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Asuntos públicos y relaciones gubernamentales: las mejores prácticas en las relaciones con los grupos de interés

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La gestión de las relaciones gubernamentales y los asuntos públicos es una tarea fascinante y estimulante. Basta preguntárselo a cualquier especialista en asuntos públicos. Pero ellos también le dirán lo satisfactorio que puede ser el saber que sus esfuerzos están marcando una diferencia real en su organización o sector de actividad.

Dicho esto, desarrollar relaciones de confianza a largo plazo con miembros del gobierno y otros actores con influencia en la política también puede llevar mucho tiempo y ser difícil, especialmente en un panorama político en constante cambio.

A continuación, presentamos cuatro buenas prácticas comprobadas para mejorar las relaciones gubernamentales y los asuntos públicos que también facilitarán sus esfuerzos diarios de relacionamiento.

Mejor práctica en asuntos públicos # 1: Mapeo y seguimiento de la evolución de los actores gubernamentales

Los equipos responsables de asuntos públicos y relaciones gubernamentales se reúnen con muchos funcionarios gubernamentales y otros políticos. Recordar todos los detalles respecto a cada uno de ellos – ya que estas personas vienen y van, cambian de título y a veces de opinión sobre ciertos temas – puede ser difícil sin las herramientas adecuadas. Puede ser incluso más difícil comprender la influencia que estos actores pueden tener en los objetivos estratégicos de su organización.

Es igualmente importante saber cómo se relacionan todos estos actores clave, porque esto le permite saber quién tiene peso en la balanza y quién no. El hecho de no comprender estas relaciones interconectadas puede generar una pérdida de tiempo y recursos.

Por lo tanto, el mapeo de los grupos de interés es un primer paso crucial para establecer relaciones constructivas. (Para obtener más información sobre cómo las herramientas de mapeo de grupos de interés pueden mejorar su gestión de los grupos de interés lea este artículo >.)

La transformación digital significa que la mayoría de las empresas hace tiempo que abandonaron el antiguo enfoque de » lápiz y papel». Inicialmente, gran parte de esta transición se realizó a través de correos electrónicos y hojas de cálculo de Excel. Pero estas herramientas tienen deficiencias bastante debilitantes para gestionar las relaciones con los grupos de interés. Hoy en día, la mayoría de las empresas que adoptan un enfoque sistemático para dar forma a la opinión pública y la política gubernamental se basan en softwares diseñados para gestionar los asuntos públicos y las relaciones gubernamentales.

Utilizar el sistema Boréalis para gestionar los asuntos públicos y las relaciones gubernamentales facilita la centralización, la gestión y el fácil seguimiento de su creciente cantidad de información sobre los grupos de interés y las actividades de promoción relacionadas, sin cambiar su forma de trabajar. Al mantener los datos siempre disponibles para todos los miembros del equipo con derechos de acceso adecuados, Boréalis minimiza los descuidos y las brechas de información para respaldar sus procesos de trabajo. Sus poderosas herramientas de informes también le permiten compartir datos relevantes con la gerencia y demostrar el valor de sus esfuerzos.

CN continuously strives to be a good neighbor to the thousands of communities we operate in and through. At the heart of that effort is effective communication with our federal, state, and local stakeholders. For the last two years, Borealis has been a critical tool in tracking and amplifying our varied communications. From tracking one-on-one engagements to organizing and managing broad issues and developing smart communications to large and diverse, yet targeted groups, CN has found Borealis to be an essential tool.

David Woodruff - Vice-presidenta adjunto de Asuntos públicos y gubernamentales americanos CN

Mejor práctica en asuntos gubernamentales #2: Garantizar la calidad de sus datos

Si el conocer y comprender a sus principales grupos de interés es esencial para construir relaciones gubernamentales de manera efectiva, entonces ser reconocido por aportar constantemente información actualizada y confiable es el secreto de conservarlas.

Si usted asiste a eventos con frecuencia y conoce a nuevos “influencers”, probablemente esté ingresando información importante constantemente para respaldar sus estrategias de relacionamiento. Trabajar con datos incompletos es ciertamente frustrante, pero compartir información inexacta con los principales grupos de interés es un riesgo para su reputación.

Obtener la aceptación de los grupos de interés del sector ferroviario.

CN es una empresa canadiense de ferrocarriles para el transporte de carga, que trabaja con dedicación por ser un buen vecino para las partes interesadas en miles de comunidades a lo largo de sus rutas. Descubra cómo Borealis contribuye al objetivo de crear y mantener relaciones constructivas y duraderas con las comunidades y los gobiernos. 

Con Boréalis, ya no correrá el riesgo de cometer errores de entrada manual. Solo necesita usar la aplicación móvil para tomar una foto de la tarjeta de presentación de una persona para crear un nuevo actor en el sistema. Esta es solo una de las muchas funcionalidades de Boréalis que minimizan el trabajo manual para mejorar la productividad y reducir errores.

¿Qué pasa si este grupo de interés ya existe en Boréalis, pero alguna información de contacto clave ha cambiado recientemente, por ejemplo el cargo de la persona? Boréalis facilita la identificación del duplicado, lo que le permitirá mantener sus datos limpios y actualizados, conservando al mismo tiempo un historial de los cambios a lo largo del tiempo. Esta es una gran ventaja para las organizaciones donde a menudo los miembros del equipo vienen y van.

Mejor práctica para los asuntos gubernamentales #3: Proteger la información confidencial

Una mala seguridad de los datos puede arruinar una reputación. Dado que parte de la información que usted trata es muy sensible, una gran parte de su función es proteger la información confidencial. Con la solución del software Boréalis, usted puede limitar el acceso a la información de los grupos de interés según el principio de la necesidad y establecer la separación de los datos entre equipos, unidades de negocio, contratistas y socios.

Se necesita más que una simple hoja de cálculo para administrar adecuadamente los datos de los grupos de interés.

Descubra por qué las mejores prácticas recomiendan la implementación de un sistema de gestión de información especializado como el software Boréalis.

Mejor práctica en asuntos gubernamentales # 4: Mejorar la comunicación con los grupos de interés

Imaginemos una escena. Ayer se realizaron las elecciones y se eligieron nuevos alcaldes en todas las localidades de su provincia. Usted desea ponerse en contacto con todos los nuevos representantes simultáneamente por correo electrónico o carta para felicitarlos. Si bien personalizar sus comunicaciones es importante, usted también desea minimizar el trabajo manual. Idealmente, también querrá comenzar a rastrear todas las comunicaciones con estas nuevas personas. Imagínese si pudiera acceder a todas las comunicaciones con una determinada persona con solo un clic.

Los equipos de asuntos públicos y gubernamentales están en constante movimiento y deben poder relacionarse de manera significativa con los actores clave, en cualquier momento y en cualquier lugar. La aplicación móvil Boréalis le permite acceder fácilmente al archivo de un actor, ingresar nueva información y comunicarse con él de varias formas: SMS, correo electrónico, redes sociales… lo que funcione mejor con el individuo. Todo lo que usted haga se ingresará automáticamente en el sistema Boréalis, lo que permitirá que todos los demás miembros del equipo con derechos de acceso estén informados.

El software Boréalis: adaptado al objetivo y configurable

¿Necesita una herramienta altamente configurable que lo ayude a dirigirse a los participantes gubernamentales adecuados, reducir el trabajo manual y brindar a los miembros del equipo acceso a los datos en cualquier momento y lugar, garantizando la seguridad al mismo tiempo?

Solicite una demostración hoy mismo y descubra cómo Boréalis puede ayudarlo a implicar a los grupos de interés, obtener la aceptación de su proyecto y elaborar las regulaciones y políticas ¡que convengan más a su organización!

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