Pour les entreprises qui cherchent à établir des relations de confiance, l’engagement des parties prenantes est un cycle sans fin. Pour améliorer les résultats, les stratégies et les processus doivent être continuellement affinés au fil du temps. Heureusement, les organisations peuvent se tourner vers un certain nombre de cadres et de meilleures pratiques pour guider leurs efforts. L’un de ces cadres est le AA1000 Stakeholder Engagement Standard (SES) 2015.
Qu'est-ce que la norme AA1000 sur l'engagement des parties prenantes ?
La norme AA1000 a été développée par AccountAbility, une société mondiale de conseil et de normalisation qui aide les organisations à relever les défis environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) afin de promouvoir des pratiques commerciales responsables et d’améliorer les performances.
La norme AA1000 SES est une norme librement accessible et mondialement reconnue qui définit une série d’exigences et de meilleures pratiques pour un engagement de qualité envers les parties prenantes. Il s’agit de la norme d’engagement des parties prenantes la plus largement adoptée dans le monde.
Selon AccountAbility, la norme AA1000 SES :
- Fournit un cadre simple, pertinent et pratique pour mettre en œuvre un engagement de qualité des parties prenantes.
- Explique comment repenser l’approche de l’engagement d’une organisation en donnant aux parties prenantes les moyens de contribuer activement à la création de valeur.
- Décrit comment intégrer l’engagement des parties prenantes dans la gouvernance, la stratégie et les opérations d’une organisation.
Légende : Source : AA1000 Stakeholder Engagement Standard (2015) © AccountAbility 2015
Source : AA1000 Stakeholder Engagement Standard (2015) © AccountAbility 2015
Pour plus de détails, vous pouvez télécharger le SES AA1000 ici.
A qui s'adresse la norme AA1000 ?
La SES AA1000 a été écrite pour les professionnels de l’engagement des parties prenantes (par exemple, ceux qui travaillent dans le domaine de l’engagement communautaire, des affaires publiques, des relations gouvernementales, de la gestion des terres et des actifs, de l’environnement et de la performance sociale, etc.
La norme AA1000 est destinée à être utilisée par des organisations de toute taille, dans n’importe quel pays, et dans n’importe quel secteur d’activité – elle n’est pas seulement destinée aux grandes organisations ou entreprises !
La norme AA1000 peut être appliquée à tous les types d’engagement des parties prenantes : public ou privé, interne ou externe, par projet ou en continu.
Pourquoi les organisations devraient-elles adhérer au SES de l'AA1000 ?
L’engagement des parties prenantes est essentiel au succès d’une organisation. Écouter et répondre aux parties prenantes favorise la responsabilisation et améliore les performances. Mais pour que l’engagement des parties prenantes soit efficace, il doit être fait de manière stratégique, dans un but précis, pour atteindre des résultats spécifiques.
La norme AA1000 élimine les incertitudes du processus. Elle permet aux organisations d’éviter la phase initiale d’essai et d’erreur lorsqu’elles découvrent ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Le SES AA1000 fournit des lignes directrices simples pour aider les organisations à élaborer et à mettre en œuvre un processus d’engagement des parties prenantes de haute qualité, basé sur les meilleures pratiques établies.
Avantages d'un engagement de qualité des parties prenantes
Un engagement de qualité de la part des parties prenantes peut aider une organisation :
- Établir des relations transparentes et fondées sur la confiance avec les parties prenantes.
- Gérer les risques plus efficacement pour préserver sa réputation.
- Apprendre des parties prenantes, pour promouvoir l’innovation et obtenir de meilleurs résultats.
- Avoir une vue d’ensemble pour mieux comprendre les situations complexes et les dynamiques culturelles.
- Créer un développement social plus équitable et durable en donnant aux parties concernées une voix à la table des négociations.
- Mettre en commun les ressources pour résoudre des problèmes ou atteindre des objectifs qui ne pourraient être atteints autrement.
- Éduquer et informer les parties prenantes, afin d’influencer leurs choix et leurs actions.
- Identifier plus facilement les problèmes importants (et en rendre compte).
- Obtenir une licence sociale d’exploitation.
Mise en œuvre de la norme AA1000 sur l'engagement des parties prenantes
La norme AA1000 SES fournit des conseils pour aider les organisations à intégrer la norme dans leurs processus de base, à définir les critères d’engagement des parties prenantes et à établir un processus d’engagement efficace.
Source : AA1000 Stakeholder Engagement Standard (2015) © AccountAbility 2015
Les résultats du processus d’engagement des parties prenantes doivent être significatifs pour les personnes impliquées, et doivent être communiqués de manière transparente. L’organisation doit examiner les résultats de l’engagement et utiliser les informations pour réviser ses processus afin d’améliorer ses performances.
Commencer avec AA1000
Les premières étapes de l’adoption de la SES AA1000 sont l’engagement et l’intégration. Les organisations doivent s’engager à respecter les principes de la SES AA1000 et intégrer l’engagement des parties prenantes dans leurs fonctions essentielles (gouvernance organisationnelle, stratégie et opérations).
Les 3 principes de la responsabilité
La norme AA1000 sur l’engagement des parties prenantes reconnaît 3 principes clés de la responsabilité : l’inclusivité, la matérialité et la réactivité. Ensemble, ces principes forment la base du SES AA1000 et de la série de normes AA1000.
Principes de responsabilité
- Inclusivité – les gens doivent avoir leur mot à dire dans les décisions qui les concernent.
- Importance relative – les décideurs doivent identifier les questions importantes et être clairs à leur sujet.
- Réactivité – les organisations doivent agir de manière transparente sur les questions importantes.
Source : AA1000 Stakeholder Engagement Standard (2015) © AccountAbility 2015
Inclusivité
Les organisations inclusives se tiennent responsables devant leurs parties prenantes et recherchent activement la participation de celles-ci à tous les niveaux pour obtenir de meilleurs résultats.
L’engagement inclusif des parties prenantes tient compte des besoins de toutes les personnes concernées. Dans certains cas, cela peut nécessiter des interventions pour supprimer les obstacles culturels, sociaux, politiques ou de communication qui empêchent les gens de participer de manière significative.
L’inclusion aide l’organisation à comprendre les diverses perspectives afin d’établir une vision globale des problèmes, ce qui permet de déterminer la matérialité.
Matérialité
Les questions de matérialité sont celles qui sont les plus pertinentes et les plus significatives. L’évaluation de la matérialité permet d’identifier les questions qui auront le plus grand impact sur les décisions, les actions et les performances de l’organisation ou de ses parties prenantes. Alors que différentes questions seront importantes pour différentes parties prenantes, l’organisation doit peser ces intérêts contradictoires et les hiérarchiser en conséquence.
L’AA1000 conseille aux organisations d’identifier clairement les questions les plus importantes et de rendre compte ouvertement aux parties prenantes de leurs performances en la matière.
L’importance relative aide à déterminer la réactivité, car les questions importantes seront en concurrence pour des ressources limitées.
Réactivité
La réactivité est la façon dont une organisation réagit aux problèmes. Elle peut être évaluée à travers ses décisions, ses actions, ses performances et ses communications avec les parties prenantes.
Les organisations doivent agir de manière transparente sur les questions importantes et développer des réponses innovantes et durables pour relever les défis qui comptent – non seulement maintenant, mais aussi à l’avenir.
Toute organisation qui choisit de mettre en œuvre l’AA1000 doit s’engager formellement à respecter ces principes. Cela peut se faire en publiant une déclaration de politique, ou en incluant l’engagement dans la mission de l’organisation ou les déclarations de valeurs.
Intégration de l'AA1000 dans les opérations de base
L’engagement des parties prenantes n’est pas un processus autonome. Pour être efficace, l’AA1000 soutient que l’engagement des parties prenantes doit être pleinement intégré dans les processus fondamentaux et la culture d’une organisation. Ce faisant, les résultats de l’engagement peuvent être utilisés pour informer le processus de prise de décision et améliorer les résultats stratégiques et opérationnels.
Le SES AA1000 comprend un certain nombre de recommandations pour aider les organisations à intégrer l’engagement des parties prenantes dans leur gouvernance, leur stratégie et leurs opérations.
La norme AA1000 peut également être utilisée pour soutenir les exigences d’engagement des parties prenantes de nombreuses autres normes, y compris la Global Reporting Initiative G4 et les directives ISO 26000 sur la responsabilité sociale.
Définir le processus d'engagement des parties prenantes
Pour garantir un engagement réussi, le SES AA1000 aide les organisations à définir clairement l’objectif, la portée et les parties prenantes qui seront impliquées. Cette connaissance est utilisée pour informer les stratégies, les choix et les activités quotidiennes.
Source : AA1000 Stakeholder Engagement Standard (2015) © AccountAbility 2015
Objectif - Pourquoi l'organisation s'engage-t-elle auprès des parties prenantes ?
Avant de commencer l’engagement, il est important de réfléchir à la raison pour laquelle vous devez vous engager et à ce que vous espérez obtenir.
L’objectif de l’engagement peut être lié à des activités en cours ou axé sur un projet spécifique. Une organisation peut avoir besoin d’aborder des questions opérationnelles ou de déterminer le plan d’action le plus acceptable pour les personnes concernées. Dans tous les cas, il est essentiel d’établir des relations de confiance avec vos parties prenantes.
L’AA1000 affirme que l’objectif de l’engagement doit être lié à la stratégie globale de l’organisation. Cet objectif doit être révisé si nécessaire, en fonction des commentaires des parties prenantes.
Portée - Sur quelles questions l'organisation doit-elle s'engager ?
Pour déterminer la portée de l’engagement, vous devrez définir les questions importantes qui sont pertinentes pour votre objectif. Quelles parties de l’organisation doivent être impliquées ? L’objectif de l’engagement affecte-t-il l’organisation dans son ensemble, ou se limite-t-il à une seule région, activité, produit ou équipe ? Devez-vous vous engager avec les parties prenantes sur un problème actuel, des préoccupations à long terme, ou les deux ?
Comme pour l’objet de l’engagement, l’AA1000 vous recommande de revoir périodiquement la portée de l’engagement et d’ajuster votre stratégie si nécessaire, en fonction des commentaires de vos parties prenantes.
Parties prenantes - Qui doit être impliqué dans cet engagement ?
L’organisation doit identifier soigneusement les parties prenantes (individus, groupes et organisations) qui sont pertinentes pour son objectif et sa portée. Une analyse approfondie des parties prenantes est un excellent point de départ. Une fois les parties prenantes identifiées et analysées, la cartographie des parties prenantes peut aider les équipes à identifier les parties prenantes clés en fonction de leurs niveaux d’intérêt et d’influence afin de s’engager plus efficacement.
Créer un processus d'engagement réussi des parties prenantes
Une fois l’objectif, la portée et les parties prenantes identifiés, les organisations doivent mettre en place un processus solide d’engagement des parties prenantes.
Exigences pour un engagement de qualité des parties prenantes
Selon la norme AA1000, un engagement de qualité envers les parties prenantes doit :
- être basé sur un engagement envers les principes d’AccountAbility (AA1000APS)
- Définir clairement les enjeux de l’engagement
- Établir un processus de prise de décision
se concentrer sur les questions importantes pour l’organisation et/ou ses parties prenantes - Créer des opportunités de dialogue
- Faire partie intégrante de la gouvernance de l’organisation
- Être transparent, opportun, souple et réactif
- Avoir un processus adapté aux parties prenantes engagées
- Apporter une valeur ajoutée tant à l’organisation qu’à ses parties prenantes
Le processus d'engagement en 4 étapes préconisé par AA1000
AA1000 SES recommande un processus d’engagement en 4 étapes, qui peut être adapté aux besoins spécifiques de votre organisation ou de votre projet.
Source : AA1000 Stakeholder Engagement Standard (2015) © AccountAbility 2015
- Dresser le profil et la carte des parties prenantes
- Déterminer les niveaux et les méthodes d’engagement
- Établir et communiquer les limites de la divulgation
- Rédiger le plan d’engagement
- Établir des indicateurs
2. PRÉPARER
- Mobiliser les ressources
- Renforcer les capacités
- Identifier et se préparer aux risques liés à l’engagement
3. METTRE EN ŒUVRE LE PLAN D’ENGAGEMENT
- Inviter les parties prenantes à s’engager
- Informer les parties prenantes
- Engagez
- Documenter l’engagement et ses résultats
- Développer un plan d’action
- Communiquer les résultats de l’engagement et le plan d’action
4. EXAMINER ET AMÉLIORER
- Suivre et évaluer l’engagement
- Apprendre et améliorer
- Développer et suivre le plan d’action
- Rapport sur l’engagement
Source : AA1000 Stakeholder Engagement Standard (2015) © AccountAbility 2015
Chaque étape de ce processus peut être grandement simplifiée grâce à un logiciel de gestion des parties prenantes, qui permet aux équipes de planifier, d’engager et de mesurer toutes les activités d’engagement des parties prenantes à partir d’une plateforme unique.
Découvrez comment la cartographie des parties prenantes peut vous aider à cibler les bonnes personnes, avec le bon message, au bon moment.
L’engagement des parties prenantes est un cycle continu, mais les entreprises peuvent prendre des mesures simples pour améliorer leurs processus en cours de route. L’adoption des meilleures pratiques, l’adhésion à des normes mondialement reconnues comme AA1000 SES et la mise en œuvre d’outils de gestion de la relation avec les parties prenantes adaptés aux besoins aideront les équipes à établir des relations plus solides et plus productives – et à obtenir de meilleurs résultats.
À propos de Borealis
Le logiciel d’engagement des parties prenantes de Borealis est utilisé par des organisations du monde entier pour obtenir l’acceptation sociale, démontrer la responsabilité sociale des entreprises et prendre en compte les impacts des parties prenantes sur leurs activités principales.
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