Establecer buenas relaciones con los grupos de interés es vital para un relacionamiento efectivo. Por supuesto, tener una «buena relación» no significa que todas las partes interesadas estén contentas todo el tiempo. Al fin y al cabo, las relaciones positivas con los grupos de interés se basan en la confianza. Una buena comunicación es fundamental, por lo que es importante crear canales de comunicación abiertos y transparentes en los que la gente se sienta respetada y escuchada. Veamos algunas cosas que usted puede hacer para construir mejores relaciones con los grupos de interés.
Prácticas que fomentan las relaciones positivas con los grupos de interés
Empezar temprano el relacionamiento
Aunque el relacionamiento no siempre se considera prioritario durante las fases iniciales del proyecto (por ejemplo, la fase de exploración de un proyecto minero), ¡esto representa una oportunidad perdida! Conseguir que los grupos de interés se impliquen desde el principio tiene importantes ventajas:
- La implicación de las comunidades afectadas en una fase temprana del proceso le permite controlar la narrativa. Asegúrese de que la gente se entere del proyecto por usted, no por las especulaciones en las redes sociales. Explicar a los interesados lo que va a ocurrir es una buena manera de demostrar transparencia y generar confianza.
- Haga saber a los grupos de interés cómo afectarán sus aportaciones al proyecto. La gente suele estar más dispuesta a relacionarse cuando cree que su participación influirá en el resultado. La participación activa de los grupos de interés en las decisiones del proyecto demuestra que usted quiere hacer lo que es correcto para ellos, lo que le ayudará a ganarse su confianza, apoyo y aprobación.
- El relacionamiento temprano también puede ayudarle a identificar los riesgos y las oportunidades y a incorporar soluciones para resolver posibles problemas antes de que se agraven. De hecho, abordar las preocupaciones de los grupos de interés antes de que el proyecto esté en pleno desarrollo puede ayudarle a evitar retrasos en el proyecto, sobrecostes e incluso interrupciones del trabajo.
Realice un análisis exhaustivo de los grupos de interés
Antes de empezar el relacionamiento, tendrá que identificar a los grupos de interés y realizar un análisis exhaustivo de los mismos. A lo largo de este ejercicio, intente comprender realmente las motivaciones de los grupos de interés y cómo se verán afectados por el proyecto. Determine quién necesita saber qué y cuándo. Esto le ayudará a definir una estrategia adecuada de relacionamiento para cada grupo en lugar de adoptar un enfoque único. Un análisis minucioso puede ayudarle a reconocer lo que es importante para los interesados, identificar las áreas de desacuerdo y trabajar juntos para encontrar compromisos aceptables.
Ahora que ha identificado y analizado a los grupos de interés, está listo para determinar sus estrategias de comunicación. Descargue nuestra guía paso a paso para crear un sólido plan de relacionamiento o de participación con los grupos de interés.
Sea lo más accesible posible
Hacer que la información y los recursos estén disponibles en diferentes formatos (audio y/o vídeo además de texto, tanto en persona como en línea, y en diferentes idiomas) ayudará a crear oportunidades para que más personas participen. También ayudará a garantizar que su mensaje sea escuchado y comprendido por un público más amplio.
Del mismo modo, es una buena idea poner en marcha múltiples canales para que la gente se ponga en contacto con usted con preguntas o comentarios. Dependiendo del tipo de proyecto y de los grupos de interés implicados, las preferencias de la gente pueden variar. Considere varias opciones, como un centro de llamadas, una oficina temporal que la gente pueda visitar en persona, una dirección de correo electrónico que pueda compartirse ampliamente, un portal en línea para presentar quejas, reuniones individuales con líderes importantes y actividades de divulgación puerta a puerta. ¡Sea creativo! Por ejemplo, como parte de su estrategia de relaciones con la comunidad, Drummond LTD puso en marcha este portal en línea, que da a los usuarios la opción de proporcionar comentarios de forma anónima.
Comunique clara y honestamente
Si no está seguro de cómo establecer buenas relaciones con los grupos de interés, piense en cómo le gustaría que lo trataran a usted si los papeles se invirtiesen. Cuando se comunique con los grupos de interés, sea siempre sincero y directo. ¡No haga ningún compromiso que no esté seguro de poder cumplir! Es importante ser realista, incluso si eso significa decir «no» a veces. Aunque un grupo de interés pueda sentirse decepcionado, respetará su honestidad. Tener claro qué decisiones ya se han tomado y cuáles son todavía inciertas le ayudará a gestionar las expectativas. Comparta la información a medida que esté disponible y siga comunicándose con los interesados a medida que el proyecto se desarrolle.
Demuestre a los grupos de interés que son escuchados
En última instancia, los grupos de interés le están haciendo un favor al proporcionar información, así que intente que les resulte cómodo comunicarse con usted. Averigüe qué método de contacto prefieren los interesados y utilice ese método en la medida que sea posible.
Escuche sin juzgar los comentarios e intente comprender realmente su punto de vista. Sea respetuoso y paciente, sobre todo cuando haya desacuerdos. Recuerde que no tiene que estar de acuerdo en todo para establecer relaciones positivas con los grupos de interés. Si le dice a alguien que hará un seguimiento, asegúrese de cumplirlo. Tome notas y, al final de cada sesión, repita los puntos clave para asegurarse de que usted los has entendido. No tenga miedo de pedir aclaraciones si es necesario. Mantenga la curiosidad, céntrese en las áreas en las que está de acuerdo y trabaje con ellos para encontrar soluciones mutuamente beneficiosas.
Y, por último, no olvide agradecer a los grupos de interés por su tiempo y sus aportaciones. La gente suele estar más dispuesta a participar cuando está claro que sus esfuerzos son reconocidos y apreciados.
Establecer y mantener relaciones positivas con los grupos de interés es un trabajo duro, pero Repsol destaca en ello.
Su equipo se compromete a abordar las preocupaciones de sus grupos de interés de la manera más positiva y eficiente posible. Descubra cómo la adopción de herramientas adecuadas ha ayudado a Repsol a ganarse la confianza de sus grupos de interés y a diferenciarse de sus competidores.
Cómo una buena gestión de datos ayuda a los equipos a establecer relaciones positivas con los grupos de interés
Los profesionales del relacionamiento con los grupos de interés trabajan duro para construir relaciones productivas y mutuamente beneficiosas, pero sin las herramientas adecuadas puede ser difícil gestionar el interminable flujo de datos del proyecto. Y, por desgracia, si no se puede extraer información de esos datos, se pierde gran parte de su valor estratégico. Afortunadamente, la profesionalización del sector ha llevado al desarrollo de sistemas especializados de SRM, diseñados para gestionar eficazmente la participación o relacionamiento con los grupos de interés, basándose en las mejores prácticas del sector. Veamos cómo estas herramientas adecuadas pueden ayudar a las organizaciones a establecer mejores relaciones con los grupos de interés.
Los datos centralizados ayudan a ver el panorama general
- Los datos centralizados y estructurados proporcionan una visión global de los problemas para ayudar a los equipos a identificar y evaluar los riesgos a medida que surgen.
- Los datos están siempre accesibles y actualizados. Los cuadros de mando personalizados permiten seguir las tendencias en tiempo real.
- Las herramientas analíticas permiten a los usuarios consultar la información con unos pocos clics, para que los equipos puedan responder rápidamente a las preocupaciones de los grupos de interés y responder a las preguntas difíciles en el acto.
- Un historial corporativo completo y bien documentado permite a los equipos aprovechar las lecciones aprendidas y saber qué es importante para las personas antes de comprometerse con ellas.
- Los compromisos son documentados cuidadosamente para garantizar un seguimiento oportuno y asegurarse de que ningún detalle sea olvidado.
Funcionalidades de Borealis que ayudan a los equipos a mantener una relación constructiva con las partes interesadas
Plan de relacionamiento – A lo largo de su proyecto necesitará relacionarse con diferentes grupos de interés, para diferentes propósitos, en diferentes momentos. Los planes de relacionamiento de Borealis generan automáticamente tareas y actividades procesables en los intervalos designados. Sólo tiene que asignarlos a su equipo y podrá estar seguro de que usted se relaciona adecuadamente con cada categoría de grupos de interés según sus necesidades y preocupaciones específicas.
Aplicación móvil – La aplicación móvil de Borealis ofrece una forma conveniente y eficaz de introducir y gestionar los datos de los grupos de interés, cargar fotos o documentos, etc., para que pueda responder de forma rápida y proactiva – incluso cuando esté de viaje. Consulte los datos actualizados de los grupos de interés antes de las reuniones para saber cuál es la posición de un interesado respecto al proyecto y facilitar así conversaciones significativas. Documente las interacciones mientras la información esté fresca en su memoria, e introduzca los detalles en el sistema utilizando la entrada de voz. Esta es una buena manera de infundir confianza en la persona que tiene delante y mostrarle que usted toma en serio sus preocupaciones.
Complemento Outlook – nuestro complemento de Outlook y Gmail permite a los usuarios registrar y clasificar las comunicaciones y actualizar la información de los interesados en Borealis sin tener que salir de el buzón de correo, lo que ahorra un tiempo valioso para todos. Es una forma sencilla de asegurarse de que los registros estén actualizados, de modo que siempre se tenga una imagen completa de la situación cuando se realicen las reuniones con los grupos de interés.
Mensajería de texto (SMS) – Comunicarse con los grupos de interés utilizando su método preferido es clave para el éxito del relacionamiento, pero hacer un seguimiento de estas comunicaciones es fundamental. El complemento de mensajería SMS le permite enviar mensajes a individuos o incluso a toda una lista de grupos de interés, y documentar automáticamente cada comunicación en Borealis junto con sus respuestas.
Gestión de quejas – Facilita a los grupos de interés el intercambio de opiniones y el seguimiento de las peticiones o de cualquier problema que se haya planteado. El portal de quejas y comentarios de Borealis ofrece una forma práctica y cómoda de simplificar el proceso. Permite a los interesados comunicar sus problemas (incluso de forma anónima, si así lo prefieren) y recibir respuestas sin comprometer su identidad. Todos los canales desembocan en un sistema centralizado para garantizar una gestión eficaz y exhaustiva de las quejas. Mostrar a los grupos de interés que usted está preparado para responder a sus preocupaciones genera confianza, mejora la satisfacción de los interesados y ayuda a mantener la licencia social para operar.
Analytics – Las herramientas de reportes de Borealis facilitan el seguimiento, la medición y la comprensión de los resultados de sus actividades de relacionamiento, para que pueda estar seguro de que la aceptación social va por buen camino. Supervise cuidadosamente los KPI y las tendencias para detectar los cambios en tiempo real y relacionarse más eficazmente con los grupos de interés. Genere reportes con unos pocos clics para responder rápidamente a las preguntas o solicitudes y priorizar mejor las actividades diarias.
Seguridad de los datos – Entre los riesgos que plantean los malos actores y la introducción de nuevas y estrictas leyes de privacidad de datos, es más importante que nunca que los equipos se tomen en serio la confidencialidad e integridad de los datos de los grupos de interés. Borealis ayuda a los equipos a asegurar esta importante información para proteger su organización y la privacidad de los grupos de interés, al mismo tiempo que simplifica el cumplimiento del RGPD y otras regulaciones de datos personales.
¿Qué organizaciones deberían utilizar un sistema de gestión de las relaciones con los grupos de interés?
Un Sistema SRM es una buena opción para las organizaciones que :
- Tienen muchos grupos de interés o un gran personal que gestiona las actividades de relacionamiento.
- Quieren crear una memoria corporativa estructurada para aportar información a las operaciones.
- Se benefician de las herramientas de visualización que les permiten ver la ubicación geográfica de los grupos de interés en un mapa (especialmente útil cuando se inicia un nuevo proyecto o se desarrollan grandes activos distribuidos).
- Quieren informar sobre la responsabilidad corporativa y social, el compromiso con la comunidad, el impacto social, los informes de sostenibilidad, la gobernanza medioambiental y social, etc.
- Necesitan cumplir la normativa y los requisitos relacionados con las relaciones con los grupos de interés.
Contáctenos
Si usted está comprometido con la creación de relaciones positivas con los grupos de interés, un sistema SRM puede cambiar las reglas de juego. ¡Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para descubrir cómo Borealis puede ayudarle a llevar el relacionamiento con los grupos de interés al siguiente nivel!
