De nombreuses entreprises de taille moyenne et de grande taille possèdent un nombre important de parties prenantes, nécessitant ainsi un registre des parties prenantes. Qu’elles soient internes (dirigeants, gestionnaires, actionnaires, etc.), ou externes (utilisateurs, gouvernement, groupes d’intérêts, etc.), les parties prenantes tendent à se multiplier rapidement lors de la réalisation de projets d’envergure. Par exemple, les projets de construction d’infrastructures requièrent beaucoup de temps ainsi que l’implication d’une foule d’individus et de groupes. Alors, comment ces entreprises arriveront-elles à jongler avec les relations complexes entre les parties prenantes et leurs projets?
Les entreprises ont donc besoin de centraliser leurs données afin de pouvoir les gérer efficacement, car les avantages qui y sont rattachés sont loin d’être négligeables.
Plusieurs solutions qui s’offrent à elles pour effectuer cette gestion. Alors que certaines choisissent de travailler avec une base de données créée dans un chiffrier (Excel), dans une plateforme collaborative (Sharepoint) ou encore dans un CRM, d’autres se tournent vers un logiciel conçu spécifiquement pour la gestion des parties prenantes. Ce logiciel se nomme le registre des parties prenantes.Qu’est-ce qu’un registre des parties prenantes?
Un registre de parties prenantes comprend l’identification et l’analyse de tous les acteurs qui ont une influence ou un intérêt dans un projet, ou qui peuvent en subir les impacts.
Une fois les parties prenantes identifiées et listées, le registre permet aussi de recueillir des renseignements supplémentaires tels que les intérêts, préoccupations, attitudes et la localisation des différentes parties prenantes.
Pourquoi les organisations ont-elles besoin d’un registre des parties prenantes?
Il est essentiel de constituer un registre des parties prenantes, puisque leur participation est potentiellement déterminante dans la réussite d’un projet. Les nombreux acteurs impliqués dans une entreprise d’envergure ont besoin d’avoir accès en tout temps à une source de renseignements fiable.
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Le modèle de registre des parties prenantes : ne manquez jamais une information cruciale!
Votre modèle de registre des parties prenantes servira de plan pour tous vos projets à l’avenir. Il devrait donc inclure toute information que vous souhaitez dupliquer dans différentes initiatives. De cette façon, vous n’avez jamais à vous soucier d’oublier les informations clés!
Votre modèle de registre des parties prenantes doit inclure les informations suivantes :
- Nom
- Rôle ou titre de la partie prenante
- Catégorie (interne ou externe ; primaire ou secondaire)
- Niveau d’influence sur le projet (faible, moyen ou élevé)
- Niveau d’intérêt pour le projet (faible, moyen ou élevé)
- Besoins ou désirs spécifiques
- Forme principale de communication
- Type d’information qu’ils préfèrent dans les mises à jour
- Fréquence souhaitée de mise à jour
- Informations de contact
- Toutes les notes supplémentaires
Comment élaborer un registre des parties prenantes clair et efficace?
1. Définir l’objectif du registre des parties prenantes
Clarifiez les objectifs spécifiques du registre des parties prenantes. Quelles informations souhaitez-vous recueillir et comment seront-elles utilisées.
2. Identifier les parties prenantes
Réalisez une analyse approfondie pour identifier toutes les parties prenantes potentielles, à la fois internes et externes. Impliquez les membres de l’équipe du projet et les parties prenantes existantes.
3. Collecter des informations pertinentes
Pour chaque partie prenante identifiée, collectez les composantes clés d’un registre des parties prenantes indiquées dans la section ci-dessus.
4. Utiliser un outil de gestion des parties prenantes
Avec l’outil Boréalis, saisissez les données collectées dans le système et explorez les fonctionnalités offertes par l’outil pour maximiser l’efficacité de la gestion des parties prenantes.
5. Établir des critères de catégorisation
Définissez des critères pour catégoriser les parties prenantes en fonction de leur niveau d’influence, de leur intérêt, de leur pouvoir décisionnel, etc.
6. Catégoriser les parties prenantes
Utilisez les critères définis pour classer chaque partie prenante dans une catégorie spécifique. Cette catégorisation aidera à adapter la stratégie de gestion en fonction des besoins de chaque groupe.
7. Mettre à jour régulièrement
Établissez une fréquence de mise à jour du registre des parties prenantes pour que le registre demeure pertinent tout au long du cycle de vie du projet.
Et pour une gestion optimale des parties prenantes, engagez-vous tôt en identifiant les parties prenantes dès le début du projet, établissez des canaux de communication ouverts pour recueillir activement leurs retours et hiérarchisez-les selon leur impact potentiel pour concentrer les efforts sur les relations cruciales. En suivant ces étapes, vous serez mieux équipé pour créer et maintenir un registre des parties prenantes efficace sans souci!
Le registre des parties prenantes dans la gestion de projet
Le rôle d'un registre des parties prenantes dans une gestion de projet réussie
Un registre des parties prenantes est crucial en gestion de projet. Il offre une vue d’ensemble des acteurs, internes ou externes. En identifiant les attentes, intérêts, et niveaux d’influence des parties prenantes, il permet d’obtenir des stratégies de gestion mieux adaptées.
Études de cas ou exemples de registres des parties prenantes en action
Par exemple, dans le cadre d’un projet de construction de parc éolien, les préoccupations des résidents locaux concernant les impacts visuels potentiels sont cruciales à aborder. Le registre des parties prenantes devient un outil stratégique en orientant l’équipe du projet vers une communication ciblée. En identifiant spécifiquement les inquiétudes visuelles, l’équipe peut adapter ses messages pour fournir des informations claires et concevoir des solutions d’atténuation qui répondent directement aux préoccupations, favorisant ainsi une approche proactive de la gestion des relations avec les parties prenantes.
Pourquoi le registre des parties prenantes est important pour les candidats à la certification Project Management Professional (PMP)?
Les professionnels certifiés PMP doivent démontrer leur capacité à anticiper, identifier, et gérer les relations avec toutes les parties prenantes impliquées dans un projet, ce qui inclut la création et la mise à jour du registre des parties prenantes.
Le Guide PMBOK® (Guide du Corpus des Connaissances en Management de Projet), qui est la base de la certification PMP, inclut la gestion des parties prenantes comme l’un des domaines de connaissance essentiels. Dans le contexte de la certification PMP, les candidats doivent démontrer leur compréhension de la création et de la gestion du registre des parties prenantes.
Choisir les bons outils pour votre registre des parties prenantes
Grâce à ses outils spécialisés, Borealis facilite la mise en place et la gestion d’un registre des parties prenantes, permettant ainsi aux entreprises et aux équipes de projet de gérer de manière proactive leurs relations avec les parties prenantes tout au long du cycle de vie d’un projet. Le module de gestion des parties prenantes centralise toutes les données et les garde à portée de main pour simplifier les tâches quotidiennes.
Quelles sont les faiblesses des bases de données traditionnelles?
De nombreuses entreprises utilisent malheureusement toujours des supports inadaptés pour bâtir un registre de leurs parties prenantes. Les bases de données traditionnelles peuvent être d’une certaine utilité si le volume d’entrées est peu important. Mais pour des projets d’envergure, ces solutions ne répondent pas tout à fait aux impératifs d’un système de gestion de données efficace et sécuritaire.
La sécurité
La protection des données confidentielles n’est pas garantie, et leur vulnérabilité les expose à être copiées, modifiées, manipulées et même supprimées, par exprès ou par inadvertance, sans possibilité de connaître l’origine de l’action.
La qualité
La traçabilité
Pourquoi investir dans une solution moderne pour tenir un registre de partie prenante?
Une bonne base de données dédiée à la gestion des relations avec les parties prenantes – que l’on appelle davantage outil, système ou logiciel de gestion des parties prenantes – permet d’accéder à des informations pertinentes, de réduire les efforts et le temps à fournir pour créer des rapports, et d’augmenter la sécurité des données. Cela passe notamment par les caractéristiques suivantes :
Elle facilite la gestion des données
- En s’assurant que tous ont accès aux mêmes renseignements, à une même source unique de vérité.
- En facilitant la transmission rapide de l’information (événement, conversation, décision, etc.)
- En attribuant des droits d’accès selon les besoins spécifiques
- En permettant son intégration à des outils externes (plateforme de participation, logiciel de courriel, etc.)
- En simplifiant l’analyse des données, la création de rapports et leur transmission
Elle aide à prendre des décisions éclairées, à élaborer des stratégies proactives et à protéger la réputation
- En permettant d’établir une cartographie des parties prenantes en fonction de leur influence, de leurs intérêts et d’autres critères pertinents
- En offrant une vision globale et unifiée des informations importantes, ce qui permet de prendre les actions nécessaires au moment opportun
Elle permet d’économiser des ressources
- En rendant disponibles de façon efficace les renseignements nécessaires pour éviter malentendus et répétitions
- En automatisant une partie des tâches reliées au travail de mobilisation
Investir dans une solution moderne de gestion des parties prenantes, comme Boréalis, est essentiel. Cette plateforme offre une approche intégrée pour suivre, analyser et engager les parties prenantes tout au long des projets. Avec des fonctionnalités avancées telles que la cartographie des parties prenantes et l’automatisation des rapports, Boréalis est un choix stratégique, favorisant une gestion efficace et transparente des relations avec les parties prenantes.
Comment constamment maintenir à jour le registre des parties prenantes?
Pour assurer la pertinence continue du registre des parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet, assurez-vous de réviser régulièrement le registre pour garantir son actualité. Actualisez les attentes des parties prenantes en fonction de l’évolution du projet et organisez des réunions régulières pour comprendre leurs préoccupations.
Vous pourriez également classer les parties prenantes selon leur niveau d’influence et ajustez cette classification. Assurez-vous d’informer les parties prenantes des progrès, changements et défis en utilisant divers canaux de communication. Sollicitez régulièrement des commentaires pour évaluer la satisfaction.
Finalement, identifiez les risques liés aux parties prenantes et développez des plans d’atténuation. Réévaluez périodiquement ces risques pour maintenir la pertinence des plans. Vous pourriez offrir une formation continue à l’équipe pour tenir compte des nouvelles parties prenantes et des changements d’attentes.
En suivant ces conseils, vous optimiserez la pertinence du registre des parties prenantes, garantissant ainsi une gestion efficace tout au long du projet.
Comment éviter les pièges?
La gestion d’un registre des parties prenantes peut être complexe, avec des pièges courants à éviter.
Parmi eux :
- Identification incomplète des parties prenantes : ne pas identifier toutes les parties prenantes pertinentes, y compris celles indirectement affectées.
- Manque de mise à jour régulière : un registre doit être constamment mis à jour pour rester efficace face aux changements dans l’organisation, le marché, ou l’environnement réglementaire.
- Communication insuffisante : partager efficacement les informations du registre au sein de l’organisation est crucial pour éviter des malentendus sur les attentes des parties prenantes.
- Négligence de la hiérarchisation : ne pas hiérarchiser les parties prenantes en fonction de leur influence peut entraîner une répartition inefficace des ressources.
- Manque d’engagement : l’implication des parties prenantes est cruciale, et un manque d’engagement peut entraver le succès des projets.
- Utilisation inadéquate des informations : posséder un registre est une chose, mais il est essentiel d’utiliser efficacement ces données pour influencer les décisions de l’organisation.
- Manque de flexibilité : un registre rigide peut entraver la capacité de l’organisation à s’adapter rapidement aux évolutions du contexte.
- Confidentialité non respectée : le traitement prudent des informations sensibles sur les parties prenantes est crucial pour éviter des problèmes de confiance et des implications juridiques.
En évitant ces pièges, les organisations peuvent maximiser l’efficacité de leur registre des parties prenantes et améliorer leur capacité à gérer les relations avec les parties prenantes de manière stratégique.
À retenir
- Les bases de données regroupant les informations sur les parties prenantes sont non seulement nécessaires, mais elles répondent également à des exigences légales.
- Les différents types de bases de données ne sont pas tous équivalents sur le plan de l’utilité. Alors que les registres traditionnels permettent de gérer de l’information, les systèmes avancés et plus sophistiqués permettent d’être proactifs, d’atténuer les risques sociaux et de bâtir des relations de confiances.
- Les bases de données plus traditionnelles peuvent convenir pour un volume peu élevé de données, mais les projets d’envergure exigent un système de gestion des données beaucoup plus performant.
- L’acquisition d’un système de gestion des parties prenantes est un investissement. En facilitant l’accès à des données à jour et en offrant plusieurs outils pratiques, il permet d’éliminer des irritants et de gagner du temps.
Boréalis offre une gamme complète de fonctionnalités et de modules qui répond aux besoins des gros projets. Parlez avec un de nos experts dès aujourd’hui pour organiser une démonstration du système.
