha estado ayudando a las empresas a administrar las relaciones con los grupos de interés durante 20 años. El COVID-19 no es la primera crisis que hemos ayudado a superar a nuestros clientes, y no será la última. Contacte nuestro equipo y vea cómo podemos proporcionarle las herramientas tecnológicas, la capacitación y el soporte necesarios para administrar de manera efectiva sus grupos de interés – en tiempos difíciles o no. O solicite una versión demo de nuestro software Boréalis.
