Como jefe de proyecto especializado en responsabilidad social empresarial (RSE) en la industria minera y de petróleo y gas, a veces escucho a la gente comparar la gestión de las partes interesadas con la gestión del riesgo. Ellos tienen en parte razón: las dos actividades tienen mucho en común, y es muy interesante comparar ambos temas para entender mejor lo que es y lo que no lo es la gestión de las partes interesadas.
En la gestión del riesgo, la identificación de riesgos debe ser realizada de forma rigurosa y sistemática. De lo contrario, podrían surgir problemas inesperados que requerirían que el gerente los trate con urgencia. Y las consecuencias podrían ser perjudiciales para la empresa.
En la gestión de los interesados, el riesgo es representado por todas las personas o grupos de personas interesadas en el proyecto o los que se ven afectados por él. Sus intereses y preocupaciones son de alguna manera los factores de riesgo, ya que pueden afectar la evolución del proyecto (por ejemplo, una protesta contra la propuesta de construcción de una represa, peticiones, etc.) Satisfacer las expectativas de las partes interesadas por lo tanto reduce el riesgo y ayuda a mitigar los efectos potencialmente negativos sobre el proyecto. En otras palabras, la gestión de los interesados puede limitar los riesgos hacia las partes interesadas.
Vamos a comparar los dos procedimientos:
Gestión del riesgo
- Identificar los riesgos
- Comprender los riesgos y analizarlos, cuantificarlos y priorizarlos.
- Desarrollar un plan para reducir al mínimo las consecuencias negativas sobre el proyecto
Gestión de las partes interesadas
- Identificar quién se preocupa por el proyecto
- Entender lo que motiva a las partes interesadas y cuáles son sus preocupaciones
- Desarrollar un plan para maximizar la satisfacción de las partes interesadas en el proyecto.
La gestión de los interesados también sigue los pasos asociados a la gestión del riesgo.
Paso 1: Identificar los riesgos
No podemos manejar partes interesadas sin conocerlas. Por lo tanto, es necesario identificarlas con la pregunta: «¿quién se preocupa por mi proyecto?». Algunos interesados son fáciles de identificar (clientes, proveedores, empleados, comunidad local), pero otros son un poco más difícil (abogados adversarios, etc.?. .). Debemos identificar las amenazas y oportunidades.
Paso 2: Analizar y medir el riesgo
En la gestión del riesgo, se recomienda dar prioridad a los riesgos en función de su probabilidad e impacto. Es posible dar prioridad a los actores involucrados, de acuerdo a su interés y su impacto en el proyecto. El interés en el sentido de «¿Cómo se preocupan por mi proyecto?» Y el impacto en el sentido de «¿Cuál es su capacidad para afectar al proyecto?». Claramente, es más difícil de cuantificar-partes interesadas como riesgos del proyecto, pero es posible organizar alguna información importante: ¿Cuál es su preocupación? ¿Cómo les afecta el proyecto? ¿Cómo les motiva el proyecto? ¿Qué es lo que usted necesita de las partes interesadas para que el avance del proyecto?
Paso 3: Minimizar el riesgo
¿Cómo aprovechar a sus simpatizantes y minimizar el impacto negativo de sus oponentes? Cuanto más sabemos acerca de nuestros grupos de interés, más fácil es trabajar con ellos. Por el contrario, si los ignora, usted se priva de su apoyo y la insatisfacción hacia el proyecto de las partes interesadas aumenta. Por lo tanto, es beneficioso planificar adecuadamente. Con el desarrollo de tecnología de la información, ahora tenemos herramientas de gran alcance para informar a los interesados. ¿Quién necesita información? ¿Qué tipo de información? ¿Cuántas veces? ¿En qué formato lo necesitan? Todas estas preguntas deben ser la base de su plan de comunicación.
Beneficios para los tomadores de decisiones
¿Cómo aprovechar a sus simpatizantes y minimizar el impacto negativo de sus oponentes? Cuanto más sabemos acerca de nuestros grupos de interés, más fácil es trabajar con ellos. Por el contrario, si los ignora, usted se priva de su apoyo y la insatisfacción hacia el proyecto de las partes interesadas aumenta. Por lo tanto, es beneficioso planificar adecuadamente. Con el desarrollo de tecnología de la información, ahora tenemos herramientas de gran alcance para informar a los interesados. ¿Quién necesita información? ¿Qué tipo de información? ¿Cuántas veces? ¿En qué formato lo necesitan? Todas estas preguntas deben ser la base de su plan de comunicación.
Beneficios para los tomadores de decisiones
El principal beneficio de la gestión de los interesados es que el proyecto pueda llevarse a cabo sin problemas. El gerente es capaz de identificar, analizar y controlar los riesgos asociados a los grupos de interés.
La otra ventaja es la identificación de oportunidades interesantes para el proyecto. Una gestión rigurosa y activa de los actores involucrados es una buena herramienta para convertir las potenciales amenazas en oportunidades para el proyecto. Por lo tanto, la gestión de los grupos de interés va más allá de una gestión de riesgos simple. Con un poco de disciplina, ahora es posible prevenir los problemas antes de que sucedan. Lo importante es ser proactivo y construir relaciones sostenibles con los grupos de interés.
