CÓMO VINCULAR LAS
ACTIVIDADES DE INVERSIÓN SOCIAL
con los objetivos globales
de desarrollo social
Objectivos
Reducir la pérdida de tiempo invertido en la administración de la información referente a la inversión social, con el fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos para la presentación de informes y auditorías.
Solucíon
Un sistema intuitivo y fácil de usar para la gestión de la información, que simplifica el proceso de comunicación con los grupos de interés, el intercambio de documentos internos y la presentación de informes externos relacionados con los objetivos de desarrollo social.
«Ahora dedicamos nuestro tiempo al análisis y la creación de relaciones más sólidas con nuestros grupos de interés, y no a la recopilación de información para la presentación de informes. Nuestro equipo puede hacer mucho más. Ahora, todo el que se incorpore al equipo, tiene la posibilidad de tener una relación con un inventario completo de grupos de interés. Hemos dejado de trabajar en silos.»
Resultados claves
El equipo puede ahora concentrarse en actividades de relacionamiento que aporten valor añadido en lugar de rastrear la información
Un trabajo diario más organizado y productivo; no más descuidos ni retrasos
La gerencia ahora puede encontrar, reportar y analizar fácilmente la información requerida sin interrumpir el trabajo del equipo en campo.
La calidad de la información ha mejorado significativamente
Cliente
Enel Green Power Mexico
Industria
Energía Renovable
Oficinas Corporativas
Roma, Italia
Aplicación del Sistema Borealis
Inversión Social y Relación con Grupos de Interés
Equipos utilizando Borealis
Departamento de Sostenibilidad
Aumentar la visibilidad de las inversiones sociales
Enel Green Power Mexico es una corporación multinacional de origen italiano, especializada en energía renovable con más de 1,200 instalaciones y con presencia en más de 30 países. En lo que se refiere a la relación con los grupos de interés, la empresa tiene una sólida reputación gracias a la aplicación de las mejores prácticas y a un enfoque sustentable.
La división de Enel Green Power en México gestiona 19 centrales eólicas, hidroeléctricas y solares, cada una con un plan de compromiso independiente. Durante mucho tiempo, la división ha mantenido buenas relaciones con los grupos de interés locales y lleva a cabo varios programas de inversión social exitosos.
Sin embargo, hasta hace poco, esta valiosa información permanecía principalmente en manos de los representantes de campo responsables de la gestión de cada uno de estos grupos de interés.
«Borealis hace posible que conozcamos todo lo relacionado con nuestros programas de inversión social. Si alguna persona de la empresa pregunta, podemos mostrar inmediatamente la forma en que nuestras actividades en México contribuyen con nuestras SDG globales.»
La falta de un sistema centralizado de gestión de información generaba una gran pérdida de tiempo y de oportunidades:
- Las estrechas relaciones con los grupos de interés daban a la división buena credibilidad ante las comunidades y autoridades locales, sin embargo, el equipo no contaba con una forma ágil de transferir toda la información local a la oficina central para permitir el análisis y la presentación de informes a terceros.
- La documentación histórica de las interacciones en el campo para preparar las auditorías periódicas in situ también restaba tiempo y recursos valiosos a las importantes actividades de relacionamiento diarias.
- El equipo no tenía una manera fácil de vincular el resultado de las inversiones sociales a nivel local con el plan de relacionamiento anual de cada central eólica, o con los objetivos de desarrollo social (SDG) establecidos por la casa matriz en Roma.
- El equipo no disponía de medios para reportar y compartir fácilmente la documentación, tanto con los grupos de interés internos, tales como el equipo ejecutivo de México y Roma, así como con los grupos de interés externos, por ejemplo, los auditores, quienes visitan las instalaciones de la empresa varias veces al año.
Haciendo que la información sea fácilmente accesible
Con el objectivo de mejorar sus procesos, el equipo de Enel Green Power Mexico comenzó a explorar las alternativas disponibles de plataformas informáticas para la gestión de los grupos de interés. El software para la administración de las partes interesadas Borealis no sólo satisfacía las necesidades inmediatas de contar con un sistema sólido de gestión de información. Además, ofrecía un camino claramente definido hacia dónde ir.
« Fue muy importante el contacto directo que Borealis estableció con todo nuestro equipo para entender nuestros procesos y los objetivos de la organización y la forma en que Borealis puede integrarse con nuestros sistemas y normas de seguridad existentes»
«Borealis nos ayuda a trabajar en equipo para mejorar los procesos. Podemos compartir consejos y experiencias sobre qué filtros funcionan mejor para nuestras necesidades de información, qué informes podemos crear para compartir públicamente, y así sucesivamente. Básicamente estamos construyendo nuestra propia comunidad de práctica. Estamos muy entusiasmados con lo que hemos conseguido con Borealis en términos de productividad».
Cómo Enel Green Power Mexico utiliza el software Borealis
El equipo de Sustentabilidad comienza y termina su día en Borealis. Utilizan el sistema para planificar, registrar, rastrear y analizar todas las actividades relacionadas con la inversión social y el relacionamento con grupos de interés.
Cada central eólica tiene su propio plan de relacionamiento en el que todas las quejas – incluyendo las comunicaciones anónimas recibidas en los buzones in situ – así como las actividades de relacionamiento, inversión social y presupuesto son vinculadas a cada central.
Todas las interacciones en el campo, junto con las comunicaciones y los compromisos, entre otros, se introducen sistemáticamente en el sistema. El equipo afirma que la introducción de todos estos registros en Borealis se ha convertido rápidamente en algo natural.
Aplicación móvil que mejora el trabajo de campo
El equipo opina que los beneficios de usar Borealis van más allá de una mejor gestión del tiempo y la facilidad para reportar. La aplicación móvil también está mejorando las ya fuertes relaciones con los miembros de la comunidad local.
Los agentes de campo pueden utilizar la aplicación para registrar los comentarios de los grupos de interés durante las conversaciones cara a cara e incluso leerles sus comentarios para verificar su exactitud. Esta atención personalizada hace que los actores sientan que sus comentarios se toman en serio, lo que conduce a relaciones de mayor confianza.
«El complemento de Outlook y la aplicación para teléfonos móviles son de gran ayuda para las actividades de campo. Esto hace de Borealis una herramienta útil para registrar y acceder instantáneamente a la información en el campo. Es nuestro centro de información que conecta a todo el mundo y todas sus actividades.»
Características que simplifican el trabajo diario
- Sistema escalable capaz de evolucionar con las necesidades de Enel Green Power Mexico.
- Diseñado específicamente para las personas que trabajan en la gestión de los grupos de interés.
- Disponible en varios idiomas, incluyendo el español.
- Se integra con todo el ecosistema de Enel Green Power Mexico.
- Muy intuitivo y fácil de usar, incluso para aquellos con conocimientos limitados de informática.
- La información es fácilmente accesible para todos los usuarios.
- La aplicación móvil permite el uso del sistema en el campo.
- El complemento de Outlook facilita el envío y registro de correos electrónicos.
- Los tableros de reporte y los widgets
- permiten dar visibilidad a los datos prioritarios.
- Se pueden generar informes relevantes y profesionales con sólo unos pocos clicks.
- Ayuda a identificar las mejores prácticas y a fomentar la mejora continua.
- Las actualizaciones del sistema se anuncian con mucha antelación para evitar la interrupción del trabajo.
- Los boletines periódicos y los artículos de ayuda ofrecen consejos prácticos para mejorar el uso del sistema en forma de lecturas rápidas y fáciles.
- El soporte va más allá de la asistencia técnica – los usuarios pueden contactar con Borealis para cualquier pregunta sobre el uso del sistema.
¿Te inspira esta gran historia de éxito?
¡Empieza a escribir la tuya hoy mismo!