4 Biggest Advantages of Stakeholder Management

Les 4 plus grands avantages de la gestion des parties prenantes

Ce n’est plus un secret, faire des affaires c’est bâtir des relations. Mais nous oublions parfois à quel point la qualité de la relation que nous entretenons avec les parties prenantes d’un projet peut avoir un impact important sur la réussite de celui-ci.

Considérez les scénarios suivants :

  • La construction d’un projet d’infrastructure à grande échelle et traversant plusieurs communautés.
  • La mise en œuvre d’un nouveau système informatique à l’échelle de l’organisation pour éliminer les silos d’information et améliorer la collaboration entre les services
  • Le lancement d’une refonte du logo d’une marque de consommation mondiale bien connue.

Posez-vous maintenant la question :

Quelle est la probabilité que l’un de ces projets réussisse (c’est-à-dire qu’il atteigne les résultats souhaités) sans consulter les personnes qui seront affectées par les changements qu’il implique Et qu’en est-il des personnes qui influencent l’obtention du feu vert pour le projet en question?

C’est essentiellement l’objectif de la gestion des parties prenantes : Maximiser les chances de succès d’un projet en s’impliquant de manière significative auprès de ceux qui sont affectés ou intéressés par une entreprise, une activité ou un projet. » S’impliquer de manière significative » ne signifie pas simplement prendre le temps d’écouter leurs besoins et leurs préoccupations. Il s’agit de prendre réellement en compte ces besoins et préoccupations tout au long de la phase de planification et de mise en œuvre du projet.

Examinons quelques-uns des principaux avantages de l’implication des parties prenantes dans les projets.

Vous préférez poser vos questions sur les
relations avec les parties prenantes à un expert ?

Les 4 principaux avantages de la gestion des parties prenantes

1. Une meilleure compréhension des parties prenantes du projet

Toute approche efficace de la gestion des parties prenantes exige que vous identifiiez, évaluiez et cartographiez les parties prenantes en fonction de leurs intérêts et de leur influence. Cela vous permet de savoir qui sont vos principales parties prenantes et comment elles sont similaires ou différentes en termes de besoins et d’opinions. Ces informations sont utilisées pour alimenter votre stratégie de gestion des parties prenantes. En d’autres termes,

  • avec qui vous devez vous engager
  • par quelle méthode,
  • à quel stade du projet,
  • à quelle fréquence,
  • et avec quel message.

L’analyse des parties prenantes est un processus continu car le paysage des parties prenantes est en perpétuelle évolution. Au cours de la durée de vie de votre projet, les parties prenantes vont aller et venir. Leur rôle et leur lien avec votre projet peuvent également changer, tout comme leur niveau d’intérêt ou d’influence. L’analyse régulière des parties prenantes vous aidera à tenir à jour votre liste de parties prenantes et à suivre l’évolution des relations et des positions des parties prenantes au fil du temps.

Pour compliquer encore les choses, les relations que vos parties prenantes entretiennent entre elles peuvent également changer. Cela aussi peut avoir un impact potentiel sur votre projet. Un diagramme de réseau de parties prenantes est extrêmement utile pour comprendre ces dynamiques évolutives. Cette connaissance est essentielle, car rien n’est plus improductif que d’engager les mauvaises parties prenantes avec le mauvais message.

2. Une meilleure compréhension des risques du projet

Tout projet ou changement comporte des risques. Plus les enjeux de votre projet sont élevés, plus il est important de savoir exactement quels sont ces risques – idéalement, dès le début du projet. Certains risques n’apparaissent toutefois qu’en cours de route.

Il est possible d’obtenir une « image complète des risques » en s’engageant auprès des parties prenantes dès le début et de manière continue tout au long du projet. Ne faites pas l’autruche en espérant que les complications ne surviendront pas. Demandez carrément à vos parties prenantes quels sont leurs besoins et leurs préoccupations au début du projet. Continuez à leur demander à mesure que le projet avance.

Helle Bank Jorgensen, experte en pratiques commerciales durables, affirme qu’au lieu d’ignorer les critiques ou de les considérer comme une cause perdue, les dirigeants devraient s’engager activement avec eux pour apprendre de leurs erreurs et trouver de meilleures solutions.

3. Une gestion plus efficace des attentes des parties prenantes

Ne vous y trompez pas. Toutes les parties prenantes ont des attentes vis-à-vis de votre entreprise ou de votre projet. Ces attentes peuvent être fondées sur la vérité, des informations erronées, des rumeurs ou même des hypothèses infondées. En ce sens, les attentes des acteurs peuvent également constituer un risque pour le projet si elles ne sont pas gérées correctement. En prenant le temps de connaître vos parties prenantes et de vérifier leur compréhension de votre projet, vous pouvez élaborer une stratégie de mobilisation efficace pour gérer leurs attentes.

4. Des parties prenantes plus heureuses et peut-être même un avantage concurrentiel

Aucune entreprise ni aucun projet ne peut rendre toutes les parties prenantes heureuses tout le temps, mais en établissant un dialogue avec elles dès le début, de manière cohérente et significative, vous pouvez établir une relation de confiance avec ceux qui influencent le résultat de votre projet. Si les acteurs du projet voient que vous êtes ouvert à leurs besoins et préoccupations, et que vous faites des efforts diligents pour y répondre, elles seront plus susceptibles d’être ouvertes à celui-ci. Cette bonne volonté peut également s’avérer utile si votre projet accepté rencontre des difficultés à mi-parcours et que vous devez demander aux parties prenantes d’être un peu plus patientes ou flexibles que prévu initialement.

Meilleures pratiques pour améliorer la gestion des parties prenantes

1. Améliorer la collaboration interdépartemental pour aligner les efforts internes

Maintenant que tant de processus sont numériques, il est compréhensible que les parties prenantes soient frustrées si deux équipes différentes au sein de la même organisation les contactent séparément sur le même sujet. D’autant plus si les messages véhiculés ne sont pas alignés. Ce type de faux pas peut miner la confiance des parties prenantes et potentiellement compromettre l’acceptation sociale d’un projet.

Comment s'améliorer:

  • Assurez-vous que tout le monde a accès aux mêmes informations (on parle aussi de source unique de vérité).
  • Donnez aux membres de l’équipe un moyen facile de partager les principaux événements et conversations afin que les changements et les risques importants puissent être évalués en temps réel. Cela peut prendre la forme d’une réunion mensuelle ou d’un rapport quotidien envoyé automatiquement aux chefs d’équipe.

Voyez comment la professionnalisation des pratiques de gestion des parties prenantes peut améliorer considérablement les relations avec les parties prenantes, la productivité et les résultats.

2. Assurer la sécurité et la continuité des données

De nombreuses entreprises et projets doivent désormais se conformer aux lois sur la protection des données, et les réglementations locales peuvent même constituer un obstacle ou un risque majeur dans la manière dont vous gérez les informations. Dans les projets à long terme, où le risque de rotation du personnel est plus élevé, le risque de perte ou de vol potentiel de données peut être encore plus grand.

Comment l'améliorer:

  • Mettez en place un système unique de collecte des données et assurez-vous que tout le monde saisit les données de la même manière.
  • Veillez à ce que les utilisateurs disposent des droits d’accès appropriés aux données du système, sur la base du « besoin d’accès ».

Voyez comment vous pouvez adhérer au GDPR et aux autres lois sur la protection de la vie privée qui peuvent s’appliquer à votre projet. >

3. Optimiser la cartographie des parties prenantes

L’analyse et la cartographie des parties prenantes constituent souvent l’une des premières étapes de l’élaboration d’un plan d’engagement efficace. Mais que se passe-t-il ensuite? Comment suivez-vous les changements dans votre paysage de parties prenantes?

Comment l'améliorer?

  • Utilisez la technologie SIG pour cartographier la position des parties prenantes afin de comprendre non seulement leur position en termes de pouvoir et d’influence, mais aussi leur emplacement physique par rapport à votre projet.
  • Croisez les références des élus et des frontières du Congrès avec les atouts spécifiques du projet.
  • Archivez les évaluations des parties prenantes pour comparer les changements dans le temps et repérez ainsi
    tendances dans les positions des parties prenantes, plutôt que d’être limitié par une vision figée dans le temps.

4. Automatisez les activités d'implication

Avec tous les puissants logiciels de gestion des parties prenantes désormais disponibles, les équipes n’ont plus à transpirer pour créer des calendriers d’engagement des parties prenantes ou des activités qui tombent entre les mailles du filet. Le logiciel de gestion des parties prenantes automatisera la plupart des tâches et s’intégrera aux autres outils que vous utilisez, comme une plateforme de participation numérique.

Comment s'améliorer:

  • Utilisez un logiciel de gestion des parties prenantes qui offre un large éventail de fonctionnalités. Au minimum, le logiciel doit faire des tâches de routine telles que la collecte de données, la création de tâches pour les membres de l’équipe et le rapport de diligence raisonnable un jeu d’enfant. Reliez votre plateforme d’engagement numérique (comme votre formulaire de contact ou votre portail de commentaires et de griefs) à votre logiciel de gestion des parties prenantes afin que toutes les communications puissent être centralisées et traitées de la même manière efficace et standardisée.
  • Utilisez le logiciel pour créer des notifications et des rappels afin d’accomplir des tâches ou de fournir un retour d’information sur les activités, afin que rien ne passe à travers les mailles du filet.

Comment un système de gestion des parties prenantes peut vous aider à y parvenir

Le degré et la facilité avec lesquels vous pourrez récolter les avantages susmentionnés dépendront de votre approche de la gestion des parties prenantes et des outils que vous utilisez. Un système permettant une meilleure mobilisation et compréhension des acteurs  (également connu sous le nom d’outil de gestion des parties prenantes ou de logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes) peut stimuler les performances de l’entreprise et créer un avantage concurrentiel pour les organisations qui :

  • ont de nombreuses parties prenantes ou un personnel nombreux pour gérer les activités d’engagement;
  • ont besoin de créer une mémoire d’entreprise structurée pour apporter des informations aux opérations;
  • peuvent bénéficier d’outils de visualisation qui leur permettent de voir l’emplacement géographique des parties prenantes sur une carte par rapport aux actifs ou aux infrastructures du projet;
  • sont tenus de rendre compte de la responsabilité sociale et d’entreprise, comme l’engagement communautaire; l’impact social, la durabilité, la gouvernance environnementale et sociale, etc;
  • doivent se conformer aux réglementations et exigences relatives aux relations avec les parties prenantes.

Vous êtes curieux de savoir comment fonctionne un logiciel de gestion des parties prenantes ?

Principaux avantages de la mise en œuvre d'un logiciel de gestion des parties prenantes

Tous les secteurs d’une entreprise doivent s’engager dans une démarche d’amélioration continue. La gestion des parties prenantes ne fait pas exception. L’amélioration des méthodes et des processus que vous utilisez pour gérer les parties prenantes peut présenter un certain nombre d’avantages.

  1. Elle montre aux parties prenantes que vous tenez votre promesse de prendre leurs opinions en considération, en vous permettant de rappeler les détails des conversations passées.
  2. Elle facilite le suivi des engagements pris, avec moins de risques d’oublis ou d’efforts redondants, en vous permettant de déléguer et de suivre toutes les activités.
  3. Elle simplifie grandement les rapports et les audits de conformité, en vous permettant d’accéder à n’importe quel ensemble de données et d’appliquer un large éventail de filtres selon les besoins.
  4. Il raccourcit le chemin de votre projet vers l’acceptation sociale et, en fin de compte, vers le succès, en réduisant les « angles morts » de l’information.

Mettez les bons outils en place et le succès suivra

Toutes les organisations entretiennent des relations avec les parties prenantes. Gérer ces relations de manière proactive, plutôt que défensive, donnera toujours de meilleurs résultats (pensez à un chemin plus court et plus facile vers l’acceptation sociale de votre projet).

Que votre équipe soit novice en matière de gestion des parties prenantes ou qu’il s’agisse de professionnels chevronnés, l’utilisation des bons outils de gestion des parties prenantes peut changer la donne. Lorsque toutes les informations dont vous avez besoin sont à portée de clic, comment pourriez-vous revenir à la recherche de vieux e-mails ou de feuilles de calcul ?
Vous vous demandez comment un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes pourrait s’intégrer à vos méthodes de travail actuelles ? Parlez-en à un expert.

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