Les projets prospèrent grâce à l’interaction, à la contribution et aux efforts collectifs de toutes les personnes impliquées. C’est là que l’art et la science de la mobilisation des parties prenantes dans la gestion de projets entrent en jeu, s’avérant être un élément essentiel pour atteindre la cohérence et assurer le succès de toute initiative. Qu’il s’agisse d’individus, de groupes ou d’organisations entières, les parties prenantes ont le pouvoir d’influencer la trajectoire d’un projet. Leur participation active, leurs contributions et leur échange d’information constructif sont inestimables, car ils orientent le projet vers les résultats souhaités. À l’inverse, négliger la mobilisation des parties prenantes peut entraîner des résistances, entraver l’élan du projet et potentiellement conduire à sa chute.
Ce guide vise à approfondir les subtilités de la gestion des parties prenantes, en mettant en lumière son importance, les meilleures pratiques et les outils essentiels requis pour maîtriser cet aspect de la gestion de projets, contribuant ainsi à la réussite et à la durabilité des projets.
Quelles sont les parties prenantes dans la gestion de projets?
Tous les projets ont-ils des parties prenantes? Absolument! Qu’elle soit petite ou grande, qu’il s’agisse du développement d’un produit, de la construction d’une infrastructure, de l’élaboration d’une politique ou de la mise en œuvre de technologies de l’information, toute initiative nécessitant une gestion de projets doit faire appel à des parties prenantes. Elles constituent l’épine dorsale de tout projet, dont elles sont le fondement et la force directrice. Il est essentiel de reconnaître leurs différents niveaux d’intérêt, d’investissement et d’influence sur un projet.
Définir et classer les parties prenantes pour une meilleure gestion de projets
Les gestionnaires de projet analysent et classent généralement les parties prenantes en fonction de leur pouvoir, de leur intérêt ou de leur influence sur le projet. Cette catégorisation permet de définir des stratégies de communication, d’adapter les plans de mobilisation et d’ajuster les efforts pour chaque groupe. Les catégories de parties prenantes les plus couramment utilisées dans la gestion de projets sont les suivantes :
Parties prenantes directes et indirectes
Les parties prenantes directes sont des individus ou des groupes directement concernés par le projet, tels que l’équipe de projet, les clients ou les fournisseurs. Les parties prenantes indirectes sont des personnes ou des organisations qui peuvent être affectées par le projet sans être directement impliquées, comme les communautés voisines d’un projet de construction ou les clients d’une entreprise qui met en place un nouveau système et un nouveau processus d’expédition.
Parties prenantes internes et externes
Les parties prenantes internes sont issues de l’organisation – membres de l’équipe, dirigeants ou investisseurs. Leurs points de vue sont souvent en phase avec les objectifs généraux de l’entreprise. Les parties prenantes externes, telles que les clients, les régulateurs ou les communautés locales, peuvent avoir des points de vue différents, et leur retour d’information peut offrir des points de vue externes inestimables.
Parties prenantes positives et négatives
Les parties prenantes positives sont des personnes qui bénéficieraient de la réussite d’un projet et qui le soutiennent généralement. Les parties prenantes négatives sont celles qui perçoivent les effets négatifs potentiels du projet et qui peuvent s’y opposer ou y résister.
L'importance de la mobilisation des parties prenantes dans la gestion de projets
Imaginez que vous êtes le chef d’orchestre. Chaque musicien représente une partie prenante différente. Certains jouent du violon, d’autres de la trompette, d’autres encore de la batterie. Bien que chacun ait un rôle et un son uniques, sans la direction du chef d’orchestre, la musique pourrait être discordante. En s’engageant auprès de chaque musicien, on s’assure que l’ensemble de l’orchestre joue en harmonie et produit un chef-d’œuvre. De même, dans la gestion de projets, la mobilisation des parties prenantes est l’art d’orchestrer des intérêts et des préoccupations divers pour parvenir à un résultat positif.
L’implication des parties prenantes dans la gestion de projets est cruciale. Voici quelques raisons et exemples de la manière dont un bon gestionnaire de projet s’y prendrait pour atteindre ses objectifs de mobilisation des parties prenantes.
S'aligner sur les attentes
Un bon gestionnaire de projet doit s’engager de manière adéquate avec les parties prenantes pour s’assurer que le projet correspond à leurs attentes, en créant un plan de réussite qui trouve un écho auprès de toutes les parties concernées.
Exemple : Imaginons un projet de développement de logiciel dans lequel le client principal envisage une interface conviviale avec des fonctionnalités spécifiques pour son application. Si les parties prenantes ne sont pas correctement impliquées, l’équipe de développement risque de donner la priorité à d’autres fonctionnalités, ce qui aboutira à un produit qui ne répondra pas aux attentes du client. Des réunions régulières et des revues de prototypes avec le client permettent de s’assurer que le projet est sur la bonne voie, en alignant le processus de développement avec la vision et les attentes du client.
Favoriser la confiance et la collaboration
Faire participer les parties prenantes ne consiste pas seulement à obtenir un retour d’information, mais aussi à instaurer un climat de confiance. Il s’agit de leur montrer que leur contribution est importante, que vous êtes à l’écoute et que vous souhaitez maintenir un environnement de collaboration.
Exemple : Considérons un projet de développement communautaire visant à revitaliser un parc local. Le fait de s’engager avec les résidents locaux, les dirigeants de la communauté et les agences gouvernementales concernées permet d’instaurer un climat de confiance. En les impliquant dans le processus de planification, en recueillant leurs suggestions et en répondant à leurs préoccupations, le gestionnaire de projet favorise un environnement de collaboration. Cette approche permet non seulement de s’assurer que les résultats du projet sont bien accueillis, mais aussi d’établir une base de confiance pour les initiatives futures.
Atténuer de façon proactive les risques
L’engagement implique d’être à l’écoute. Il permet aux gestionnaires de projet de prévoir les écueils potentiels et d’aborder les problèmes de manière proactive, garantissant ainsi une exécution plus harmonieuse du projet.
Exemple : Dans un grand projet de construction, de nombreux entrepreneurs et fournisseurs sont impliqués. S’engager de manière proactive avec ces parties prenantes peut aider à identifier les risques potentiels, tels que les problèmes liés à la chaîne d’approvisionnement ou les désaccords contractuels, dès le début du projet. En maintenant des lignes de communication ouvertes et en abordant les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent, le gestionnaire de projet peut atténuer ces risques avant qu’ils ne s’aggravent.
Les conséquences d'un manque de mobilisation des parties prenantes
Naviguer dans un projet sans la mobilisation active des parties prenantes peut être aussi risqué qu’une promenade en bateau sans veste de flottaison. Les revers potentiels sont les suivants :
Malentendus et désalignements
Sans un engagement régulier, les objectifs du projet peuvent diverger des attentes des parties prenantes, ce qui peut conduire à des écueils.
Retards, coûts et échecs
Une partie prenante désengagée peut retirer son soutien, ce qui entraîne une pénurie de ressources, des retards et, dans le pire des cas, l’échec du projet.
L'impératif d'une communication proactive
Le manque de communication peut être désastreux. Il ne s’agit pas seulement de tenir les parties prenantes informées, mais aussi de solliciter leur avis et de faire en sorte qu’elles se sentent valorisées.
Niveaux de mobilisation des parties prenantes dans la gestion de projets
Les niveaux de mobilisation des parties prenantes peuvent être mesurés différemment d’un projet à l’autre et varient considérablement d’un secteur à l’autre. À titre d’exemple, pour aider les chefs de projet à évaluer et à gérer l’implication des parties prenantes, le guide PMBOK® (une ressource clé du Project Management Institute) définit les niveaux de mobilisation des parties prenantes dans la gestion de projets comme suit :
Inconscient : À ce niveau, les parties prenantes ne sont pas conscientes du projet et de ses implications potentielles pour elles. Elles ignorent l’existence du projet ou n’ont pas reconnu sa pertinence pour elles.
Résistant : les parties prenantes sont conscientes du projet, mais s’opposent aux changements qu’il représente. Cela peut être dû à la perception d’une menace pour leurs intérêts, à des préoccupations concernant des résultats négatifs potentiels ou simplement à une résistance générale au changement.
Neutre : Les parties prenantes sont au courant du projet, mais ne le soutiennent pas et ne s’y opposent pas. Elles sont essentiellement ambivalentes. La mobilisaion de ces parties prenantes peut souvent les amener à jouer un rôle plus favorable, en particulier si les avantages du projet pour elles sont mis en évidence.
Adhérant : Ces parties prenantes sont non seulement conscientes du projet, mais soutiennent également ses objectifs et ses résultats. Elles peuvent être des alliées, en fournissant des ressources, un retour d’information et une influence positive, mais il est essentiel de les tenir informées et de les impliquer pour conserver leur soutien.
Dirigeant : Les parties prenantes de ce niveau sont activement engagées dans la réussite du projet. Elles ne se contentent pas de soutenir le projet, elles prennent des mesures proactives pour le faire avancer. Il peut s’agir de défendre le projet au sein d’une organisation, d’allouer des ressources ou de fournir un retour d’information essentiel.
Meilleures pratiques pour impliquer les parties prenantes dans un projet
Pour garantir l’alignement, instaurer la confiance et faciliter l’exécution du projet, le chef de projet doit garder à l’esprit les meilleures pratiques suivantes :
Identification et cartographie précoces
Plus tôt les parties prenantes sont identifiées et cartographiées en fonction de leur influence et de leur intérêt, mieux c’est. Un engagement précoce garantit que leurs idées sont intégrées dès le début du projet. Lorsqu’un projet se déroule sur une longue période, il est essentiel de créer un registre des parties prenantes qui résistera à l’épreuve du temps. En effet, un projet n’est pas à l’abri d’incertitudes externes telles que des changements de personnel, des contextes sociaux et économiques changeants ou des pandémies.
Maintenir le canal de communication
Une communication régulière permet de tenir les parties prenantes informées et de s’assurer que leur retour d’information est continuellement intégré, ce qui favorise le sentiment d’appropriation. Adaptez votre style de communication à chaque groupe de parties prenantes. Par exemple, vous pouvez envoyer des mises à jour régulières par courrier électronique à des investisseurs éloignés tout en organisant des réunions en face à face avec l’équipe du projet. Une bonne pratique consisterait à s’assurer que toute personne participant au projet puisse accéder à ces interactions afin de connaître à tout moment la position d’une partie prenante par rapport à votre projet. Cette visibilité peut contribuer à améliorer la communication, à éviter la lassitude des parties prenantes ou à disperser les conflits potentiels.
Dans certains projets, il peut même s’avérer nécessaire de mettre en place un portail formel de plaintes ou de rétroaction. Les gestionnaires de projet doivent veiller à ce que les parties prenantes puissent fournir un retour d’information, faire part de leurs préoccupations ou poser des questions. Qu’il s’agisse de réunions régulières, d’enquêtes, de rencontres informelles ou d’un portail de retour d’information anonyme, les parties prenantes doivent pouvoir faire entendre leur voix.
Construire des relations solides
Investissez du temps pour comprendre les attentes et les préoccupations des parties prenantes. Si vous avez l’impression de consacrer trop de temps à la recherche d’informations et à la gestion des données relatives à la mobilisation des parties prenantes, vous devriez investir dans un système de gestion des relations avec les parties prenantes. La mise en place des bons outils et de la bonne technologie vous aidera grandement à établir de bonnes relations.
Quels outils pouvez-vous utiliser pour gérer les parties prenantes d'un projet?
Matrice d'analyse des parties prenantes
Cette matrice est essentielle pour identifier et prioriser les parties prenantes en fonction de leur influence, de leur intérêt et de leur impact sur le projet. Elle vous permet de concentrer vos efforts là où ils sont le plus nécessaires.
Registre des parties prenantes
Il s’agit d’un document ou d’une base de données complète qui rassemble toutes les informations pertinentes sur chaque partie prenante, y compris ses coordonnées, son rôle dans le projet et tout intérêt ou exigence particulière qu’elle pourrait avoir.
Logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM)
Pour les projets de grande envergure qui comptent de nombreuses parties prenantes, qui sont soumis à des cadres réglementaires en matière d’engagement des parties prenantes ou qui doivent rendre compte de la mobilisation des parties prenantes, un logiciel de gestion des parties prenantes adapté peut s’avérer un outil essentiel. Contrairement aux outils de gestion de la relation client (CRM), qui sont davantage axés sur la vente, les logiciels de gestion des parties prenantes sont conçus spécifiquement pour gérer les interactions et les relations avec les parties prenantes d’un projet. Ces outils offrent une vue à 360 degrés de la mobilisation des parties prenantes, ce qui permet de comprendre parfaitement l’implication et l’influence de chacune d’entre elles.
Plan de mobilisation des parties prenantes
Un plan de communication bien structuré garantit que toutes les parties prenantes reçoivent les bonnes informations au bon moment, ce qui contribue à maintenir la transparence et à instaurer la confiance.
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Registre des problèmes
Il est essentiel de tenir un registre des problèmes qui se posent, de leur impact et des mesures prises pour les résoudre. Cela permet de s’assurer que rien n’est oublié et que les parties prenantes sont tenues informées de la manière dont les problèmes sont traités.
Enquêtes et questionnaires
Ces outils peuvent être utilisés pour recueillir les réactions, les opinions et les perceptions des parties prenantes. Ils sont utiles pour comprendre les attentes et les niveaux de satisfaction des parties prenantes. Pour plus d’efficacité, ces questionnaires doivent être reliés à votre système de gestion des données des parties prenantes.
Matrice RACI (responsable, redevable, consulté, informé)
Cette matrice définit les rôles des différentes parties prenantes dans les tâches ou les décisions. Elle précise qui est responsable de l’exécution, qui doit rendre compte des résultats, qui doit être consulté et qui doit être tenu informé.
Mécanismes de retour d'information
Les boîtes à idées, les forums en ligne et les lignes directes peuvent être d’excellents moyens pour permettre aux parties prenantes de faire part de leurs réactions et de leurs préoccupations. Toutefois, certains de ces outils peuvent ne pas constituer le canal idéal pour les parties prenantes mécontentes, par exemple celles qui souhaitent rester anonymes. En outre, la diversité des méthodes de communication, si elle n’est pas bien gérée et centralisée, peut entraîner des silos d’information et empêcher le chef de projet d’avoir une bonne vue d’ensemble de la situation avec une partie prenante. Dans ce cas également, la mise en œuvre d’un SRM peut s’avérer précieuse.
Logiciel de gestion de projets
Si les outils traditionnels de gestion de projets ne disposent pas de certaines fonctionnalités permettant une gestion complète des parties prenantes, ils peuvent néanmoins s’avérer précieux pour gérer l’avancement du projet et constituer un excellent moyen de gérer des listes de tâches liées à d’autres aspects du projet. L’intégration de ces outils avec un logiciel d’implication des parties prenantes peut fournir une solution plus complète.
Pourquoi les plateformes de gestion de projets ne sont pas adaptées à la gestion des parties prenantes
Les plateformes de gestion de projets telles que Monday.com et Asana sont devenues immensément populaires ces dernières années, et ce pour de bonnes raisons. Elles offrent des interfaces intuitives, des tableaux personnalisables et de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la gestion des tâches, la collaboration et l’optimisation du flux de travail. Cependant, lorsqu’il s’agit de gérer les personnes qui peuvent être affectées ou avoir une influence sur vos grands projets, en particulier lorsqu’elles sont géographiquement à proximité d’un projet, ces plateformes ne sont peut-être pas le choix idéal. Voici pourquoi :
Fonctionnalités limitées centrées sur les parties prenantes
Les plateformes de gestion de projets sont principalement conçues pour la gestion des tâches et des équipes. Elles se concentrent principalement sur l’équipe interne et ses tâches, et non sur les parties prenantes externes. Vous pouvez certes ajouter des parties prenantes en tant que membres de l’équipe ou collaborateurs, mais il s’agit d’une solution de contournement et non d’une solution dédiée à la gestion des parties prenantes. En outre, la gestion de données personnelles sur ce type de plateforme peut vous exposer à des violations de la sécurité des données et à des risques.
Manque d'outils de communication complets
La communication est le fondement d’une gestion efficace des parties prenantes. Les plateformes dédiées à la gestion des parties prenantes offrent souvent des fonctionnalités telles que l’analyse des sentiments, l’historique des communications spécifiques aux parties prenantes, etc. Les outils de gestion de projets généraux tels qu’Asana et Monday.com n’offrent généralement pas de fonctions de communication aussi complètes et adaptées aux parties prenantes.
Surcharge de données
Dans les projets de grande envergure impliquant de nombreuses parties prenantes, le volume de données peut être écrasant. Monday.com et Asana ne sont pas toujours bien équipés pour gérer de grandes quantités de données spécifiques aux parties prenantes, telles que les commentaires, les interactions historiques et la catégorisation des parties prenantes.
Rapports inadéquats pour les parties prenantes
Dans les grands projets, les parties prenantes ont souvent besoin de rapports spécifiques adaptés à leurs intérêts et à leurs préoccupations. Les outils généraux de gestion de projets peuvent ne pas offrir la granularité et la personnalisation nécessaires à la génération de rapports spécifiques aux parties prenantes.
Problèmes d'évolutivité
Au fur et à mesure que les projets prennent de l’ampleur et que les parties prenantes s’impliquent, l’évolutivité de votre outil de gestion devient cruciale. Les plateformes telles qu’Asana et Monday.com sont conçues principalement pour la collaboration en équipe et peuvent s’avérer difficiles ou encombrantes à mesure que le nombre de parties prenantes externes augmente.
Pas d'outils dédiés à l'analyse des parties prenantes
Il est essentiel de comprendre les parties prenantes, leur influence, leur intérêt et leur impact potentiel sur le projet. Les outils de gestion des parties prenantes sont souvent dotés de fonctions d’analyse qui permettent de classer et de catégoriser les parties prenantes. Ces fonctions sont généralement absentes des plateformes telles que Monday.com et Asana.
Préoccupations relatives à la sécurité des données et à la protection de la vie privée
Les grands projets impliquent souvent des informations sensibles. Si les solutions de gestion de projets en ligne offrent des fonctions de sécurité, les outils de gestion des parties prenantes offrent souvent des mesures de sécurité des données plus rigoureuses, conçues pour protéger les informations des parties prenantes.
Implications financières
L’ajout d’un grand nombre de parties prenantes en tant qu’utilisateurs ou collaborateurs sur des plateformes telles qu’Asana, Monday.com ou Trello peut devenir prohibitif, car ces plateformes facturent souvent par utilisateur.
Pour les projets avec de nombreuses parties prenantes, qui nécessitent une capacité SIG pour la visualisation, un processus de gestion des plaintes, la création de rapports avancée destinés à un usage externe ou interne, un outil de gestion des parties prenantes dédié, qui offre des caractéristiques et des fonctionnalités spécialisées pour répondre aux besoins spécifiques des parties prenantes, est le choix approprié.
La pierre angulaire de la gestion de projets
Les parties prenantes sont plus que de simples participants; elles sont les piliers sur lesquels reposent les projets réussis. Leur engagement, leurs idées et leur retour d’information servent de guide pour la réussite du projet. De même qu’un chef d’orchestre s’assure que chaque musicien joue en harmonie, produisant ainsi une belle symphonie, de même un chef de projet s’assure de la mobilisation de chaque partie prenante.
Pour les chefs de projet qui visent la réussite, la mobilisation des parties prenantes n’est pas une option, c’est une priorité. Grâce à un engagement actif, les projets atteignent non seulement leurs objectifs, mais gagnent également la bonne volonté et la confiance des personnes concernées. À l’instar d’un maestro qui dirige un orchestre, un engagement efficace des parties prenantes transforme chaque projet en un chef-d’œuvre de collaboration.
