GÉRER LA MOBILISATION DES PARTIES PRENANTES POUR LES PROJETS DE MAINTENANCE DES ACTIFS LINÉAIRES
Les infrastructures vieillissantes doivent faire l’objet d’inspections et de travaux de maintenance occasionnels pour garantir leur intégrité. Que vous travailliez sur une autoroute, un chemin de fer, un pipeline ou un réseau électrique, vous devez communiquer régulièrement avec les parties prenantes concernées afin de prendre les dispositions nécessaires et de tenir les gens informés des conséquences potentielles de ces activités.
Avant toute activité de maintenance, les équipes doivent contacter différents groupes de parties prenantes pour un certain nombre de raisons. Il peut s'agir de :
- négocier des accords de droit de passage
- consigner les conditions d’accès aux terres imposées par les propriétaires fonciers
- informer les occupants des travaux à venir et de leur fournir des informations sur la sécurité
- veiller au respect des lois en vigueur
- obtenir les autorisations réglementaires et les permis nécessaires
- organiser les inspections requises
- assurer la coordination avec les fournisseurs et les entrepreneurs
- consigner les problèmes, les préoccupations ou les plaintes
Lorsque les données sont conservées à différents endroits et alimentées par différentes équipes, il peut s’avérer extrêmement difficile de compiler les renseignements dont vous avez besoin. Et lorsque les processus ne sont pas intégrés de façon cohérente entre les différents sites ou départements, il peut devenir fastidieux – voire pratiquement impossible – de voir et de comprendre la situation dans son ensemble.
Cela fait beaucoup à gérer! Heureusement, Boréalis est conçu pour relever ces défis et vous soutenir à chaque étape.
Voici un exemple.
l’équipe de maintenance pour se rendre sur le terrain.
Identifier rapidement les personnes à qui vous devez parler
plus efficacement la mobilisation des parties prenantes dans le cadre de leurs projets.
La cartographie SIG permet à Jeanine :
- d’identifier clairement les zones touchées,
- de superposer les données sociales et environnementales, et
- d’établir des références croisées entre les parties prenantes et les infrastructures.
Les fichiers de forme (shapefiles) de Boréalis peuvent être importés et mis à jour automatiquement à l’aide de l’API afin d’assurer la cohérence avec d’autres systèmes.
Les équipes peuvent exploiter ces informations géographiques pour identifier les parties prenantes avec lesquelles elles doivent dialoguer, sur la base de lots déterminés ou de groupes de parties prenantes (par exemple, propriétaires fonciers, occupants, etc.).
Boréalis propose différentes options pour aider Jeanine à créer des rapports de type liste. Elle peut :
- dessiner des points, des lignes ou des polygones sur la carte pour délimiter une région.
- copier et coller une liste de coordonnées (généralement fournie par une équipe d’ingénieurs) pour générer un point, une ligne ou un polygone.
- choisir des actifs existants de l’entreprise (ou spécifier le chaînage d’un actif linéaire) et déterminer une zone tampon autour du secteur concerné.
Organiser et déléguer les activités de mobilisation
Maintenant que sa liste est prête, Jeanine va commencer à planifier les activités de mobilisation. Dans Boréalis, elle peut facilement coordonner ces efforts grâce à son plan de participation des parties prenantes.
Pour ce projet, la liste de Jeanine comprend plus de 500 personnes. Certaines préfèrent être contactées en personne, tandis que d’autres souhaitent être contactées par téléphone, par courriel ou par SMS.
Jeanine crée des activités pour contacter les parties prenantes en utilisant leur méthode préférée.
Elle filtre ensuite sa liste et relie les parties prenantes à l’activité correspondante.
Enfin, elle fixe une échéance (ou une fréquence), et attribue ces activités aux membres de son équipe, qui contacteront les parties prenantes de manière appropriée.
Créer des tableaux de bord personnalisés pour suivre les activités en temps réel
Pour s’assurer qu’elle est toujours au courant de l’avancement du projet, Jeanine configure sa page d’accueil dans Boréalis pour surveiller les indicateurs de performance importants.
Pour ce projet, elle veut s’assurer qu’elle sait toujours :
- le nombre de parties prenantes avec lesquelles l’équipe a interagi,
- quels sujets ont été abordés,
- qui sont les personnes les plus influentes, et
- quelles sont méthodes de mobilisation utilisées.
Alors que Jeanine se préoccupe avant tout de la situation dans son ensemble, les membres de son équipe doivent se concentrer sur leurs tâches personnelles.
Pour son équipe, Jeanine crée des tableaux de bord personnalisés qui montrent :
- la liste des occupations de chaque personne (tâches et activités),
- des informations sur les principales parties prenantes, et
- un calendrier partagé, afin que chacun puisse voir le programme des activités de mobilisation à venir.
Utiliser des outils de communication intégrés pour consigner les interactions
Il travaille tous les jours dans Boréalis. La principale responsabilité de Rodrigo est d’aller à la rencontre des parties prenantes pour leur fournir des informations, et répondre à leurs questions et à leurs préoccupations.
Lorsque Rodrigo interagit avec une partie prenante, il utilise un certain nombre d’outils qui lui permettent de gagner du temps et de consigner rapidement ses interactions. Ses outils préférés sont le complément Outlook – qui lui permet d’enregistrer des courriels et des événements de calendrier dans Boréalis sans jamais quitter la messagerie – et l’application mobile Boréalis.
Rodrigo utilise également des outils de communication intégrés tels que Communications intelligentes et le complément de messagerie SMS, qui lui permettent d’envoyer des messages à des groupes de parties prenantes (et de les enregistrer), et de recevoir et enregistrer leurs réponses.
Son équipe utilise aussi le portail de plaintes et de commentaires pour recueillir des rétroactions anonymes de la part des parties prenantes.
Rodrigo peut examiner les messages transmis par l’intermédiaire du portail et y répondre directement à partir de Boréalis.
Examiner les interactions récentes avant de contacter les parties prenantes
Rodrigo doit contacter une partie prenante importante aujourd’hui. Elle s’appelle Kathleen Niles, et il sait, grâce à leurs échanges précédents, qu’elle possède plusieurs terrains à proximité du pipeline.
En tant que propriétaire de terrains, Kathleen pourrait être contactée par d’autres équipes pour d’autres questions (telles que des inspections, des accords de conformité ou des négociations sur le droit de passage).
Avant de contacter Kathleen, Rodrigo vérifie l’historique des communications dans Boréalis pour voir si une autre personne de son organisation a interagi avec elle depuis leur dernière conversation.
Il passe en revue toutes les communications récentes pour s’assurer qu’il intervient auprès d’elle de manière appropriée et en toute connaissance de cause.
Rodrigo peut voir les terrains de Kathleen sur une carte, ainsi que des informations sur ceux-ci et sur les accords qui ont été signés avec la propriétaire.
Les superpositions du SIG lui permettent de voir si les terrains de Kathleen chevauchent d’autres zones pertinentes, telles que les limites d’un comté, des zones protégées ou des circonscriptions électorales.
Les conditions d’accès au terrain et les accords conclus avec la propriétaire peuvent être liés au terrain lui-même pour faciliter les recherches.
Cela permet aux équipes de suivre l’historique complet des activités liées à un terrain spécifique, y compris :
- les interactions avec le propriétaire précédent
- les engagements antérieurs
- les plaintes ou réclamations dont elles devraient être informées.
Rodrigo constate que l’accès aux terres de Kathleen est soumis à deux conditions : la propriétaire doit être contactée par téléphone 48 heures à l’avance, et les barrières de sa propriété doivent être laissées dans l’état où elles ont été trouvées.
Joindre des documents et des photos aux dossiers
Les utilisateurs peuvent facilement ajouter des documents et des photos aux communications, aux terrains et aux dossiers des parties prenantes. Cela permet de démontrer facilement leur conformité lorsqu’il s’agit d’apporter la preuve d’une consultation ou de prouver que les conditions des propriétaires fonciers ont été respectées.
Par exemple, lorsqu’une équipe de maintenance accède aux terres de Kathleen, elle peut inclure une photo pour prouver que la barrière a été correctement fermée lorsqu’elle a quitté la propriété.
L’application mobile Boréalis permet aux utilisateurs de créer des dossiers, d’y accéder et de les modifier pour répondre à des questions, saisir des communications ou des plaintes, ou ajouter des photos.
L’application comprend un mode hors ligne qui permet à l’équipe de saisir des communications même lorsqu’elle ne dispose pas d’une connexion Internet fiable. Les données seront synchronisées avec Boréalis lors de la prochaine connexion à un réseau.
Les utilisateurs peuvent également saisir un emplacement en se basant sur les coordonnées GPS de leur téléphone, ce qui peut s’avérer extrêmement utile pour se référer à une position précise sur un grand terrain.
Générer des rapports pertinents à la demande, en quelques clics seulement
Ce projet implique une quantité importante de données, mais les outils de production de rapports avancés de Boréalis aident les utilisateurs à extraire des informations significatives et actuelles en quelques clics.
L’outil Analytics de Boréalis permet à Jeanine de créer instantanément des rapports pour :
- éclairer les décisions stratégiques,
- prioriser les activités, et
- l’aider à répondre à des questions difficiles sur-le-champ.
Le service des relations avec les communautés utilise Analytics pour :
- surveiller facilement les zones touchées par des activités de mobilisation et celles qui ne le sont pas,
- suivre le statut de la servitude et du régime foncier sur la carte, et
- évaluer les sentiments des parties prenantes afin de déceler les préoccupations ou points névralgiques éventue
Les utilisateurs peuvent cliquer sur n’importe quel tableau, graphique ou widget pour accéder aux données sous-jacentes.
Les rapports peuvent être exportés dans différents formats pour être transmis à l’extérieur de Boréalis, et ils peuvent être envoyés par courriel aux parties intéressées à intervalles réguliers afin que l’équipe puisse vérifier que les activités du projet se déroulent convenablement.
Félicitations!
L’équipe de Jeanine a contacté toutes les parties prenantes du projet et pris les dispositions nécessaires pour envoyer l’équipe de maintenance sur le terrain en une fraction du temps habituel. Les membres de la communauté ont été informés du projet, et l’équipe de Jeanine est consciente de leurs préoccupations, ce qui lui permet d’être prête à repérer tout problème qui pourrait survenir, à l’atténuer et à y répondre.
Vous souhaitez en savoir plus?
Découvrez comment Boréalis peut vous aider à accélérer la mobilisation des parties prenantes pour les projets de maintenance des actifs linéaires.
Gérer la mobilisation des parties prenantes pour les projets de maintenance des actifs linéaires
Lors de travaux sur des actifs linéaires, il peut être incroyablement difficile de compiler toutes les informations nécessaires pour effectuer une activité de maintenance. Découvrez comment un outil de gestion des parties prenantes peut vous aider.
Building a power line?
You need to pull the abutters list and obtain the right of way from various stakeholders along proposed routes, demonstrate you’ve engaged landowners and continue to manage their concerns about the project.
Need to schedule a maintenance activity on one of your assets?
You have to communicate with the right stakeholders and make sure they are informed about the potential impact of these activities.
Planning the route for a pipeline transmission project?
Getting a social license to operate and stakeholders’ approval is crucial for your project to move forward.
See how Borealis helps you every step as you work towards social acceptance.
Your project
There are many factors to consider when planning maintenance activities or the right path for a linear utility project. Having the right tools to assess, track, and understand these factors will directly impact the success, safety, and reliability of your project.
Borealis Assets and Land Management functionality
Define your options
When the engineering team gets on board to determine various options or your team of experts needs to make decisions about an upcoming maintenance activity or proposed route, your map becomes a handy tool for viewing the impacts on that area.
Automatically import and update various shapefiles in the system using Borealis’ API to obtain a clear view of impacted land areas, natural resources, assets, and infrastructure
Ready to announce your project?
Not so fast!
Identify your key stakeholders and impacted people
In land-based projects, stakeholders are often defined by land parcel and location within your project. Using geographical information technologies (GIS) and being able to link your commitments, communications, and engagements to these parcels is crucial. Plus, you’ll be sure no one is forgotten
- Link the comments or sentiment of public hearing attendees to their parcel and your assets.
- See which assets or infrastructure are at risk and take action in a timely manner.
- Track project sentiment and trends.
The buffer zone enables you to define an area around your assets to determine which parcel owners you need to talk to.
Merging maps and geographical information (like shapefiles) in Borealis will highlight which parcels are impacted by a route or other linear asset.
Who are your key stakeholders? What do you need to tell them? How can you contact them? When is the right time?
Build a solid engagement plan
You now have all the information you need to build a strong preliminary engagement plan. Keep in mind that projects change; so do stakeholders and their opinions. This plan will need to be reviewed and refined over time.
Be super efficient with Borealis project management functionalities. Create multiple engagement plans related to your objectives & milestones, preset all tasks, and assign them to your team.
Start engaging! Centralize your data and access it at all times.
Borealis lets you follow the evolution of your engagement activities in real time, parcel by parcel.
- Centralize all communications with stakeholders in Borealis without leaving your Outlook environment with the Outlook Add-In.
- Use the mobile app to collect stakeholder sentiments, take pictures of issues to address, and prepare for face-to-face meetings. You can also add stakeholders to Borealis right as you meet them.
- Link the comments or sentiments of public hearing attendees to their parcel and your assets.
- See which assets or infrastructure are at risk and take action in a timelier manner.
- Create and manage commitments with stakeholders.
- Link easement agreements to stakeholders and track which right of ways have been signed in real time.
- Access stakeholder data during public hearings to quickly address tough questions.
Multiple data entry applications. User-friendly interface, mobile application, Outlook Add-In.
How far from public approval are you?
Improve decision making with real time & precise data
By this point, you will have a mountain of actionable data. Gain clear insight in no time on how quickly you’re advancing toward project approval. Our Analytics modules allow you to:
- Be proactive rather than reactive.
- Track project sentiments and trends.
Demonstrate compliance
Easily prove compliance with industry regulations and investor requirements by extracting information showing who you have been communicating with, and when.
See if there are any hot spots or specific concerns that require more attention from your team.
Track data in real time and the history of your team’s engagements.
Build trusted relationships
After you have analyzed your data, you’ll be able to plan strategic actions that take into account both your operations and your stakeholders. This will ensure smoother and quicker approval for your project, avoiding wasted funds.
Drilling down
directly from your map lets you access the right information intuitively in a fraction of the time.
Congratulations!
You can demonstrate to regulators that you’ve done your due diligence. Community members are informed, you’re aware of the issues and can respond to, track, and mitigate future problems.
Keep on engaging
Once your project is approved and ready to move forward, continue to maintain positive relationships with stakeholders. Chances are you’ll need to re-engage them as things evolve, and their continued support will be essential. Stay on top of your compensation commitments using Borealis’ land access functionality.
Key features
Mapping assets and stakeholders
- Drill down information directly from you map
- See issues, grievances, and communications at a glance
- Communicate with the right stakeholders
- Link stakeholders to various assets
- Access up-to-date information when you need it most
- Import or create shapefiles
Mobileapplication
- Know what your stakeholders think before you meet them
- Avoid being blindsided
- Input data directly into Borealis while working in the field
Buffer zone
- Define a buffer zone around assets
- Know who you need to engage with
Multiple options for entering data
- Use API to communicate with existing software
- Add information from anywhere with the mobile App
- Easily import and export data in batches
- Upload images
- Track emails
Analytics
- Report
- Track
- Improve your strategies
- Demonstrate compliance
Our software is great. Our customer success team is even greater.
As part of our service, a member of our customer success team will visit your business to understand your internal methodologies, day-to-day challenges and stakeholders. We take the time to find out how we can ease system adoption and optimize the way you build relationships with stakeholders. Get a confident start now.