Insuffler
une dose d'énergie
Solution
Mobilisation des parties prenantes et gestion des territoires Boréalis.
Résultats
Le système centralise toutes les données et permet de les étudier sous différents angles. Boréalis améliore autant l'efficacité et la qualité de notre service que les relations avec les clients sur le terrain. La liste de tout ce qu'il permet est longue!
Imaginez ce scénario
Vous savez fort bien que l’organisme réglementaire exige que les entreprises d’énergie fassent des efforts de consultation raisonnables auprès de toutes les parties prenantes de la communauté touchées par le projet. Les entreprises doivent non seulement informer les parties prenantes du projet, mais aussi entendre et répondre aux questions de ces dernières sinon le projet risque de ne pas être entériné.
Entre-temps, l’audience est en attente de preuves documentées prouvant que les résidents de cet édifice ont bel et bien été consultés.
S’il s’agissait de vous, combien de temps vous faudrait-il pour trouver cette donnée et serait-elle disponible dans un format immédiatement utilisable?
- La date à laquelle l’équipe de gestion des relations avec les parties prenantes a visité l’édifice
- La ou les personnes avec lesquelles l’équipe s’est entretenue et leurs coordonnées
- Les commentaires et les préoccupations exprimés lors de ces conversations
- Les engagements pris, le cas échéant
- Le suivi effectué, le cas échéant, en ce qui a trait aux engagements pris avec les parties prenantes
- L’existence, le cas échéant, de problématiques non résolues, etc.
Le gestionnaire de l’édifice avait insisté pour transmettre lui-même l’information à l’interne. Ces données ont convaincu l’organisme réglementaire que l’entreprise avait fait les efforts nécessaires pour communiquer avec les membres de la communauté et le projet a pu être approuvé.
La question a été résolue en seulement quelques minutes!
Défi principal
ENMAX Group
Une longue histoire de mobilisation des parties prenantes
ENMAX s’est depuis longtemps engagée dans des pratiques responsables de mobilisation des parties prenantes et des communautés. Cet engagement a par ailleurs été consolidé en 2007 en raison d’un certain nombre de choses :
- Un environnement réglementaire en mutation
- L’émergence d’une entité commerciale de production d’énergie
- Le désir renouvelé d’entretenir une communication ouverte et transparente avec les communautés
L’équipe chargée des relations avec les parties prenantes se sert du système afin de gérer simultanément les relations avec l’ensemble des parties prenantes liées à ses nombreux projets de production, de sous-stations et d’approvisionnement d’énergie.
Grâce à Boréalis, l’équipe a été en mesure :
- De schématiser toutes ses installations, tant existantes que projetées
- D’avoir accès à des données visuellement intéressantes en quelques clics
- De surveiller efficacement les indicateurs liés aux préoccupations des communautés et aux perceptions de l’entreprise
- De bonifier sa stratégie de gestion des parties prenantes et d’adopter une approche plus personnalisée en matière de mobilisation de ces dernières
- D’améliorer la reddition de comptes aux organismes de régulation
- D’assurer un meilleur soutien à ses projets de la part des parties prenantes
- De créer une mémoire institutionnelle des interactions par projet, par région, par partie prenante, etc.
- D’améliorer ses procédés internes
Le logiciel de mobilisation des parties prenantes Boréalis
« Si un client a oublié des détails d’une conversation passée, nous pouvons vérifier nos dossiers dans Boréalis et lui dire que la dernière fois que nous nous sommes parlés, nous avons dit ceci et cela. Nous démontrons ainsi à notre interlocuteur que nous sommes attentifs et que nous tenons à poursuivre notre relation. »
Favoriser l’expérience de mobilisation des parties prenantes
« Boréalis a amélioré la qualité de notre travail. Nous passons désormais plus de temps à faire ce que nous devons faire, c’est-à-dire interagir avec les parties prenantes et résoudre des problématiques plutôt que de perdre notre temps à classer de l’information et ensuite tenter de la retrouver. Si nous voulons savoir ce qui s’est passé, nous n’avons qu’à consulter Boréalis. »
« Nous pouvons tirer un meilleur parti de l’information puisque a) elle est là, facilement accessible et b) nous pouvons jeter un œil sur ce qui s’est passé la dernière fois quand nous retournons dans le même quartier pour un nouveau projet. Nous avons donc une meilleure perspective concernant les problèmes et les difficultés survenus la dernière fois, le cas échéant. Nous sommes ainsi plus à l’écoute de la population et plus respectueux vis-à-vis de ce qu’elle a vécu. Cela nous permet de concevoir des programmes de mobilisation sur mesure pour nos parties prenantes. »
Accroître le pouvoir des données
- Quelles communautés seront touchées par quels projets
- Quelles inquiétudes, par exemple environnementales, sont liées à la construction des installations
L’équipe se sert aussi beaucoup du calendrier des communications Boréalis puisqu’un simple coup d’œil permet de savoir :
- Ce qui se produira et quand
- De quelle manière les projets s’alignent avec les délais de mobilisation des parties prenantes
- Combien de temps les choses prendront
- Quels sont les moments forts et les moments creux des projets
« Grâce à la fonction de schématisation du logiciel, nous pouvons faire le point sur une infrastructure clé et y adjoindre des photographies et des bulletins d’information en provenance de précédents projets. Ainsi, lorsque de nouveaux projets émergent pour le même emplacement, nous pouvons facilement voir ce qui a été fait précédemment et quand. Ces données peuvent nous sensibiliser aux enjeux d’un projet et nous guider dans notre approche en matière de mobilisation. Au cours des sept dernières années, nous avons effectué plus d’une centaine de projets et, grâce à Boréalis, nous sommes en mesure d’accéder à tout ce qui a été fait dans le cadre de chacun de ces projets. Nous avons une meilleure idée de ce qui s’est passé et de qui était concerné, et nous sommes en mesure d’accéder à l’information beaucoup plus rapidement et de manière plus précise. »
Mobilisation significative par partie prenante et par parcelle de terre
Équipe de prise en charge de la clientèle ENMAX
- De nouveaux services
- Des services temporaires
- Des améliorations techniques aux services énergétiques
- La relocalisation ou la réfection des infrastructures ENMAX existantes
« Nous possédons désormais un dossier sans faille. Si un membre de notre équipe n’est pas disponible ou quitte l’entreprise, nous pouvons maintenant jeter un coup d’œil au logiciel et savoir exactement ce qui s’est passé jusqu’ici, à qui parler ou avec qui faire le suivi et dans quel ordre, le tout assorti des coordonnées de ces personnes et de notes particulières si nécessaire. Tout est là, au bout des doigts. ».
L’équipe de Prise en charge de la clientèle ENMAX effectue le suivi simultané de dix ou onze projets différents. Grâce au logiciel de gestion des terres Boréalis, il leur suffira désormais de jeter un coup d’œil à leur tableau bord pour pouvoir répondre à des questions comme :
- Quelles ont été les tendances en matière de trafic des communications au cours des semaines précédentes?
- Quelles ont été les communications par type et par sujet?
- Quel a été le nombre de communications par jour de la semaine?
- Quel a été le schéma des communications par parcelle de terre?
- Quel a été le nombre de communications par parcelle de terre au cours de la semaine précédente?
L’ajout de ce module informatique a amélioré la qualité des communications du groupe. Une fois son travail terminé, l’équipe de Gestion des relations avec les parties prenantes n’a plus qu’à transférer le dossier à l’équipe de construction, qui reprend les choses à partir de là et qui poursuit les efforts de mobilisation sur le terrain.
Créer de nouvelles possibilités avec des données probantes
« Il y a maintenant d’autres membres de l’entreprise qui se demandent où et comment ils pourraient utiliser ce logiciel. Quand ils prennent conscience de ce que le logiciel peut faire, ils se fixent immédiatement de nouvelles priorités. Une fois familiarisé avec logiciel Boréalis, on comprend qu’il est possible d’améliorer les procédés d’affaires et les services d’un nombre infini de manières. »
Cette belle histoire de réussite vous inspire?
Commencez à écrire la vôtre dès aujourd'hui !