Le climat d’incertitude économique causé par la pandémie mondiale en cours a précipité le calendrier de certains projets d’infrastructure, comme des lignes de chemin de fer ou des services publics. Dans leur hâte à les réaliser, les équipes à la tête de tels projets ont tout intérêt à ne pas en ignorer les parties prenantes.
Car, COVID-19 ou non, les règles n’ont pas changé : négliger de gérer les risques sociaux, c’est s’exposer, comme toujours, à des retards, à des dépassements de coûts, voire même à des arrêts de travail. Pour obtenir plus rapidement l’approbation sociale, la façon la plus sûre est d’utiliser les bons outils de gestion des parties prenantes.
La gestion de vos infrastructures et de vos parties prenantes est-elle à la remorque des événements ou sujette aux oublis ?
Sachant que l’accès aux terres et la gestion des infrastructures sont intimement liés à l’approbation des parties prenantes, il est essentiel de communiquer le bon message aux bonnes personnes, et au bon moment. Cela peut sembler simple. Et pourtant, même des projets de petite envergure, de courte durée et touchant peu de parties prenantes comptent leur lot d’oublis et d’erreurs. Cela s’explique par le fait que les informations pertinentes sont souvent dispersées et difficiles d’accès. Multipliez le nombre de parties prenantes, et le nombre d’oublis et d’erreurs augmente d’autant.
Plus un projet est de taille et plus ses enjeux sont importants, plus il devient primordial d’utiliser le bon outil pour s’occuper de la gestion des parties prenantes et des infrastructures. Des équipes partout dans le monde se fient au module de gestion des infrastructures et d’accès aux terres offert dans le logiciel de gestion des parties prenantes Boréalis pour respecter leur budget et leur calendrier et obtenir l’approbation des parties prenantes avec un minimum d’accrocs.
Le module de gestion des infrastructures et d’accès aux terres offre plusieurs fonctionnalités dont les équipes chargées de la gestion des infrastructures ne pourraient plus se passer, tant elles leur simplifient la tâche. En voici les 5 principales :
1. La technologie SIG : pour évaluer l’incidence des tracés envisagés
Il y a plusieurs facteurs à considérer lors de la planification d’un projet d’infrastructure, et l’équipe d’ingénierie n’est pas nécessairement la mieux placée pour bien évaluer le risque social que comporte un tracé donné. Le système d’information géographique (SIG) de Boréalis peut s’avérer fort utile pour choisir le tracé le plus propice à l’approbation sociale.
La fonctionnalité SIG permet de cartographier les tracés envisagés et d’y superposer les infrastructures déjà en place afin de soupeser diverses hypothèses. Ainsi, vous pouvez visualiser :
- Le nombre de parcelles de terrain touchées par le tracé envisagé;
- Le degré de chevauchement;
- Le nombre de parties prenantes le long du tracé envisagé;
- De qui il s’agit et quel type de rapport existe entre vous.
Avec cette information en main, vous pouvez ensuite vous référer à vos archives dans Boréalis, qui vous éclaireront sur :
- Le détail des discussions antérieures avec ces parties prenantes;
- Leurs préoccupations et leur potentiel d’influencer et de soutenir le projet;
- L’historique de votre relation;
En cartographiant les tracés envisagés, vous mettez aussi en lumière toute zone à risque, actuelle ou potentielle, ce qui vous permet de prendre de meilleures décisions et d’anticiper d’éventuels problèmes.
- Voyez d’un coup d’œil les préoccupations, les griefs et les communications;
- Communiquez avec les bonnes parties prenantes;
- Reliez les parties prenantes à vos diverses installations;
- Importez ou créez des fichiers de formes.
On peut aussi insérer, sur la carte d’un tracé envisagé, des zones tampons qui tiennent compte de toutes les parties prenantes potentiellement touchées dans un rayon donné (p. ex. 1 km). Vous saurez ainsi, selon le tracé choisi, avec combien de parties prenantes vous devez ouvrir le dialogue.
- Déterminez une zone entourant votre infrastructure
- Voyez avec quels propriétaires de parcelles il vous faut entamer le dialogue
2. Des plans de participation exhaustifs : pour des efforts mieux ciblés
Lorsque vous élaborez un plan de participation dans Boréalis, le logiciel structure cet amas d’informations pour vous donner une vue d’ensemble de votre projet et vous le présenter sous différentes perspectives. Plutôt que de n’avoir devant vous qu’une simple liste de parties prenantes, celles-ci vous sont présentées sur une carte; il vous suffit alors de cliquer sur l’une ou l’autre d’entre elles pour obtenir plus d’informations à leur sujet. Plus besoin d’éplucher de courriels ou de feuilles de calcul pour obtenir les réponses dont vous avez besoin tout de suite.
Découvrez comment une entreprise de service public canadienne utilise Boréalis pour cartographier son infrastructure et accéder à toutes les communications avec les parties prenantes touchées par celle-ci.
3. Des informations centralisées : pour briser les vases clos
Une information n’est utile que si vous pouvez y accéder au moment où elle est nécessaire, et sous une forme qui a du sens pour vous :
- Les données que votre équipe de terrain consigne diligemment dans le SIG sont-elles facilement relayées à l’équipe responsable d’approuver le volet environnemental du projet ?
- Une fois les ententes territoriales conclues, l’équipe de construction en est-elle informée ?
- Lorsqu’il vous faut répondre intelligemment aux questions qu’on vous adresse durant des audiences publiques, avez-vous accès sur le champ aux informations pertinentes – à savoir, quels membres de votre équipe ont déjà systématiquement approché les parties prenantes, et quand ?
La plateforme Boréalis intègre la gestion des infrastructures et l’accès aux terres, de sorte que ces informations sont toutes immédiatement accessibles à quiconque dans votre équipe.
Boréalis simplifie la gestion et le partage de l’information grâce à une plateforme centralisée, conviviale et intuitive où les utilisateurs peuvent facilement retracer toutes les interactions passées, qu’il s’agisse de conversations informelles (au téléphone, en personne ou dans Whatsap), de courriels ou d’invitations au calendrier, d’échanges sur les médias sociaux, et d’autres encore.
Quand l’information circule efficacement et sans avoir à s’en soucier, les membres de votre équipe sont libérés des tâches comme l’entrée et le partage de données ou le ménage de fichiers Excel, et peuvent se consacrer à des activités beaucoup plus utiles, comme cerner les problèmes, analyser les stratégies et lancer diverses initiatives.
4. Une application mobile : pour des informations à portée de main sur le terrain
Sur le terrain, un accès facile à l’information est un avantage considérable. L’application mobile Boréalis permet aux utilisateurs, où qu’ils soient, d’accéder aux informations au sujet de leurs parties prenantes ou d’en ajouter de nouvelles, directement à partir de leur appareil mobile. Pas besoin d’attendre d’être de retour au bureau pour obtenir les réponses dont ils ont besoin sur le champ.
En tout temps, l’application mobile peut vous fournir les informations suivantes sur la partie prenante avec laquelle vous vous apprêtez à dialoguer :
- Son profil;
- Les échanges qui ont déjà eu lieu avec elle;
- Ce qu’elle pense de votre projet.
Ces renseignements vous éviteront d’être pris au dépourvu face aux questions de votre interlocuteur; en y répondant aussitôt, sans hésitation, vous instaurerez un climat de confiance. Vous pouvez aussi utiliser l’application à la sortie d’une rencontre, en y consignant les nouvelles informations tant qu’elles sont encore fraîches en mémoire, ce qui contribue à garder vos dossiers à jour.
Les utilisateurs qui ont besoin d’informations encore plus précises – l’identité des propriétaires de la parcelle où ils se trouvent, par exemple – peuvent ouvrir une session dans la plateforme Boréalis pour en accéder aux fonctionnalités complètes. Il leur suffit d’avoir une connexion Internet.
5. Des rapports attrayants : pour démontrer votre conformité
Grâce à ses rapports réglementaires visuellement percutants, Boréalis vous rend facile la tâche de démontrer la conformité de vos activités auprès des autorités réglementaires fédérales et municipales, des prêteurs et de tout autre organisme réglementaire : ils saisiront tous clairement les détails les plus importants relatifs à vos projets :
- Le nombre et le type de parties prenantes que vous avez rencontrées;
- Le nombre et le type de problèmes qui ont été soulevés;
- Les façons dont vous y avez remédié;
- Et plus encore.
Plutôt que de seulement leur fournir une liste, vous pouvez leur présenter toutes ces informations sur une carte où elles sont reliées aux diverses parcelles, tout en tenant secrètes les informations confidentielles des parties prenantes.
Une telle transparence et une telle proactivité peuvent devenir des arguments de poids en faveur de votre projet. Et quand cette transparence se manifeste aussi bien dans des archives rigoureusement tenues que dans des réponses promptes et informées aux questions qu’on vous pose, la bonne volonté viendra d’autant plus facilement aux personnes qui ont l’avenir de votre projet entre leurs mains.
- Retrouvez facilement des informations et tirez-en des rapports visuels détaillant vos activités de relations avec la communauté et les parties prenantes. Ainsi, vous pouvez :
- Démontrer à la haute direction la valeur que votre équipe crée pour l’entreprise;
- Faire preuve de diligence raisonnable auprès des organismes gouvernementaux et des organismes de réglementation de l’industrie;
- Démontrer votre respect des règlements de l’industrie;
- Affiner vos stratégies en fonction des zones à risque qui demandent davantage de votre attention;
- Suivre en temps réel l’évolution de l’opinion et des tendances chez vos parties prenantes;
- Arrimer votre stratégie et votre message à l’évolution de la réalité de vos parties prenantes.
Voyez comment le module de gestion des infrastructures et d’accès aux terres de Boréalis vous permet de créer davantage de valeur au sein de votre entreprise.
Gestion des indemnités
Une gestion défaillante des infrastructures et de l’accès aux terres peut vite accaparer les ressources et mener un projet à l’échec. Le module de gestion des infrastructures et d’accès aux terres de Boréalis vous permet de cerner et de gérer les risques de manière à pouvoir affecter les ressources efficacement et à éviter que le projet soit inutilement interrompu.
Voyez comment l’équipe de Boréalis se fait votre alliée dès le premier jour en facilitant l’adoption du logiciel chez vos utilisateurs et une transition tout en douceur.
Dans l’éventualité où vous aimeriez ajouter un volet d’indemnisation à votre gestion des infrastructures et de l’accès aux terres, Boréalis simplifie les paiements aux propriétaires fonciers.
