La profesionalización de las prácticas de relacionamiento con los grupos de interés

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Siempre me ha gustado escuchar a las personas hablar sobre los desafíos que enfrentan – y ayudarlos a encontrar soluciones. Hace aproximadamente un año, en medio de conversaciones con posibles clientes, comencé a escuchar un nuevo término: profesionalización.

Desde hace 6 u 8 meses, he escuchado este término repetidas veces mientras interactuaba con nuestros usuarios – evidentemente, un tema que está generando mucho interés. Me gustaría echar un vistazo al tema y explicar qué significa para los profesionales del relacionamiento con los grupos de interés.

¿Qué es la profesionalización?

Lexico.com define la profesionalización de la siguiente manera:

La acción o el proceso de darle cualidades profesionales a una ocupación, actividad o grupo, aumentando generalmente el entrenamiento (capacitación) o elevando las calificaciones requeridas.

Incluso existe un artículo sobre profesionalización en Wikipedia.

En realidad, el concepto de profesionalización no es una idea nueva; sus raíces remontan a la creación de gremios comerciales durante la Edad Media. En esencia, la profesionalización implica estándares ocupacionales (normas, valores, prácticas y códigos de conducta) los cuales deben ser respetados por quienes ejercen una profesión. También puede incluir el desarrollo de asociaciones profesionales para determinar las mejores prácticas, supervisar la conducta y definir credenciales para distinguir a los expertos de los aficionados.

Factores que impulsan la profesionalización de las prácticas de relacionamiento con los grupos de interés

Los profesionales de relacionamiento con los grupos de interés trabajan en diferentes tipos de empresas, en todo el mundo. No importa en qué industria se encuentren, su objetivo final es el mismo: trabajar con las personas afectadas para encontrar puntos en común y encontrar soluciones con las que todos puedan vivir.

Estas personas comprenden – y quieren hacer reconocer – la importancia del papel que desempeñan. Mientras que otros pueden percibir su trabajo principalmente como una cuestión de sonreír y estrechar la mano, la verdad es que su trabajo requiere conocimientos y experiencia específicos. La profesionalización es un paso importante en la evolución de este campo de ejercicio y de sus prácticas.

Examinemos algunos de los desafíos que enfrentan los equipos de relacionamiento y cómo la profesionalización de la ocupación podría ayudarlos a mejorar los resultados.

1. Falta de confianza de los grupos de interés

Los trabajadores del gobierno, así como los equipos de asuntos públicos y relaciones indígenas, a menudo enfrentan una falta de confianza por parte de las personas con las que interactúan. Si bien los servidores públicos a menudo están realmente motivados para ayudar a las personas, ellos deben tratar constantemente cuestiones conflictivas y visiones de diferentes grupos de personas. La naturaleza de su trabajo significa que, por lo general, no pueden complacer a todos; algunos grupos de interés simplemente no podrán obtener lo que quieren y su insatisfacción puede llevarlos a desconfiar de los representantes del proyecto, en particular de los que tienen funciones para representar públicamente a la empresa.

Por supuesto, la falta de confianza no se limita a una sola industria – esta situación también es común en proyectos mineros, oleoductos y parques eólicos, solo por nombrar algunos. Cada una de estas situaciones necesita intervenciones bien organizadas – y las herramientas adecuadas para efectuarlas. Tales herramientas pueden ayudar a una organización a ser más proactiva, mantener mejores relaciones con los grupos de interés y reducir los obstáculos que pudiesen afectar su proyecto.

2. Una visión general deficiente

Otro desafío cuando se trata del relacionamiento con los grupos de interés es la manera de compartir la información. Varias personas distintas de diferentes partes de una organización pueden estar contactando a los mismos grupos de interés sobre diferentes temas sin darse cuenta y sin considerar este aspecto. Los contactos repetidos y desinformados entre ellos pueden hacer que las personas se sientan frustradas – incluso no respetadas – y conllevar que los grupos de interés se cansen rápidamente de esta manera de proceder. Cuando un equipo no sabe lo que están haciendo otras partes de su organización, parece poco profesional y nadie desea dar esa impresión a sus grupos de interés. Usar las herramientas y políticas adecuadas puede ayudar a centralizar los datos y coordinar los esfuerzos entre los equipos, lo que mejora la eficiencia y genera más confianza de los grupos de interés.

3. Dificultad para incorporar nuevas personas

En ocasiones, es posible que deba ampliar su equipo incorporando nuevas personas, desde nuevos miembros del personal hasta consultores, inspectores, contratistas y otros, según el proyecto. En muchas situaciones, puede ser bastante difícil poner al día a las personas nuevas para que puedan ponerse a trabajar. La profesionalización estandarizará los procesos y proporcionará las herramientas adecuadas. Las mejores prácticas, como la centralización de datos en una ubicación segura y accesible, harán que la incorporación sea más eficiente.

4. Ausencia de prácticas estandarizadas

Otro problema común con la falta de prácticas estandarizadas es que cada persona de un equipo puede terminar haciendo las cosas a su manera, utilizando sus propias herramientas y métodos. No existe un estándar en todos los ámbitos, lo que da como resultado una mensajería mixta y una falta de datos centralizados. Por lo general, también es muy ineficiente que los equipos trabajen de esta manera; compartir información es complicado y, si alguien está fuera de la oficina, es posible que los colegas no puedan acceder o comprender sus registros. Al profesionalizar los procesos y métodos, los equipos podrán compartir información de manera eficiente, enfocarse en temas relevantes por región y asegurarse de que no hayan pasado por alto u olvidado a nadie. La mensajería coherente es importante para construir una buena reputación y ayuda a generar confianza con los grupos de interés.

5. Cumplimiento normativo

La profesionalización puede ayudar a las organizaciones a gestionar el cumplimiento normativo. Es fundamental mantener registros completos de las interacciones con los grupos de interés. Las circunstancias a veces requieren que una organización pueda demostrar que los grupos de interés fueron informados adecuadamente, meses o años después del hecho. Sin los procedimientos y la documentación adecuados, una organización puede enfrentarse a multas o litigios porque no tienen forma de probar lo que se dijo y se hizo en su nombre. Al adoptar las mejores prácticas profesionales, esto se puede resolver simplemente generando un reporte en lugar de tratar de ubicar y compilar la información necesaria a último minuto.

¿De qué manera puede ayudar una herramienta de Gestión de grupos de interés?

La profesionalización de un campo lleva tiempo; las personas deberán trabajar juntas para identificar e implementar estándares ocupacionales que funcionen en una variedad de sectores empresariales y en diferentes regiones. Mientras tanto, los equipos pueden comenzar a lograr un progreso significativo por sí mismos estandarizando sus propios procesos internos y adoptando herramientas dedicadas.

Las hojas de cálculo y los cuadernos ya no son una solución viable para la gestión de datos de los grupos de interés. Las organizaciones deberán adoptar herramientas digitales modernas, pero deberán ser apropiadas para la industria. El papel de los equipos de relacionamiento con los grupos de interés es trabajar con las personas y construir relaciones; no son necesariamente trabajadores de alta tecnología. Las herramientas dedicadas deben ser fáciles de usar y apoyar a los equipos de trabajo sin percibirlas como una carga. Las herramientas deberán ser útiles, proporcionar valor y generar reportes significativos.

Veamos algunas de las formas en que el software de gestión de grupos de interés puede ayudar a los equipos a gestionar los desafíos de forma más eficaz.

1. Crear memoria corporativa

Centralizar todos sus datos en una ubicación conveniente y accesible es un paso crucial para alcanzar prácticas avanzadas de administración de datos. Almacenar toda la información importante en un solo lugar le permite que las personas se pongan al día fácilmente, ya sea un contratista externo o un empleado nuevo. La documentación adecuada de las interacciones sirve como una memoria corporativa duradera, por lo que el conocimiento no se pierde cuando un empleado deja la organización. Todos hemos escuchado historias de alguien que aceptó un nuevo puesto solo para descubrir que la persona que anteriormente trabajó en ese puesto no dejó ningún registro de lo que había sucedido antes. Muchos empleados no pueden tomar vacaciones sin tener el teléfono del trabajo a su costado porque nadie más en su organización sabe lo que saben. Los datos históricos bien documentados son un gran activo para las organizaciones, así como una manera de preservar la calidad de vida de los trabajadores. La gestión eficaz de la memoria corporativa también contribuye en gran medida a generar confianza con los grupos de interés y a mejorar su reputación profesional.

2. Compartir información fácilmente

Las herramientas dedicadas pueden ayudarnos a compartir información internamente para colaborar mejor. Hacer su tarea antes de reunirse con los grupos de interés demuestra que se preocupa por ellos como personas. A su vez, su organización proyecta una mejor imagen como resultado de la modernización y profesionalización. Al coordinar sus esfuerzos, se gana la confianza de los grupos de interés y, a menudo, aumenta su disposición a colaborar.

La centralización de datos lo ayuda a trabajar de manera más eficiente y a tomar decisiones informadas. Documentar la información, como por ejemplo el método de comunicación preferido de un grupo de interés, puede ayudar a los equipos a personalizar sus esfuerzos y asegurarse de que están usando los canales correctos para maximizar los resultados. Compartir calendarios, tareas y recordatorios puede ayudar para que nada sea olvidado al garantizar que todos puedan compartir une visión general de la situación.

3. Optimizar los viajes

Cuando programe un viaje, revise sus datos para identificar personas influyentes y problemas clave en la región. Utilice mapas de calor para averiguar con quién debe interactuar y evaluar rápidamente qué problemas son importantes para ellos. Estos sencillos preparativos le ayudarán a mejorar las relaciones con sus grupos de interés y a lograr mejores resultados.

Una aplicación móvil le permitirá consultar datos actualizados de los grupos de interés antes de las reuniones y documentar sus interacciones sobre la marcha, mientras la información está fresca en su memoria. Si usted necesita soporte mientras viaja a una ubicación remota, puede ingresar sus notas en el sistema y crear una tarea para que un colega en la oficina realice un seguimiento en el lugar. Las herramientas profesionales y dedicadas le brindan una imagen completa de su situación en todo momento y brindan la flexibilidad para responder de manera rápida y proactiva, incluso cuando está de viaje.

4. Mejorar la calidad de los datos

Incluso la mejor herramienta solo será tan buena como usted la utilice; la utilidad de una herramienta depende de la calidad de sus datos. Las herramientas dedicadas incluyen reportes de control de rendimiento y calidad para ayudarlo a administrar este aspecto. Al monitorear la calidad de sus datos para identificar áreas potenciales de mejora, puede detectar problemas de manera proactiva – como huecos en sus datos que pueden dar lugar a reportes defectuosos o incompletos – antes de que se conviertan en un problema. Es posible que deba refinar su flujo de trabajo u ofrecer capacitación adicional para asegurarse de que su equipo esté usando el sistema de la manera correcta. Los ajustes pequeños y consistentes ayudan a garantizar que todos avancen al mismo ritmo y que los procedimientos estén estandarizados para ayudarlo a aprovechar al máximo sus esfuerzos.

Los profesionales son mucho más que sus herramientas

Una herramienta dedicada es un gran comienzo cuando se trata de profesionalizar sus prácticas, pero las herramientas por sí solas no son suficientes. La modernización de las prácticas tiene que ver con el rol, no solo con la herramienta. Alguien dentro de la organización debe supervisar el cambio, explicarle al equipo por qué, cuándo y cómo utilizar la herramienta, y asegurarse de que la política se ajuste en consecuencia.

La herramienta dedicada debe ser configurada según sus necesidades específicas y debe respaldar sus esfuerzos, no determinar las políticas. Los equipos deben ayudar a descubrir cómo configurar la nueva herramienta para asegurarse de que satisfaga sus necesidades. Si bien algunas personas pueden ser reacias a aceptar el cambio o adoptar nuevas herramientas, participar en el proceso puede ayudar a mejorar la aceptación. Las herramientas diseñadas pensando en los usuarios (como el Complemento Outlook de Borealis y la Aplicación móvil) pueden ayudar a que las personas se sientan cómodas, ya que su familiaridad con las herramientas facilita el cambio.

Los equipos de relacionamiento deberán estandarizar sus prácticas y reevaluarlas a medida que continúan evolucionando. Si su enfoque anterior ya no funciona porque tiene demasiados grupos de interés, pruebe nuevas estrategias. Encuentre formas más efectivas de relacionarse y establezca una cadencia adecuada para cada sector de grupos de interés.

Conclusión

La profesionalización de una industria no es poca cosa, pero los beneficios potenciales son claros. Actuando desde ahora para evaluar y modernizar sus procesos y adoptar herramientas dedicadas, puede mejorar drásticamente las relaciones con los grupos de interés, la productividad y los resultados.

Obtenga más información sobre cómo puede llevar sus prácticas de relacionamiento con los grupos de interés al siguiente nivel.

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