Cuando se trata de una gestión eficaz de proyectos in situ y a distancia, un aspecto clave es un plan de comunicación eficaz. Aunque la planificación es desalentadora, puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto. Es especialmente importante cuando el proyecto afecta a muchos de los grupos de interés, que pueden tener sentimientos positivos o negativos sobre el proyecto.
Por eso es tan importante planificar la participación de los grupos de interés. Un plan de participación de las partes interesadas tiene en cuenta a todos los individuos, organizaciones, empresas, familias, instituciones gubernamentales, grupos indígenas, terrenos, árboles, cultivos y animales que se verán afectados por el alcance del proyecto. Puede que parezcan muchos grupos de interés, pero algunos proyectos implican ese nivel de detalle.
Aunque las comunidades son diferentes en todas partes, hay algo que es común a todas: si las mantienes voluntariamente al margen del proceso de decisión, te niegas a informarles de los planes y dejas que se extienda la desinformación, es sólo cuestión de tiempo que pierdas aceptación social. Mejorar las prácticas de relaciones con la comunidad ayuda a garantizar que los grupos de interés vean su proyecto de forma positiva.
Planificar la participación de los grupos de interés no le garantizará la licencia social para operar, pero le dará una gran ventaja. Por supuesto, no se puede planificar todo. Puede ocurrir una catástrofe natural o que se pierda la financiación. Hay muchas cosas que escapan a su control. Afortunadamente, la gestión de crisis y acontecimientos imprevistos será mucho más fácil si cuenta con un buen plan de participación de los grupos de interés.
¿Qué es un plan de participación de los grupos de interés?
Un plan de participación de los grupos de interés tiene que ver con la comunicación estratégica. Se trata de un proceso paso a paso que describe cómo se comunicará su organización con los grupos de interés para aumentar la probabilidad de obtener resultados positivos del proyecto.
Se trata de un documento escrito en el que se identifican los grupos de interés clave y se esboza el planteamiento para interactuar y comunicarse con ellos. Permite al director del proyecto diseñar un método para gestionar las expectativas y ofrecer la información adecuada a las personas adecuadas en el momento oportuno.
El plan de participación de los grupos de interés está estrechamente relacionado con el análisis de los mismos. Ambos tienen por objeto ayudarle a decidir qué tipos de comunicación y mensajes tendrán más éxito. Esto puede ayudarle a minimizar las percepciones negativas, amplificar los impactos positivos y resolver los conflictos antes de que se agraven.
¿Cómo preparar un Plan de Participación de los grupos de interés?
Los grupos de interés tienen poder para influir en el proyecto, por lo que una estrategia de comunicación proactiva ayudará a obtener resultados positivos. La mejor práctica consiste en completar el plan de compromiso con los grupos de interés antes de iniciar el proyecto. El plan aporta estructura, claridad y puntualidad a las comunicaciones y la implicación. Su plan inicial le ayudará a empezar, pero es un punto de partida. A medida que el proyecto evolucione, tendrá que actualizar el plan con frecuencia.
Por supuesto, no hay dos proyectos iguales. Cada proyecto tiene varios planes de participación abiertos al mismo tiempo. Cada uno abordará diferentes grupos de interesados y diferentes aspectos del proyecto. Tendrá que evaluar constantemente las estrategias de comunicación para consultar con diversos grupos a fin de conseguir y mantener su apoyo para aumentar las probabilidades de éxito del proyecto.
Nuestra experiencia nos ha demostrado que un buen plan de participación de los grupos de interés debería constar de 12 secciones.
1. Áreas de influencia
Esta primera sección proporciona una comprensión geoespacial de las zonas afectadas por el proyecto. También determina el nivel de compromiso según cada zona. Por ejemplo, supongamos que su proyecto tiene cuatro zonas, que encontrará en el siguiente mapa:
Zona 1: Importante
Esta zona es la más cercana al emplazamiento del proyecto y afectará con frecuencia a los grupos, potencialmente a diario.
Zona 2: Moderada
Los grupos de la Zona 2 suelen ocuparse del proyecto. Los impactos no son tan significativos como en la Zona 1, pero siguen siendo importantes.
Zona 3: Menor
Las interacciones de los grupos con el proyecto se limitan o restringen a una fase específica del proyecto.
Zona 4: Insignificante
En esta zona, las interacciones con los grupos de interés podrían ser accidentales u ocasionales, y los impactos son muy limitados o inexistentes. Así es como se podrían cartografiar las zonas:
Es una buena idea preparar la primera versión del mapa antes de poner en marcha el plan de compromiso. Recuerde que reajustará las zonas a medida que el proyecto evolucione.
2. Normativa y requisitos
La mayoría de los proyectos de desarrollo deben respetar numerosas normativas y requisitos. Las organizaciones deben garantizar el cumplimiento y la conformidad a lo largo de todo el proyecto. Un plan de participación de los grupos de interés es un buen lugar para recopilar esta información. Aquí tienes una lista de requisitos y normativas que, si son aplicables a tu proyecto, debes cumplir:
INTERIOR
- Código ético y de conducta empresarial
- Política contra el soborno y la corrupción
- Política de privacidad
- Política de gestión de riesgos
EXTERIOR
- Normativa local, regional y nacional
- Normas internacionales
- Banco Mundial (IFC)
- Consentimiento libre, previo e informado (CLPI)
- Iniciativa de
- Initiative (GRI)
- Consejo Internacional de Minería y Metales (ICMM)
- Iniciativa para la Transparencia de las Industrias Extractivas (ITIE)
En algunos contextos, las herramientas de participación en línea ayudan a trazar mejor el panorama actual de los grupos de interés. Esto le permite aprovechar los datos para dar forma a una estrategia de participación más sólida y estar al tanto de lo que ocurre. A medida que se producen conversaciones en la comunidad, querrá saber cómo percibe la gente su proyecto.
Sin embargo, una implicación eficaz implica algo más que simplemente identificar a los grupos de interés y dejar que expresen sus preocupaciones; también requiere tomar las medidas adecuadas. Y estas acciones deben estar siempre en consonancia con los objetivos de la organización, respetando al mismo tiempo las preocupaciones de los grupos clave.
Tarde o temprano, querrá abordar las preocupaciones planteadas en línea. Es posible que desee interactuar personalmente con los grupos de interés críticos. También tendrá que organizar todas las interacciones, problemas, nuevas cuestiones y contactos de los grupos de interés en una plataforma central.
Además, no querrá exponerse a que la gente se cuele en su plataforma de participación en línea y siembre la confusión sobre su proyecto. Para evitar este riesgo, es importante designar a alguien que modere la información que se comparte en línea.
3. Metodología
La elección de una metodología eficaz es esencial, ya que constituye la base de su plan. En este paso se detallan los criterios de identificación y clasificación de los grupos de interés para la estrategia de implicación. Cada organización tiene su propia matriz interna para clasificar a los grupos de interés. En Borealis, nos gusta dividirlos en cuatro grandes grupos. A continuación presentamos algunos ejemplos de cada grupo:
Autoridades gubernamentales
- Autoridades locales
- Ministerios
- Organismos públicos consultivos
Grupos de presión
- Sociedad civil y agencias de desarrollo
- Grupos ecologistas
- Organizaciones no gubernamentales (ONG)
- Autoridades religiosas
Comunidades afectadas
- Habitantes de las zonas afectadas por el proyecto
- Representantes de las personas afectadas
- Demandantes de empleo
Organizaciones comerciales
- Empresas locales
- Proveedores locales (servicios y productos)
- Asociaciones
- Sindicatos
La identificación de los grupos de interés no termina aquí. Para que su plan sea lo más completo posible, es vital realizar un análisis más detallado. Entre otras cosas, es importante identificar a las personas vulnerables.
Otro aspecto crítico de la metodología es la clasificación de los problemas. No todos los grupos de interés se verán afectados por los mismos impactos, y clasificarlos según la cuestión simplificará la gestión de estos diversos problemas. Además, identificará fácilmente qué problemas requieren la atención de su equipo. Las categorías pueden ser sociales, de salud y seguridad, medioambientales, económicas y de seguridad. Estas categorías también pueden dividirse en subcategorías para aportar un nivel extra de clarificación. Por ejemplo, la sección medioambiental podría tener como subcategorías «calidad del aire» y «gestión de residuos».
Aprenda a implantar un sistema de participación de los grupos de interés
4. Grupos interesados en el proyecto
Esta sección de su Plan de Participación de las Partes Interesadas es una lista exhaustiva de todos los grupos y subgrupos que definió en su metodología. Incluirá detalles como autoridades tradicionales y consuetudinarias, pueblos, etc. Para listas más largas, como la de personas afectadas por el proyecto (PAP), puede añadirlas en un apéndice, ya que serán bastante largas.
Identificar y clasificar a los grupos de interés es una cosa, pero comprenderlos es otra. El mapeo de los grupos de interés le ayuda a comprender a cada uno de ellos según parámetros como la capacidad de influencia/poder, la capacidad de la red y el nivel de interés.
A veces, los grupos de interés con un alto nivel de interés tienen poca o ninguna influencia entre sus pares. Por supuesto, tendrá que relacionarse con ellos, pero querrá dedicar mucho más tiempo a relacionarse con los grupos que tienen mucha influencia y que están interesados en su proyecto.
En algunos casos, querrás llegar a los grupos de interés con gran capacidad de poder. Tu mapa inicial de los grupos de interés cambiará y evolucionará a medida que aprendas más y cambie la situación.
He aquí un ejemplo de mapa de los grupos de interés:
5. Actividades de participación de los grupos de interés
La «sección de actividades» de su plan de implicación de las partes interesadas define sus estrategias de comunicación para cada uno de los grupos que identificó durante su análisis de las partes interesadas. En otras palabras, esta sección es su estrategia de comunicación.
Las actividades incluidas en esta sección de su plan incluyen
- Definir la audiencia.
- identificar las herramientas de comunicación, como
- reuniones públicas
- campañas de correo electrónico
- grupos de discusión
- visitas en persona
- conferencias
- correo tradicional
- determinar la frecuencia de las interacciones y comunicaciones previstas
- esbozar las herramientas que utilizará para aplicar eficazmente su estrategia para aplicar eficazmente su estrategia
Es esencial tener en cuenta el ciclo de vida del proyecto a la hora de planificar las comunicaciones, ya que algunas fases requieren más compromiso que otras. Por ejemplo, durante la fase de construcción, puede que tenga que celebrar grupos de discusión mensuales con los grupos de interés de los pueblos A y B.
Un software de participación de los grupos de interés con una función de plan de participación puede ser de gran ayuda. Permite a los equipos coordinar, priorizar e informar fácilmente sobre las actividades, demostrar el cumplimiento de los requisitos normativos, visualizar los activos, los puntos conflictivos y los problemas emergentes, y generar una memoria institucional para potenciar futuros esfuerzos de implicación. El software le permite utilizar estos valiosos datos, no sólo para un proyecto específico, sino también para obtener una visión a largo plazo de su compromiso estratégico con los grupos de interés.
Al centralizar todos estos datos cuidadosamente recopilados en una única plataforma, esta valiosa información estará siempre a su alcance y se mostrará de forma significativa. Y como todos sabemos, tener acceso a la información adecuada en el momento oportuno es la clave para una buena toma de decisiones.
6. Matriz del plan de participación de los grupos de interés
Prepárese para la sección más importante de su plan. Ahora que hemos identificado quiénes son los grupos de interés y cómo llegar a ellos, esta sección de su plan de implicación de los grupos de interés cubrirá cómo poner en práctica su estrategia.
Para comprender este ejemplo de matriz del plan de implicación de los grupos de interés, consulte el mapa de grupos de interés de la sección de metodología anterior. Una vez más, esta matriz debe separar cada grupo de partes interesadas (autoridades, comunidades afectadas, etc.) Hemos añadido una parte interesada para cada cuadrante en el siguiente cuadro:
Crear un sólido plan de relacionamiento con los grupos de interés es crucial para la gestión eficaz de un proyecto.
7. Calendario
En esta sección encontrará una visión general de su estrategia de comunicación a lo largo del tiempo, para cada fase del proyecto. No es necesario entrar en demasiados detalles. Recomendamos intervalos mensuales.
8. Recursos y responsabilidades
Cuando empiece a coordinar las actividades, asegúrese de definir claramente las responsabilidades de cada miembro del equipo. ¿Quién es responsable de qué? ¿Quién dirigirá? ¿Cuál es la jerarquía para la presentación de quejas?
Es una buena práctica crear una descripción detallada del trabajo de cada puesto, incluyendo los nombres de las personas encargadas. Incluso puedes añadir un organigrama para tener una visión general de las funciones. Si en tu proyecto participan contratistas o consultores externos, además de empleados fijos, asegúrate de indicar la naturaleza de su función junto con su cargo.
9. Gestión de quejas
Según el manual de la CFI Stakeholder Engagement: A Good Practice Handbook for Companies Doing Business in Emerging Markets, las empresas no sólo deben tener un proceso de mecanismo de queja, sino que también deben ponerlo por escrito y publicitarlo, responder de forma transparente y oportuna, y mantener buenos registros e informes.
Los grupos de interés deben poder solicitar y recibir una definición clara de lo que constituye una queja y cómo se gestiona, incluido un plazo estimado de resolución. Si quiere saber cómo implantar un mecanismo de quejas eficaz, este informe técnico analiza el tema en profundidad.
10. Control e informes
Enhorabuena. Su plan está casi terminado. A medida que empiece a interactuar con los grupos de interés, tendrá que supervisar sus actividades e informar sobre ellas.
Hay muchas maneras de hacerlo. Los enfoques básicos suelen implicar el uso de una combinación de hojas de cálculo Excel, correo electrónico y documentos compartidos, etc. Pero como este mosaico de herramientas tiende a poner en peligro la seguridad y la trazabilidad de los datos, resultan ineficaces para el seguimiento y la elaboración de informes. Por eso, los equipos experimentados en la participación de los grupos de interés optan por la mayor productividad y transparencia que aporta el uso de un sistema de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM).
Utilizar un SRM para gestionar las relaciones con los grupos de interés tiene muchas ventajas. En primer lugar, todos los datos están centralizados en el mismo lugar, lo que supone un gran ahorro de tiempo cuando se busca información específica de una interacción que tuvo lugar hace dos años.
Algunos sistemas también ofrecen herramientas analíticas avanzadas que permiten elaborar informes con rapidez y extraer información significativa de los datos. Además de saber cuántas quejas ha tenido en los últimos 18 meses, puede acceder a más detalles como áreas, asunto y tiempo de resolución con sólo unos clics. O generar un informe mensual de los compromisos de su equipo con las tendencias en unos pocos clics. El sistema adecuado le permitirá hacer todo eso y mucho más.
Y eso es lo que ofrece el software de compromiso con los grupos de interés de Borealis. Vamos más allá de la planificación proporcionando el software que le permite desglosar su plan de compromiso en una serie de actividades procesables y asignar tareas a su equipo. La función de plan de participación de los grupos de interés le ofrece una visión en tiempo real de su progreso a medida que se desarrolla el proyecto, lo que le permite ajustar rápidamente el curso según sea necesario. Una planificación adecuada le ayudará a minimizar los descuidos, eliminar la duplicación de esfuerzos y simplificar el proceso de elaboración de informes.
Si desea saber más sobre nuestro sistema y cómo facilita el seguimiento y la elaboración de informes de las actividades de participación de los grupos de interés, póngase en contacto con nosotros. Estaremos encantados de explicarle cómo el software Borealis puede ayudarle en su proyecto.
11. Presupuesto
También tendrás que controlar los aspectos financieros de tus actividades de participación de los grupos de interés. Asegúrate de introducir en tu presupuesto todos los detalles que puedas. No olvide revisar el presupuesto con frecuencia.
12. Anexo
En el Apéndice incluirá documentos como la lista de PAP, los modelos de formularios de quejas, el modelo de hoja de asistencia a la consulta pública, etc. También puede resultarle útil incluir enlaces a otros documentos que puedan ser relevantes para su plan de participación de los grupos de interés.
Esperamos que estos consejos le faciliten el trabajo y le proporcionen un marco valioso para elaborar un plan sólido de participación de los grupos de interés.
Importancia del plan de participación de los grupos de interés
Los grupos de interés tienen una enorme influencia en el éxito del proyecto. Un plan de participación de los grupos interesados es la base para lograr una estrategia de comunicación proactiva. Es una empresa importante. Cada uno de los grupos de interés tiene necesidades y deseos diferentes. El plan debe definir los requisitos de comunicación y consulta de cada persona (o grupo de personas) afectada por el proyecto.
Estamos aquí para ayudarle con el software que necesita para crear un plan eficaz. Pero somos mucho más que software. Estamos aquí para convertirnos en un socio de confianza, proporcionándole la formación y el asesoramiento que necesita para ayudarle en sus proyectos.
