Construir buenas relaciones con las partes interesadas es vital para un compromiso efectivo. Por supuesto, tener una «buena relación» no significa que todas las partes interesadas estarán contentas todo el tiempo. Al fin y al cabo, las relaciones positivas con los grupos de interés se basan en la confianza. Una buena comunicación es clave, por lo que es importante crear canales de comunicación abiertos y transparentes donde las personas se sientan respetadas y escuchadas. Pero ¿cómo construir relaciones con los grupos de interés utilizando un software SRM? ¡Echemos un vistazo!
Comprender las relaciones de los grupos de interés
Definición e importancia de las relaciones con los grupos de interés en diversas industrias
Antes de entender cómo construir relaciones con los grupos de interés y por qué es importante construir relaciones, profundicemos en el significado la palabra relación. Las relaciones con los grupos de interés representan vínculos complejos entre las organizaciones y aquellos con un interés personal en sus actividades. Estas relaciones no son meramente transaccionales; ya que forman la base sobre la cual se construye el éxito, la reputación y la sostenibilidad. En todos los sectores, las partes interesadas ejercen una influencia significativa, dando forma a las decisiones y los resultados.
Las relaciones con los grupos de interés desempeñan un papel fundamental en un espectro de industrias, cada una con sus propios desafíos y oportunidades únicas. En el ámbito de las energías renovables, los grupos de interés incluyen a los defensores del medio ambiente, los inversores, las comunidades y los responsables políticos, que fomentan el desarrollo sostenible y la mitigación del cambio climático. Del mismo modo, en el sector del petróleo y el gas, los grupos de interés incluyen a las comunidades locales, los organismos reguladores y los grupos ambientales, que dan forma a las políticas energéticas e influyen en las prácticas operativas. Los grupos de interés en el sector forestal van desde los conservacionistas hasta las empresas madereras, equilibrando los intereses económicos con la preservación ecológica y los medios de vida de las comunidades. Los grupos de interés en la minería, incluidos los gobiernos, las comunidades indígenas y las ONG ambientales, abordan problemas complejos relacionados con la extracción de recursos, el uso de la tierra y la responsabilidad social. En la industria alimentaria, los grupos de interés, como los agricultores, los consumidores, los gobiernos y las ONG, colaboran para garantizar la inocuidad y la sostenibilidad de los alimentos. Los grupos de interés en el transporte, incluidos los viajeros, los reguladores y los planificadores urbanos, trabajan para lograr soluciones de movilidad eficientes, seguras y respetuosas con el medio ambiente. En el gobierno, los grupos de interés abarcan a los ciudadanos, los funcionarios electos, los servidores públicos y los grupos de interés especiales, que impulsan las decisiones políticas y los servicios públicos. Por último, en el sector de la salud, los grupos de interés van desde los pacientes y los proveedores hasta las aseguradoras, las empresas farmacéuticas y los responsables políticos, quienes influencian el acceso a la atención, la innovación médica y las políticas de salud pública. En estos diversos sectores, la participación efectiva de los grupos de interés es esencial para fomentar la confianza, promover prácticas sostenibles y lograr objetivos colectivos en medio de complejas dinámicas socioeconómicas y ambientales.
El impacto de estas relaciones en el éxito del proyecto y el crecimiento de la organización.
No se puede exagerar el impacto de las relaciones con los grupos de interés en el éxito del proyecto y el crecimiento de la organización. El compromiso efectivo con las partes interesadas puede mejorar significativamente los resultados del proyecto al fomentar el apoyo, la colaboración y la aceptación a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Los grupos de interés que se sienten valorados y escuchados tienen más probabilidades de contribuir con ideas, recursos y experiencia; lo que conduce a una mejor toma de decisiones, innovación y resolución de problemas. Además, el tener buenas relaciones con los grupos de interés puede mitigar riesgos, conflictos y retrasos al abordar las preocupaciones de manera proactiva y generar confianza a todas las partes involucradas. Esto, a su vez, contribuye a la eficiencia, rentabilidad y el éxito general del proyecto. Construir relaciones sólidas con los grupos de interés puede impulsar el crecimiento de la organización al mejorar su reputación, atraer inversiones y abrir puertas a nuevas oportunidades. Grupos de interés satisfechos son más propensos a convertirse en defensores de la organización, promocionando sus productos, servicios e iniciativas dentro de sus redes. Adicionalmente, el compromiso continuo de los grupos de interés permite a las organizaciones adaptarse a la dinámica cambiante del mercado, los requisitos normativos y las expectativas de la sociedad, fomentando así la resiliencia y la viabilidad a largo plazo. En esencia, fomentar relaciones positivas con las partes interesadas no es solo una cuestión de buena voluntad; Es un imperativo estratégico para lograr el éxito de los proyectos e impulsar el crecimiento organizacional en el panorama empresarial interconectado y en rápida evolución de hoy en día. Entendamos por qué es importante construir relaciones con los grupos de interés con más detalle.
¿Por qué es importante establecer relaciones con los grupos de interés?
Para entender por qué es importante construir relaciones con los grupos de interés, primero debemos entender que las relaciones sólidas con las partes interesadas fomentan la confianza, lo que conduce a operaciones más fluidas. Colaborar con los grupos de interés crea una red de apoyo para el negocio. Estas relaciones potencian la lealtad y el compromiso, reduciendo la rotación. Comprender las necesidades de los grupos de interés permite una mejor alineación de las estrategias comerciales. La comunicación coherente garantiza la transparencia y minimiza los malentendidos.
El éxito sostenible se deriva de la participación de los grupos de interés, ya que fomenta la resiliencia en tiempos turbulentos. Las relaciones positivas atraen inversiones y oportunidades. Los grupos de interés se convierten en defensores, promoviendo el negocio dentro de sus redes. La alineación de valores y objetivos crea una visión compartida para el crecimiento.
A largo plazo, estas relaciones crean una ventaja competitiva. La adaptabilidad mejora cuando hay diversas perspectivas y retroalimentación constante. La innovación se forja gracias a los aportes de los grupos de interés. Se refuerzan las prácticas éticas, mejorando la reputación y el valor de la marca. En última instancia, las relaciones sólidas con estos grupos forman la base para el éxito sostenido y el crecimiento duradero.
Cómo construir relaciones sólidas con los grupos de interés
Comienza tu estrategia de fidelización con antelación
Si bien el compromiso no siempre se considera una prioridad durante las etapas iniciales del proyecto (por ejemplo, la fase de exploración de un proyecto minero), ¡esta es una oportunidad perdida! Conseguir que los grupos de interés se sumen desde el principio tiene importantes ventajas:
- Comprometerse con las comunidades afectadas al principio del proceso permite controlar la narrativa. Asegura que la gente se entere del proyecto por ti, no por especulaciones en las redes sociales. Ponerse en contacto con las partes interesadas para contarles lo que se avecina es una excelente manera de demostrar transparencia y generar confianza.
- Informa a los grupos de interés de cómo afectarán sus aportaciones al proyecto. Por lo general, las personas están más dispuestas a comprometerse cuando creen que su participación influirá en el resultado. Involucrar activamente a las partes interesadas en las decisiones del proyecto demuestra que quieres hacer lo correcto para ellos, lo que te ayuda a ganar su confianza, apoyo y aprobación.
- La participación temprana también puede ayudar a identificar riesgos y oportunidades e incorporar soluciones que resuelvan posibles problemas antes que se intensifiquen. De hecho, abordar las preocupaciones de los grupos de interés antes que el proyecto esté en pleno apogeo puede ayudarlo a evitar retrasos, sobrecostos e incluso paros laborales.
Llevar a cabo un análisis exhaustivo de los grupos de interés
Antes de comenzar a comunicar, debes identificar y realizar un análisis exhaustivo de los grupos de interés. A medida que avanzas en este ejercicio, trata de comprender genuinamente las motivaciones de las partes interesadas y cómo se verán afectadas por el proyecto. Determina quién necesita saber qué y cuándo. Esto te ayudará a definir una estrategia de participación adecuada para cada grupo en lugar de adoptar un enfoque único para todos. Un análisis cuidadoso puede ayudar a reconocer lo que es importante para los grupos de interés, identificar áreas de desacuerdo y trabajar juntos para encontrar compromisos aceptables.
Ser lo más accesible posible
Hacer que la información y los recursos estén disponibles en diferentes formatos (audio y/o video además de texto, en persona y en línea, y en diferentes idiomas) ayudará a crear oportunidades para que más personas participen. También ayudará a garantizar que el mensaje sea escuchado y entendido por un público más amplio.
Del mismo modo, es una buena idea implementar múltiples canales para que las personas se comuniquen contigo con preguntas o comentarios. Dependiendo del tipo de proyecto y de los actores involucrados, las preferencias de las personas pueden variar. Considera una serie de opciones, como un centro de llamadas, una oficina temporal que las personas puedan visitar en persona, una dirección de correo electrónico que se pueda compartir ampliamente, un portal en línea para presentar quejas, reuniones individuales con líderes importantes y alcance puerta a puerta. ¡Sé creativo! Por ejemplo, como parte de su estrategia de relaciones con la comunidad, Drummond LTD implementó este portal en línea, que brinda a los usuarios la opción de dar su opinión de forma anónima.
Comunícate de forma clara y honesta
Si no estás seguro de cómo construir buenas relaciones con los grupos de interés, piensa en cómo te gustaría que te trataran si se invirtieran los roles. Cuando te comuniques con los grupos de interés, sé siempre honesto y directo. ¡No hagas ningún compromiso que no estés seguro de poder cumplir! Es importante ser realista, incluso si eso significa decir «no» a veces. Si bien una parte interesada puede sentirse decepcionada, respetará tu honestidad. Tener claro qué decisiones ya se han tomado y cuáles aún son inciertas te ayudará a gestionar las expectativas. Comparta información a medida que esté disponible y continúe comunicándose con las partes interesadas a medida que se desarrolla el proyecto.
Muéstrales a los grupos de interés que estás escuchando
En última instancia, los grupos de interés le están haciendo un favor al proporcionar comentarios, así que trate de que sea conveniente para ellos comunicarse con usted. Averigüe qué método de contacto prefieren y utilícelo tanto como sea posible.
Escucha sin juzgar sus comentarios y trata de entender realmente su punto de vista. Sé respetuoso y paciente, especialmente cuando haya desacuerdos. Recuerda, no tienes que estar de acuerdo en todo para construir relaciones positivas con los grupos de interés. Si le dices a alguien que vas a hacer un seguimiento, asegúrate de hacerlo. Toma notas y, al final de cada sesión, repite sus puntos clave para asegurarte de que lo entiendes. No tengas miedo de pedir aclaraciones si es necesario. Manténganse curiosos, concéntrese en las áreas en las que están de acuerdo y trabajen juntos para identificar soluciones que beneficien a ambos.
Y, por último, no olvides agradecer a los grupos de interés por su tiempo y aportes. Por lo general, las personas están más dispuestas a participar cuando está claro que sus esfuerzos son reconocidos y apreciados.
Ahora que ha identificado y analizado a sus grupos de interés, está listo para fijar sus estrategias de comunicación. Descargue nuestra guía paso a paso para crear un plan de participación de los grupos de interés.
Lidiar con grupos de interés que oponen resistencia
Tratar con grupos de interés que se resisten requiere una combinación de empatía y comunicación estratégica. El siguiente paso para construir relaciones con los grupos de interés de manera efectiva es saber cómo lidiar con las partes que se resisten.
En primer lugar, escucha activamente sus preocupaciones y perspectivas sin juzgarlas. Reconoce sus aprensiones y la validez de sus puntos de vista.
Luego, edúcalos sobre las razones detrás de los cambios propuestos, destacando los beneficios potenciales y abordando sus temores. La transparencia sobre el proceso de toma de decisiones fomenta la confianza y reduce la resistencia.
Encuentra puntos en común enfatizando los objetivos y valores compartidos. Destaca cómo los cambios propuestos se alinean con los objetivos generales, demostrando un interés mutuo en el beneficio de ambas partes.
Involucrar a los grupos de interés que se resisten en el proceso de toma de decisiones, permitiéndoles aportar ideas y sugerencias, aumenta su inversión en la iniciativa de cambio.
Por último, proporcionar apoyo y recursos para facilitar la transición, abordando cualquier barrera práctica que puedan enfrentar. La comunicación continua y los ciclos de retroalimentación son cruciales para abordar las preocupaciones y adaptar las estrategias según sea necesario.
Al combinar estos enfoques, es posible sortear la resistencia, fomentar la colaboración y, en última instancia, lograr la aceptación incluso de las partes interesadas más reacias.
Construir y mantener relaciones positivas con los grupos de interés es un trabajo duro, ¡pero Repsol destaca en ello!
Aprovechar la tecnología para la gestión de las relaciones con los grupos de interés
Cuando se aborda la cuestión de cómo construir relaciones con los grupos de interés, es crucial tener en cuenta el papel de la tecnología en este contexto. Los profesionales en el manejo de comunicaciones con grupos de interés trabajan arduamente para construir relaciones productivas y mutuamente benéficas, pero sin las herramientas adecuadas puede ser difícil administrar el flujo interminable de datos del proyecto. Y, por desgracia, si no se es capaz de extraer información de esos datos, se pierde gran parte de su valor estratégico. Afortunadamente, la profesionalización de la industria ha llevado al desarrollo de sistemas SRM especializados , que están diseñados para gestionar la participación de los grupos de interés de manera efectiva, basándose en las mejores prácticas de la industria. Veamos cómo estas soluciones tecnológicas aptas para el propósito pueden ayudar a las organizaciones a centrarse en cómo construir buenas relaciones con los grupos de interés.
La centralización de datos ayuda a ver el panorama global
- Los datos centralizados y estructurados proporcionan una visión global de los problemas para ayudar a los equipos a identificar y evaluar los riesgos a medida que surgen.
- Los datos están siempre accesibles y actualizados. Los paneles personalizados le permiten realizar un seguimiento de las tendencias en tiempo real.
- Las herramientas analíticas permiten a los usuarios acceder a la información con solo unos pocos clics, para que los equipos puedan responder rápidamente a las preocupaciones de los grupos de interés y responder preguntas difíciles en el acto.
- Un historial corporativo completo y bien documentado permite a los equipos aprovechar las lecciones aprendidas y saber qué es importante para las personas antes de interactuar con ellas.
- Los compromisos se documentan cuidadosamente para garantizar un seguimiento oportuno y asegurarse que nada se escape.
Características de Borealis que ayudan a los equipos a mantener una relación favorable con los grupos de interés
Planes de Relacionamiento: en el transcurso del proyecto, deberá interactuar con diferentes partes interesadas, para diferentes propósitos, en diferentes momentos. Los planes de relacionamiento de Borealis generan automáticamente tareas y actividades procesables en los intervalos designados. Puede estar seguro que luego de asignar estas actividades, su equipo estará interactuando adecuadamente con cada grupo interés de acuerdo con sus necesidades e inquietudes específicas.
Aplicación móvil : la aplicación móvil de Borealis ofrece una forma cómoda y eficiente de ingresar y gestionar los datos de las partes interesadas, cargar fotos o documentos, etc., para que pueda responder de forma rápida y proactiva, incluso cuando está de viaje. Consulte los datos actualizados de las partes interesadas antes de las reuniones para saber cuál es la posición de una parte interesada en su proyecto y facilitar discusiones significativas. Documente las interacciones mientras la información está fresca en su memoria e ingrese detalles en el sistema mediante la entrada de voz. Esta es una excelente manera de infundir confianza en la persona frente a ti y mostrarle que estás tomando en serio sus preocupaciones.
Complemento de Outlook: nuestro complemento de Outlook y Gmail permite a los usuarios grabar y categorizar las comunicaciones y actualizar la información de los grupos de interés en Borealis sin tener que salir de su buzón de correo electrónico, lo que ahorra a todos un tiempo valioso. Es una manera fácil de asegurarse de que sus registros estén actualizados, para que siempre tenga una visión completa de la situación cuando se reúna con los grupos de interés.
Mensajería SMS : comunicarse con los grupos de interés utilizando su método preferido es clave para un compromiso exitoso, pero es fundamental realizar un seguimiento de estas comunicaciones. El complemento de mensajería SMS le permite enviar mensajes a individuos o incluso a una lista completa de grupos de interés, y documentar automáticamente cada comunicación en Borealis junto con sus respuestas.
Sistema de gestión de quejas : facilite a los grupos de interés intercambiar comentarios y el seguimiento de solicitudes o cualquier problema planteado. El portal de quejas y comentarios de Borealis proporciona una forma práctica y conveniente de simplificar el proceso. Permite a los grupos de interés comunicar sus problemas (incluso de forma anónima, si así lo prefieren) y recibir respuestas sin comprometer sus identidades. Todos los canales se alimentan de un sistema centralizado para garantizar una gestión eficiente y exhaustiva de las quejas. Mostrar a los grupos de interés que está listo para responder a sus inquietudes genera confianza, mejora la satisfacción y ayuda a mantener la licencia social para operar.
Base de datos de funcionarios electos de EE. UU . : La base de datos de funcionarios electos de EE. UU. se puede agregar al Módulo de participación de grupos de interés de Borealis, proporcionando información de contacto actualizada de funcionarios federales, estatales y locales, lo que agiliza las estrategias de divulgación y participación para las organizaciones. Este sistema de actualización automática garantiza que los equipos tengan los detalles más recientes después de las elecciones, lo que minimiza los ajustes manuales de registros. Ayuda a identificar a todos los funcionarios electos relevantes en función de las ubicaciones de los proyectos, lo que permite la comunicación estratégica y la gestión de relaciones. La plataforma ofrece personalización, gestión eficiente de las relaciones, planificación proactiva de la participación y herramientas avanzadas de informes para evaluar el apoyo de los grupos de interés y los resultados de la participación, lo que facilita relaciones gubernamentales más efectivas y esfuerzos de promoción.
Análisis : las herramientas de reportes de Borealis facilitan el monitoreo, la medición y la comprensión de los resultados de sus actividades de participación, para que pueda estar seguro de que la aceptación social va por buen camino. Supervise cuidadosamente los KPI y las tendencias para detectar cambios en tiempo real e interactuar de manera más eficiente con los grupos de interés. Genere informes con solo unos pocos clics para responder rápidamente a preguntas o solicitudes y priorizar mejor las actividades diarias.
Seguridad de la información: entre los riesgos que plantean los malos actores y la introducción de nuevas y estrictas leyes de privacidad de datos, es más importante que nunca que los equipos se tomen en serio la confidencialidad y la integridad de los datos de los grupos de interés. Borealis ayuda a los equipos a proteger esta importante información a fin de proteger la privacidad de su organización y de los grupos de interés, al tiempo que simplifica el cumplimiento del RGPD y otras regulaciones de datos personales.
¿Qué organizaciones deberían utilizar un sistema de gestión de relaciones con los grupos de interés?
Un sistema SRM es una buena opción para las organizaciones que:
- Tienen muchas partes interesadas o un gran personal que gestione las actividades de participación.
- Desean crear una memoria corporativa estructurada para aportar información a las operaciones.
- Se benefician de las herramientas de visualización que les permiten ver la ubicación geográfica de los grupos de interés en un mapa (especialmente útil cuando se inicia un nuevo proyecto o se desarrollan grandes activos distribuidos).
- Quieren informar sobre responsabilidad corporativa y social, compromiso con la comunidad, impacto social, informes de sostenibilidad, gobernanza ambiental y social, etc.
- Necesitan cumplir con las regulaciones y requisitos relacionados con las relaciones con los grupos de interés.
Contáctenos
Si está comprometido con la construcción de relaciones positivas con los grupos de interés y se pregunta cómo construir buenas relaciones con ellos, un sistema SRM puede cambiar las reglas del juego. Conozca cómo puede ayudar un sistema de gestión de grupos de interés. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para saber cómo Borealis puede mejorar su compromiso con los grupos de interés.
