En cualquier gran empresa que desarrolle proyectos de infraestructura, usted encontrará inevitablemente varios departamentos o servicios que deben interactuar con los grupos de interés: Relaciones comunitarias, Relaciones públicas y relaciones gubernamentales, Acceso a la tierra y desarrollo inmobiliario, y Relaciones con los medios.
Las funciones y los procesos internos de estos diversos departamentos son todos diferentes, pero su objetivo es el mismo: obtener la aceptación social y el apoyo de los grupos de interés para que los proyectos de infraestructura puedan avanzar sin costos ni demoras excesivos. Desafortunadamente, ellos a veces funcionan en «silos».
¡Peligro! Quien habla de mentalidad de silo habla de puntos ciegos.
Uno de los mayores desafíos para las grandes empresas es asegurarse de que la información correcta esté disponible para las personas adecuadas, de manera oportuna. Las organizaciones saben que una visión de 360 grados y sin puntos ciegos del panorama de sus grupos de interés garantiza relaciones mucho más fructíferas con ellos. Sin embargo, a las mismas organizaciones a menudo les resulta difícil hacer circular información pertinente entre sus diversos departamentos acerca de sus grupos de interés.
Tomemos, por ejemplo, nuestro hipotético proyecto de infraestructura. Suponga que el equipo de Relaciones con los Medios se contacta con un grupo de interés luego de que este haya hecho un comentario negativo sobre el proyecto de infraestructura propuesto por la compañía. Supongamos luego que este mismo grupo de interés está negociando los derechos de acceso con el departamento de Tierras y Permisos. ¿Qué pasa entonces? El departamento de Relaciones con los Medios se beneficiaría de tener acceso a la información recopilada por el departamento de Tierras y Permisos, y viceversa. Esta información adicional permitiría un mapeo y análisis más precisos de los grupos de interés y, como resultado, una estimación más precisa del nivel de influencia, poder e interés de este grupo de interés en particular. De hecho, si decidimos acercarnos a este grupo de interés ignorando tantas cosas importantes sobre el mismo, tenemos más probabilidades de meternos en problemas y dañar el desarrollo de una relación constructiva.
¡Rompa la mentalidad de silo con Boréalis - Viva la circulación de información!
Cualquiera que trabaje en una gran empresa sabe que la mejor manera de romper las barreras entre varios departamentos es distribuir libremente la información entre ellos. Pero es más fácil decirlo que hacerlo. Los equipos dentro de cada uno de estos departamentos no siempre comprenden las razones para compartir su información – conseguida con mucho esfuerzo – con los otros equipos. Esta mentalidad de «¿Qué gano con esto?» es un gran obstáculo para la colaboración.
Y cuando los intercambios habituales en torno a la máquina de café se vuelven imposibles debido a una pandemia global y el distanciamiento social impuesto, este tipo de mentalidad cerrada entre los equipos puede empeorar fácilmente.
Hay una manera muy simple de superar esta resistencia a compartir: hacer que todos los equipos trabajen en el mismo sistema de gestión de información. De esta manera, todos guardan su información en el mismo sistema, y cualquier persona con derechos de acceso puede acceder a todos los datos que se han ingresado, sin importar quién lo hizo.
En otras palabras, es el sistema quien se convierte en el custodio final de la información – en lugar de los diferentes departamentos o servicios que la recopilaron originalmente. Para la empresa y sus resultados, esta democratización de los datos puede marcar la diferencia. Todos se benefician del conocimiento del otro. No se requiere esfuerzo adicional, no hay conflicto entre los servicios, no hay lucha de poder.
Beneficios de un sistema de gestión de la información para gestionar los datos de los grupos de interés
- Centraliza la información y la hace accesible a toda la organización;
- Promueve la colaboración de manera orgánica;
- Permite que los equipos individuales y sus miembros aprovechen la información proporcionada por otros departamentos y, por lo tanto, fortalezcan sus propias relaciones con los grupos de interés;
- Al centralizar toda la información sobre los grupos de interés, sus archivos están más completos, no solo para los propósitos de su proyecto actual, sino también para futuros proyectos;
- Una información más exhaustiva hace que sea más fácil y más preciso mapear y analizar a los grupos de interés;
- Al mantener la información centralizada y accesible para las personas con el nivel de acceso requerido, las comunicaciones con los grupos de interés son simplificadas y se garantiza que las quejas sean tratadas de manera diligente y eficiente.
Un ejemplo de cómo Boréalis rompe los «silos»
Un Ministro de Transporte debe aprobar su proyecto de tren ligero que conecta tres municipios. La ruta del tren debe seguir una ruta cerca de una casa de retiro donde vive un pariente del Ministro. Algunos miembros de la comunidad local se vienen quejando de que la construcción del ferrocarril generará mucho polvo y tal vez incluso aumentará el tráfico. Su equipo de Tierras y Permisos será convocado para negociar con la administración de la casa de retiro, que planea transformar parte de su terreno en un estacionamiento.
Políticamente, el Ministro aprueba el proyecto, pero la luz verde se hace esperar. Por su parte, su equipo de Relaciones comunitarias registra diligentemente en Boréalis las quejas de la casa de retiro. Su equipo de Relaciones con los Medios, que ha estado siguiendo de cerca los comentarios del ministro en Twitter, ha detectado cierta reticencia de su parte – sobre todo porque el ferrocarril pasará tan cerca de una casa de retiro.
El equipo de Relaciones con los Medios agrega esta información en Boréalis, donde el equipo de Asuntos Gubernamentales se da cuenta de inmediato; con esta nueva información, está mejor equipado para discutir y tranquilizar al ministro sobre este tema. Asuntos gubernamentales a su vez registra los resultados de esta conversación en Boréalis, luego de lo cual Relaciones con los medios lo utiliza para diseñar rápidamente un plan de comunicación e informar a los residentes sobre las medidas que se adoptarán para minimizar los impactos negativos que el proyecto parece generar.
El equipo de Tierras y permisos también tiene acceso a esta nueva información y la aprovecha al ajustar su estrategia de negociación de acceso al estacionamiento.
Cómo Boréalis facilita el trabajo de cada uno de los equipos que trabajan con los grupos de interés
El software de Boréalis democratiza la información de los grupos de interés y la pone a disposición de todos los departamentos de la empresa en los que se pueda utilizar. Cada equipo también puede configurar el sistema con las pantallas y cuadros de mando de su elección para que siempre tengan la información más útil en primer plano. Si un equipo necesita obtener una visión general u obtener más información contextual, el sistema permite profundizar la búsqueda, la producción de informes, etc.
A continuación, le mostramos cómo el enfoque «sin barreras» de Boréalis puede simplificar el trabajo de los diferentes departamentos asignados a un proyecto de infraestructura.
Comunicaciones y Relaciones Comunitarias
El objetivo principal del equipo de Comunicaciones y Relaciones Comunitarias es establecer y mantener relaciones positivas y duraderas con los actores sociales más importantes de la comunidad, ya sean individuos, grupos u organizaciones.
Boréalis facilita el trabajo de este equipo al permitirle:
- Comprender las afiliaciones de los actores sociales más importantes de la comunidad y comprender su papel en diferentes asociaciones;
- Seguir las tendencias y los temas actuales en las regiones de implantación del proyecto;
- Enterarse de los detalles de las interacciones con ciertos grupos de interés, tanto las comunicaciones escritas como las reuniones en persona, las quejas recibidas, los problemas planteados y los compromisos asumidos.
Y eso es solo el comienzo. Obtenga más información sobre todas las formas en que Boréalis puede aumentar su éxito en alcanzar la aceptabilidad social.
Relaciones con los medios
Los equipos de Relaciones con los Medios son responsables de monitorear, en todas sus formas, el mensaje sobre un proyecto. Esto incluye todo lo que la propia organización dice sobre el proyecto, así como lo que otros dicen sobre él – ya sea en un comunicado de prensa, un artículo de periódico o en las redes sociales.
Boréalis facilita el trabajo de este equipo al permitirle:
- Agregar fácilmente reseñas de prensa al sistema; las herramientas inteligentes identifican automáticamente los nombres de los grupos de interés para que puedan vincular artículos relevantes a sus perfiles. El director del servicio puede ser notificado cuando la noticia menciona a uno de los grupos de interés bajo su responsabilidad;
- Seguir a los influencers en Twitter y hacer que sus menciones del proyecto se ingresen automáticamente en Boréalis con la finalidad de preparar informes, para luego agregar fácilmente esta información al perfil de los grupos de interés;
- Separar las menciones positivas de las menciones negativas para resaltar las tendencias por tema, por periodista, por grupo de prensa, etc.
Estos son solo dos ejemplos de cómo Boréalis puede mejorar las relaciones con los medios. Descubra más sobre el tema.
Asuntos públicos y relaciones gubernamentales
Los equipos de Relaciones públicas y Asuntos gubernamentales son responsables de allanar el camino para el proyecto resolviendo problemas legislativos, como los relacionados con permisos y derechos de acceso. Esto requiere establecer relaciones productivas con funcionarios electos y representantes gubernamentales, así como con otros que dan forma a las políticas públicas.
Boréalis facilita el trabajo de estos equipos al permitirles:
- Vincular las comunicaciones / contactos con los grupos de interés con ubicaciones geográficas e instalaciones (no solo individuos);
- Crear una memoria organizacional mucho más larga que el mandato de los funcionarios electos, o incluso de los miembros del equipo interno;
- Ocultar información confidencial o restringir solamente el acceso a quienes la necesitan;
- Utilizar la Red de relaciones para representar mejor las complejas relaciones que impulsan a los grupos de interés y la influencia que ejercen entre sí.
Acceso a la tierra y desarrollo inmobiliario
Los equipos de Acceso a la tierra y desarrollo inmobiliario son responsables de la compra y gestión de cualquier activo inmobiliario o derecho de acceso vinculado a un proyecto de infraestructura. Boréalis facilita su trabajo al permitirles:
- Vincular mapas de carreteras e infraestructura a parcelas de tierra para determinar los propietarios y visualizar el impacto del proyecto en ellos;
- Ver de inmediato si un propietario aparece varias veces a lo largo de la ruta planificada de un proyecto, ya sea que cruce uno o más municipios. De este modo, podemos identificar los grupos de interés prioritarios;
- Estar informados de los detalles de las discusiones en marcha con cada grupo de interés, independientemente de los miembros del equipo que participen.
¿Por qué es crucial eliminar los "silos" en la gestión de los grupos de interés?
La tendencia a guardar información valiosa sobre los grupos de interés para cada uno, no es digna de admirar. Pero es comprensible, al menos en parte; saber, después de todo, es poder. Pero a la larga, esta renuencia a compartir información va en contra de todos, incluyendo aquellos que la monopolizan.
Tal mentalidad no se instala de la noche a la mañana. Lleva tiempo, y a menudo es la comunicación insuficiente, la falta de concientización y los malentendidos que la causan. Si no son resueltas, estas dificultades de comunicación pueden convertirse en un rechazo sistémico a colaborar mucho más profundo – en equipos herméticamente cerrados.
Las luchas de poder, la desconfianza, la ineficacia organizacional y las oportunidades perdidas son signos de la mentalidad de silo. Dicha dinámica hace que sea imposible tomar decisiones claras basadas en datos.
Pasar de una mentalidad de silo a una mentalidad de colaboración: una responsabilidad del equipo de gestión
El fenómeno del aislamiento se extiende de arriba a abajo. Examine cualquier equipo cerrado y es probable que encuentre por encima de él un equipo de liderazgo ambivalente. Una mentalidad fragmentada no puede perpetuarse sin el acuerdo tácito de los líderes. Depende de ellos, por lo tanto, desmantelarla sin dudarlo. La salud de toda la organización depende de ello.
Sin embargo, los ejecutivos pueden ser reacios a reconocer su papel en la creación y el mantenimiento de esa mentalidad. No es raro escucharlos atribuir una pobre eficiencia operativa y la falta de soluciones coordinadas a factores como la inexperiencia, la falta de capacitación o simplemente la falta de voluntad de los empleados.
Los ejecutivos que desatienden tomar medidas concretas para remediar las ineficiencias entre los departamentos de su empresa solo les hacen daño. A corto plazo, mantener un statu quo disfuncional creará frustración en los equipos, así como resentimiento y cinismo, lo cual es comprensible. A largo plazo, esto conducirá a un bajo rendimiento crónico.
Los gerentes deben reconocer primero la existencia de tal mentalidad de silo, luego estar preparados para proveer a sus equipos las herramientas y mentalidad apropiadas para cambiar esta situación.
Existen varias estrategias efectivas para contrarrestar la mentalidad de silo. El intercambio generalizado de información a través de un sistema de gestión de información centralizado, como una plataforma de gestión de grupos de interés, es un paso relativamente simple y está al alcance de cualquier equipo de gestión. Más allá de las ventajas inmediatas y duraderas que proporciona en términos de colaboración diaria entre los departamentos, este tipo de sistema ayuda a modificar la cultura corporativa sin problemas y desde el interior, de una manera orgánica.
Una vez que se ha democratizado la suma de información sobre los grupos de interés, los diversos departamentos de la empresa están en mejores condiciones para:
- Colaborar de manera efectiva;
- Comprender la contribución de todos para lograr los objetivos de la organización;
- Valorar la contribución de todos, lo que conduce a un ambiente de trabajo más productivo;
- Completar las tareas a tiempo y de forma más satisfactoria;
- Mejorar la moral del equipo y generar en cada empleado el deseo de ayudar cuando sea necesario;
- Lograr colectivamente mejores resultados en términos de relacionamiento con los grupos de interés.
Como todo capitán de equipo se lo diría, la mejor manera de ganar es lograr que todos remen juntos – y en la misma dirección.
