Ce n’est plus un secret, faire des affaires c’est bâtir des relations. Mais nous oublions parfois à quel point la qualité de la relation que nous entretenons avec les parties prenantes d’un projet peut avoir un impact important sur la réussite de celui-ci. Dans cet article, découvrez les avantages de la mobilisation des parties prenantes.
Qu'est-ce que l'engagement des parties prenantes?
L’engagement des parties prenantes désigne l’interaction proactive et la collaboration avec les individus ou groupes affectés par un projet ou une activité commerciale. Cela implique de comprendre, impliquer et répondre aux attentes et préoccupations afin d’assurer le succès du projet ou des opérations.
Le rôle de l’engagement des parties prenantes dans la gestion de projet et dans les opérations commerciales est essentiel. Il implique la compréhension des besoins, une communication ouverte, la gestion des attentes, la collaboration active, la gestion des risques et une adaptation continue. Favorisant une approche inclusive, il améliore la confiance et augmente les chances de succès du projet ou des opérations.
Considérez les scénarios suivants:
- La construction d’un projet d’infrastructure à grande échelle et traversant plusieurs communautés.
- La mise en œuvre d’un nouveau système informatique à l’échelle de l’organisation pour éliminer les silos d’information et améliorer la collaboration entre les services.
- Le lancement d’une refonte du logo d’une marque de consommation mondiale bien connue.
Consultez le guide de la gestion des parties prenantes pour en savoir plus sur les avantages de la mobilisation des parties prenantes dans la réussite des projets.
Posez-vous maintenant la question:
Quelle est la probabilité que l’un de ces projets réussisse (c’est-à-dire qu’il atteigne les résultats souhaités) sans consulter les personnes qui seront affectées par les changements qu’il implique Et qu’en est-il des personnes qui influencent l’obtention du feu vert pour le projet en question?
C’est essentiellement l’objectif de la mobilisation des parties prenantes : Maximiser les chances de succès d’un projet en s’impliquant de manière significative auprès de ceux qui sont affectés ou intéressés par une entreprise, une activité ou un projet. « S’impliquer de manière significative » ne signifie pas simplement prendre le temps d’écouter leurs besoins et leurs préoccupations. Il s’agit de prendre réellement en compte ces besoins et préoccupations tout au long de la phase de planification et de mise en œuvre du projet.
Examinons quelques-uns des principaux avantages de la mobilisation des parties prenantes dans les projets.
Les 4 principaux avantages de la mobilisation des parties prenantes
1. Une meilleure compréhension des parties prenantes du projet
Toute approche efficace de la gestion des parties prenantes exige que vous identifiiez, évaluiez et cartographiez les parties prenantes en fonction de leurs intérêts et de leur influence. Cela vous permet de savoir qui sont vos principales parties prenantes et comment elles sont similaires ou différentes en termes de besoins et d’opinions. Ces informations sont utilisées pour alimenter votre stratégie de gestion des parties prenantes. En d’autres termes,
- Avec qui vous devez vous engager
- Par quelle méthode
- À quel stade du projet
- À quelle fréquence
- Et avec quel message
L’analyse des parties prenantes est un processus continu, car le paysage des parties prenantes est en perpétuelle évolution. Au cours de la durée de vie de votre projet, les parties prenantes vont aller et venir. Leur rôle et leur lien avec votre projet peuvent également changer, tout comme leur niveau d’intérêt ou d’influence. L’analyse régulière des parties prenantes vous aidera à tenir à jour votre liste de parties prenantes et à suivre l’évolution des relations et des positions des parties prenantes au fil du temps.
Pour compliquer encore les choses, les relations que vos parties prenantes entretiennent entre elles peuvent également changer. Cela aussi peut avoir un impact potentiel sur votre projet. Un diagramme de réseau de parties prenantes est extrêmement utile pour comprendre ces dynamiques évolutives. Cette connaissance est essentielle, car rien n’est plus improductif que d’engager les mauvaises parties prenantes avec le mauvais message.
2. Une meilleure compréhension des risques du projet
Tout projet ou changement comporte des risques. Plus les enjeux de votre projet sont élevés, plus il est important de savoir exactement quels sont ces risques – idéalement, dès le début du projet. Certains risques n’apparaissent toutefois qu’en cours de route.
Il est possible d’obtenir une « image complète des risques » en s’engageant auprès des parties prenantes dès le début et de manière continue tout au long du projet. Ne faites pas l’autruche en espérant que les complications ne surviendront pas. Demandez carrément à vos parties prenantes quels sont leurs besoins et leurs préoccupations au début du projet. Continuez à leur demander à mesure que le projet avance.
Helle Bank Jorgensen, experte en pratiques commerciales durables, affirme qu’au lieu d’ignorer les critiques ou de les considérer comme une cause perdue, les dirigeants devraient s’engager activement avec eux pour apprendre de leurs erreurs et trouver de meilleures solutions.
3. Une gestion plus efficace des attentes des parties prenantes
Ne vous y trompez pas. Toutes les parties prenantes ont des attentes vis-à-vis de votre entreprise ou de votre projet. Ces attentes peuvent être fondées sur la vérité, des informations erronées, des rumeurs ou même des hypothèses infondées. En ce sens, les attentes des acteurs peuvent également constituer un risque pour le projet si elles ne sont pas gérées correctement. En prenant le temps de connaître vos parties prenantes et de vérifier leur compréhension de votre projet, vous pouvez élaborer une stratégie de mobilisation efficace pour gérer leurs attentes.
4. Des parties prenantes plus heureuses et peut-être même un avantage concurrentiel
Aucune entreprise ni aucun projet ne peut rendre toutes les parties prenantes heureuses tout le temps, mais en établissant un dialogue avec elles dès le début, de manière cohérente et significative, vous pouvez établir une relation de confiance avec ceux qui influencent le résultat de votre projet. Si les acteurs du projet voient que vous êtes ouvert à leurs besoins et préoccupations, et que vous faites des efforts diligents pour y répondre, elles seront plus susceptibles d’être ouvertes à celui-ci. Cette bonne volonté peut également s’avérer utile si votre projet accepté rencontre des difficultés à mi-parcours et que vous devez demander aux parties prenantes d’être un peu plus patientes ou flexibles que prévu initialement.
Selon Training Creatively, pour prendre des décisions à court terme et atteindre des objectifs à long terme, il est crucial que les organisations élaborent des cartes des parties prenantes pour chaque activité opérationnelle et de changement. L’engagement des parties prenantes est bénéfique pour votre entreprise ou votre société selon cinq bénéfices clés.
- Une prise de décision efficace, de meilleures relations avec les parties prenantes
- Une prévention des retards ou des obstacles dans les projets
- Une gestion des risques et responsabilité
- La confiance et bonne volonté
Meilleures pratiques pour améliorer la gestion des parties prenantes
1. Améliorez la collaboration interdépartementale pour aligner les efforts internes
Maintenant que tant de processus sont numériques, il est compréhensible que les parties prenantes soient frustrées si deux équipes différentes au sein de la même organisation les contactent séparément sur le même sujet. D’autant plus si les messages véhiculés ne sont pas alignés. Ce type de faux pas peut miner les avantages qu’apporte la mobilisation des parties prenantes et potentiellement compromettre l’acceptation sociale d’un projet.
Comment s'améliorer:
- Assurez-vous que tout le monde a accès aux mêmes informations (on parle aussi de source unique de vérité).
- Donnez aux membres de l’équipe un moyen facile de partager les principaux événements et conversations afin que les changements et les risques importants puissent être évalués en temps réel. Cela peut prendre la forme d’une réunion mensuelle ou d’un rapport quotidien envoyé automatiquement aux chefs d’équipe.
Voyez comment la professionnalisation des pratiques de gestion des parties prenantes peut améliorer considérablement les relations avec les parties prenantes, la productivité et les résultats.
2. Assurez la sécurité et la continuité des données
De nombreuses entreprises et projets doivent désormais se conformer aux lois sur la protection des données, et les réglementations locales peuvent même constituer un obstacle ou un risque majeur dans la manière dont vous gérez les informations. Dans les projets à long terme, où le risque de rotation du personnel est plus élevé, le risque de perte ou de vol potentiel de données peut être encore plus grand.
Comment s'améliorer:
- Mettez en place un système unique de collecte des données et assurez-vous que tout le monde saisit les données de la même manière.
- Veillez à ce que les utilisateurs disposent des droits d’accès appropriés aux données du système, sur la base du « besoin d’accès ».
3. Optimisez la cartographie des parties prenantes
L’analyse et la cartographie des parties prenantes constituent souvent l’une des premières étapes de l’élaboration d’un plan d’engagement efficace. Mais que se passe-t-il ensuite? Comment suivez-vous les changements et évolutions de vos parties prenantes?
Comment s'améliorer:
- Utilisez la technologie SIG pour cartographier la position des parties prenantes afin de comprendre non seulement leur position en termes de pouvoir et d’influence, mais aussi leur emplacement physique par rapport à votre projet.
- Croisez les références des élus et des frontières du Congrès avec les atouts spécifiques du projet.
- Archivez les évaluations des parties prenantes pour comparer les changements dans le temps et repérez les tendances des positions des parties prenantes à travers le temps.
4. Automatisez les activités d'implication
Avec tous les puissants logiciels de gestion des parties prenantes désormais disponibles, les équipes n’ont plus à transpirer pour créer des calendriers d’engagement des parties prenantes ou des activités qui tombent entre les mailles du filet. Le logiciel de gestion des parties prenantes automatisera la plupart des tâches et s’intégrera aux autres outils que vous utilisez, comme une plateforme de participation numérique.
Comment s'améliorer:
- Utilisez un logiciel de gestion des parties prenantes qui offre un large éventail de fonctionnalités. Le logiciel doit minimalement effectuer certaines tâches de routine. La collecte de données, la création de tâches pour les membres de l’équipe et le rapport de diligence raisonnable. Reliez votre plateforme d’engagement numérique (comme votre formulaire de contact ou votre portail de commentaires et de griefs) à votre logiciel de gestion des parties prenantes afin que toutes les communications puissent être centralisées et traitées de la même manière efficace et standardisée.
- Utilisez le logiciel pour créer des notifications et des rappels afin d’accomplir des tâches ou de fournir un retour d’information sur les activités, afin que rien ne passe à travers les mailles du filet.
L'importance de mobiliser les parties prenantes
Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, la clé du succès ne réside pas seulement dans l’offre de produits ou de services exceptionnels, mais également dans la capacité à mobiliser les parties prenantes de manière significative.
La mobilisation des parties prenantes crée une synergie puissante, établissant des relations solides avec clients, employés, et communautés. Cela va au-delà d’une simple stratégie; c’est la pierre angulaire du succès commercial moderne.
Un engagement efficace des parties prenantes n’est pas simplement un coup d’éclat. Il s’agit d’une stratégie qui porte ses fruits au fil du temps, favorisant la fidélité client, stimulant l’innovation interne, et renforçant la réputation de l’entreprise. Découvrez comment cette approche pérenne peut propulser votre entreprise vers un succès durable.
Des réussites concrètes dans l’engagement des parties prenantes
Les avantages de la mobilisation des parties prenantes sont considérables. Découvrez notre vaste éventail d’études de cas sur l’engagement des parties prenantes avec Boréalis. L’un de nos clients, The Mining and Automotive Skills Alliance, est le conseil pour l’emploi et les compétences des industries minières et automobiles australiennes. Il doit s’associer à différents types de parties prenantes tels qu’aux gouvernements, aux éducateurs et à la main-d’œuvre pour réformer le système d’enseignement et de formation professionnelle du pays. La mobilisation des parties prenantes est nécessaire afin que les employeurs et les individus puissent accéder aux bonnes compétences au bon moment.
Pour atteindre son objectif, The Mining and Automotive Skills Alliance doit s’assurer que ses parties prenantes demeurent impliquées, informées et engagées. Ces parties prenantes sont nombreuses et réparties dans tout le pays, parfois très loin. Il est difficile d’identifier tous les intervenants et de s’engager auprès d’eux. Il est encore plus difficile de connaitre l’évolution des parties prenantes et de leurs changements de position.
L’équipe de The Mining and Automotive Skills Alliance a longuement recherché la bonne solution pour gérer adéquatement la mobilisation de ses parties prenantes. L’équipe a considéré les CRM comme Salesforce, mais s’est rendu compte qu’un système conçu pour gérer les relations avec les clients ne serait pas assez flexible pour répondre à ses besoins. Au final, c’est le logiciel Boréalis qui s’est avéré la meilleure solution! Ce qui a scellé l’accord, c’est que le logiciel était spécifiquement axé sur la mobilisation des parties prenantes, contrairement à d’autres CRM qui sont axés sur les ventes.
Désormais, l‘accès rapide à des informations de qualité grâce à Boréalis a transformé la dynamique de l’équipe, lui permettant de consacrer davantage de temps à un engagement proactif avec les parties prenantes. Leur approche est devenue moins réactive, et Boréalis est devenu un élément essentiel de leur quotidien. La structure et l’organisation accrues des efforts de l’équipe sont qui rendent le travail plus efficace. Les noms de champs clairement définis dans Boréalis assurent une compréhension uniforme au sein de l’équipe, éliminant les malentendus. Plus besoin de parcourir des feuilles de calcul à la recherche d’informations, ce qui réduit considérablement la frustration pour tous les membres de l’équipe.
Apprenez en plus sur les réussites concrètes et les témoignages de l’entreprise en question qui a réussi à mobiliser efficacement les parties prenantes grâce à un logiciel adapté.
Naviguez avec succès les défis de l'engagement des parties prenantes
Engager efficacement les parties prenantes est essentiel pour la réussite d’un projet ou d’une entreprise. Cependant, cela ne vient pas sans défis. Voici une liste des obstacles courants liés à l’engagement des parties prenantes et des solutions pratiques pour les surmonter.
Défis communs :
- Compréhension des besoins: Identifier les attentes divergentes des parties prenantes.
- Communication: Établir une communication transparente et efficace.
- Gestion des attentes: Gérer les attentes et prévenir les malentendus.
- Collaboration: Encourager une participation active et constructive.
Solutions et meilleures pratiques:
- Analyse préalable: Effectuez une analyse approfondie des parties prenantes dès le début du projet.
- Plan de communication: Élaborez un plan de communication clair et adapté à chaque groupe.
- Gestion proactive: Anticipez les problèmes potentiels et y répondre proactivement.
- Participation continue: Maintenez un dialogue ouvert et impliquer les parties prenantes à chaque étape.
En abordant ces défis de manière proactive et en mettant en œuvre ces solutions, nous pouvons renforcer l’engagement des parties prenantes, favorisant ainsi le succès global de nos initiatives.
Mettez les bons outils en place et le succès suivra
Toutes les organisations entretiennent des relations avec les parties prenantes. Gérer ses relations de manière proactive, plutôt que défensive, donnera toujours de meilleurs résultats (pensez à un chemin plus court et plus facile vers l’acceptation sociale de votre projet).
Que votre équipe soit novice en matière de gestion des parties prenantes ou qu’il s’agisse de professionnels chevronnés, l’utilisation des bons outils améliore les avantages de la mobilisation des parties prenantes.
Lorsque toutes les informations dont vous avez besoin sont à portée de clic, comment pourriez-vous revenir à la recherche de vieux e-mails ou de feuilles de calcul?
Vous vous demandez comment un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes pourrait s’intégrer à vos méthodes de travail actuelles? Parlez-en à un expert.
