Engager, gérer et satisfaire les parties prenantes expérimentées peut être un défi, même pour les chefs de projet ou les professionnels de l’engagement les plus chevronnés. Les parties prenantes expérimentées disposent généralement d’une autorité et d’une expertise en la matière élevées, d’attentes considérables à l’égard de leur entourage, et d’un pouvoir et d’une influence suffisants pour entraver des projets, même de grande envergure.
Avantages de l'engagement et de la satisfaction des parties prenantes expérimentées
Certaines parties prenantes se montreront des alliés enthousiastes, tandis que d’autres s’opposeront ouvertement à votre projet. En raison de leur impact considérable, il est essentiel pour la réussite d’un projet de savoir comment gérer les parties prenantes et d’établir avec elles une relation, une confiance et une crédibilité.
Le soutien des parties prenantes expérimentées n’est pas seulement souhaitable, il est indispensable sur le plan stratégique. En raison de leurs connaissances et de leur expérience uniques, les parties prenantes principales peuvent souvent améliorer la qualité du projet, aider à corriger la direction du projet lorsque les choses dérapent et même atténuer les risques. Elles peuvent également fournir un retour d’information inestimable et vous aider à atteindre vos objectifs en faisant appel à leurs vastes réseaux pour obtenir des ressources. Elles peuvent aussi influencer des négociations ou des résultats.
Un plan en huit étapes pour gérer les parties prenantes expérimentées
Étape 1 : Identifier les parties prenantes expérimentées
La première étape d’une gestion réussie des parties prenantes expérimentées consiste à identifier les personnes susceptibles d’être affectées de manière significative par votre projet ou votre entreprise ou la manière dont elles pourraient en influencer le résultat. Vous devez prendre en compte les parties prenantes internes et externes dans ce processus et dresser une liste aussi exhaustive que possible.
L’examen des organigrammes vous aidera à trouver des personnes ou des services à ajouter à votre liste de parties prenantes internes, mais vous voudrez également parler directement avec les superviseurs, les gestionnaires et les employés afin d’obtenir leur point de vue.
Pour ce qui est de l’identification des parties prenantes externes, tout dépend du type de projet que vous gérez. Si votre projet a des répercussions potentielles sur la communauté, les habitants de la région seront des parties prenantes clés, tout comme les dirigeants de la communauté, les représentants des autorités locales et les organismes de réglementation. Les actionnaires de l’entreprise seront toujours des parties prenantes prioritaires, tout comme les personnes influentes sur les médias sociaux, les activistes et le personnel des médias.
Étape 2 : Approfondir l'analyse des parties prenantes
Une fois que vous aurez identifié vos parties prenantes, vous voudrez en savoir plus sur elles, notamment sur les points suivants :
- Leurs besoins, leurs intérêts et leurs attentes
- Leur domaine d’expertise (le cas échéant)
- Le rôle qu’elles jouent habituellement dans les projets
- Leur perception actuelle de votre entreprise ou de votre projet
- Leur niveau de pouvoir et d’influence
- Les personnes qui les influencent
- Les risques qu’elles représentent pour le projet
- Ce qui constitue une valeur pour eux
- Comment elles mesurent le succès
- Leurs préférences en matière d’engagement et de communication
- Etc.
Une analyse approfondie des parties prenantes vous aidera à identifier celles qui ont un statut élevé afin de créer une stratégie d’engagement informée qui réduira l’opposition, augmentera l’adhésion et créera les meilleurs résultats possibles pour toutes les personnes impliquées.
Une excellente stratégie pour soutenir cette étape consiste à créer un registre centralisé des parties prenantes au fur et à mesure que vous les identifiez. Cette base de données des parties prenantes doit être facilement accessible et centralisée, ce qui permet à tous les membres de l’équipe impliqués dans l’identification des parties prenantes de contribuer et d’accéder aux informations. Cette méthode centralisée permet d’éviter la perte de données importantes et la création de listes isolées contenant des quantités d’informations différentes.
Étape 3 : Classer les parties prenantes par ordre de priorité
Une fois que vous les connaissez mieux, vous pouvez utiliser une matrice classique deux par deux ou une solution de cartographie des parties prenantes. Vous pourrez ainsi classer par ordre de priorité les principales parties prenantes en fonction d’attributs tels que le pouvoir et l’intérêt pour votre projet, ce qui vous permettra d’allouer vos ressources de manière plus efficace.
Par exemple, vous pourriez décider de surveiller le retour d’information des parties prenantes expérimentées ayant peu de pouvoir et d’intérêt, mais de tenir les parties prenantes ayant peu de pouvoir et d’intérêt régulièrement informées des initiatives et des étapes du projet par le biais d’une lettre d’information mensuelle.
Vous feriez des efforts considérables pour gérer, engager, impliquer et satisfaire les parties prenantes expérimentées et d’intérêt élevé, et vous chercheriez également à satisfaire les parties prenantes expérimentées et d’intérêt faible qui pourraient rapidement passer dans le quadrant de haut niveau et d’intérêt élevé si elles se sentaient lésées.
Toutefois, il est important de noter que sans une hiérarchisation appropriée, les parties prenantes moins influentes, qui peuvent avoir des préoccupations fréquentes, risquent de monopoliser le temps et les ressources consacrés à la gestion des parties prenantes.
Étape 4 : Gérer les besoins et les attentes des parties prenantes expérimentées
La gestion des besoins et des attentes des parties prenantes expérimentées peut s’avérer décourageante en raison d’attentes irréalistes ou contradictoires ou du désir de mettre en œuvre des changements dépassant le budget ou la portée du projet.
Il est essentiel de fixer des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis) dès le début du projet et de contrôler l’élargissement du champ d’application en documentant. Comment? En analysant constamment l’impact des changements proposés ou négociés par les parties prenantes sur le budget et le calendrier du projet.
Vous devrez également veiller à ce que la gestion de certains groupes de parties prenantes expérimentées ne vous amène pas à négliger les besoins des autres ou à détourner votre attention des tâches vitales du projet.
C’est là que l’utilisation de données structurées et de tableaux de bord s’avère extrêmement utile. La possibilité d’accéder à des données en temps réel sur les activités d’engagement, les groupes impliqués et les étapes franchies peut changer la donne. Cette approche permet aux équipes et aux responsables d’adapter les stratégies en temps réel, ce qui évite de passer des jours voire des semaines à compiler des données.
Étape 5 : Établir la confiance et les relations en communiquant régulièrement et efficacement
Il est important de tenir les parties prenantes expérimentées informées de l’état d’avancement du projet, des progrès et des risques. Prendre en compte leurs préoccupations et de leur fournir un retour d’information au moment opportun sont aussi esssentiels. Vous devez également faire preuve d’ouverture et d’honnêteté en ce qui concerne les changements, les défis ou les compromis susceptibles d’affecter les résultats attendus ou les intérêts des parties prenantes.
Votre plan de communication doit préciser l’objectif, la fréquence, le format et les canaux que vous utiliserez pour les différentes mises à jour afin de garantir que les parties prenantes expérimentées reçoivent les informations de la manière qui leur convient le mieux. Nombreux sont ceux qui préfèrent les communications par courrier électronique. D’autres préféreront les vidéoconférences. Certains voudront des comptes rendus en face à face.
Vous devrez également adapter votre message aux différents groupes de parties prenantes. Par exemple, vous utiliserez probablement un langage plus formel, concis et axé sur les données pour les régulateurs gouvernementaux ou les cadres supérieurs. D’un autre côté, vous emploierez un langage plus engageant, basé sur des histoires, pour les groupes de résidents ou les dirigeants des communautés tribales.
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Étape 6 : Solliciter l'avis et le retour d'information des parties prenantes expérimentées
Les organisations devraient s’efforcer d’inclure les parties prenantes expérimentées dans les processus de prise de décision et de résolution collaborative des problèmes chaque fois que cela est possible. Les parties prenantes expérimentées ont le pouvoir qu’elles ont en raison de leur expérience unique, de leur expertise, de leurs relations, de leur sens politique ou, dans certaines cultures ou certains contextes, simplement en raison de leur âge. Vous voudrez tirer parti de l’une ou l’autre de ces qualités, voire de toutes, dans la mesure du possible.
En outre, lorsque les parties prenantes expérimentées participent à la prise de décision, elles s’investissent émotionnellement et s’approprient davantage le projet, ce qui les rend plus engagés dans la cocréation de résultats positifs.
Étape 7 : Résoudre les conflits de manière constructive et dans un esprit de collaboration
Une résolution efficace des conflits crée une culture du respect, encourage une communication ouverte et, en fin de compte, crée un lien de confiance entre les parties.
En sachant comment gérer les conflits entre les parties prenantes, l’officier de liaison, le chef de projet et le spécialiste des affaires extérieures peuvent à la fois améliorer les relations avec les parties prenantes, maintenir leur réputation et préserver l’harmonie et l’avancement du projet.
Étape 8 : Apporter de la valeur
Il est essentiel de rester conscient de ce qui constitue une valeur ajoutée pour les aînés et les parties prenantes expérimentées tout au long du cycle de vie du projet.
Par exemple, comprendre et apporter de la valeur aux dirigeants d’une communauté tribale est un aspect essentiel tout au long du cycle de vie du projet. Au cours de la phase de planification initiale, la valeur pour un aîné ou un dirigeant respecté pourrait consister à l’impliquer dans les discussions relatives aux aspects culturels ou environnementaux du projet, domaines dans lesquels sa sagesse et son expérience sont profondément appréciées. Au fur et à mesure que le projet progresse vers son achèvement, la démonstration de la valeur pourrait consister à honorer ces dirigeants dans un rôle important au cours d’une célébration ou d’une cérémonie communautaire, en reconnaissant leurs contributions et leur influence dans la réussite du projet.
Vous pouvez vérifier si vous avez apporté de la valeur en réexaminant votre travail initial d’analyse des parties prenantes et en évaluant vos stratégies et tactiques d’engagement par rapport aux besoins et aux attentes identifiés à l’origine pour vos principales parties prenantes. Vous pouvez également examiner diverses interactions et communications stockées dans la base de données de votre logiciel d’engagement communautaire.
Lorsque les parties prenantes se sentent valorisées et appréciées, elles sont plus susceptibles d’apporter leur expertise et leurs ressources de manière productive. Cela permet d’accroître les possibilités de croissance et de minimiser les interventions ou les retards dans les projets à avenir.
Comment gérer les parties prenantes expérimentées à l'aide d'un outil adapté
Il est essentiel, pour la réussite d’un projet, d’établir des relations, une crédibilité et une confiance et de gagner l’adhésion avec les parties prenantes expérimentées.
Bien que les parties prenantes expérimentées constituent une catégorie à part entière, avec ses propres défis, il est important de reconnaître que ces personnes possèdent souvent plusieurs rôles ou attributs au-delà de leur ancienneté. Cette diversité peut rendre plus complexe la gestion de la communication, des attentes et des problèmes qui en découlent. Par conséquent, la nécessité d’un outil de gestion des relations avec les parties prenantes adapté devient cruciale pour gérer efficacement ces complexités.
Au cours de nos 20 années d’activité, nous avons aidé plus de 200 entreprises à structurer les données relatives à l’engagement des parties prenantes, à améliorer l’efficacité de l’équipe et les résultats du projet. Notre logiciel est conçu pour aider les professionnels de l’engagement à identifier et à classer leurs parties prenantes, à planifier leurs activités, à suivre les interactions avec les parties prenantes et à évaluer l’impact de leurs initiatives. L’accès aux données en temps réel garantit que toutes les personnes impliquées sont informées et alignées, facilitant ainsi une gestion plus efficace des parties prenantes et des processus de prise de décision.
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