Gestion des parties prenantes
Planifiez et surveillez toutes vos activités d'engagement des parties prenantes
Le module de gestion des parties prenante de Boréalis vous donne les outils nécessaires pour élaborer des plans de mobilisation plus efficaces, améliorer les relations avec les parties prenantes et mettre en place un processus inspirer par les meilleures pratiques du secteur.
Concentrez-vous sur la gestion de vos relations avec les parties prenantes et laissez notre solution logicielle s’occuper de la gestion de données.
aux parties prenantes et les garde à portée de main pour simplifier les tâches quotidiennes.
Sachez toujours qui sont vos parties prenantes
- Créez un registre central de tous les individus, organisations et ménages qui sont les acteurs de votre projet ou en lien avec vos processus d’affaires.
- Recensez-les ainsi que leurs affiliations afin de mieux comprendre leur influence et leurs préoccupations.
- Utilisez les fonctions de rapport pratiques pour donner aux gestionnaires une image claire et en temps réel de la cartographie de vos des parties prenantes en constante évolution.
Élaborez des plans de participation à partir de données fiables
- Élaborez des plans de participation distincts pour les personnes et les groupes de parties prenantes clés.
- Reliez ces plans aux à des objectifs de projet, des biens fonciers ou des objectifs de développement durable.
- Planifiez les tâches à venir, déléguez-les aux membres de l’équipe et envoyez des rappels automatiques au personnel pour éviter les oublis.
- Surveillez les charges de travail et suivez les progrès de l’équipe pour ajuster rapidement le cap si nécessaire.
Enregistrez et suivez toutes les questions, tous les engagements et toutes les obligations
- Enregistrez facilement toutes les interactions qui ont lieu avec les parties prenantes, que ce soit en personne, par téléphone/SMS, dans les courriels ou même sur les médias sociaux.
- Reliez-les au plan de participation approprié afin de contribuer la continuité des opérations.
- Accédez à ces enregistrements à tout moment pour assurer un suivi approprié et en temps utile.
Des fonctionnalités qui simplifient vos activités de gestion des parties prenantes
Enregistrez tous les courriels et les coordonnées des parties prenantes dans Boréalis directement depuis Outlook et en un seul clic.
Envoyez rapidement des courriels personnalisés à de multiples parties prenantes en fonction de critères sélectionnés.
Entrez, visualisez et gérez les données des parties prenantes, créez des tâches et recherchez des communications depuis votre appareil mobile, peu importe où vous vous trouvez.
Améliorer votre connaissance des meilleures pratiques en matière d'engagement des parties prenantes
Guide étape par étape pour l’élaboration d’un plan solide de gestion des parties prenantes
Découvrez les gains pouvant être réalisés grâce à la méthodologie de gestion des parties prenantes
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Voyez comment nous pouvons configurer Boréalis selon vos besoins pour améliorer considérablement la gestion des données de vos parties prenantes.
Gérer tous les aspects de l’environnement, du social et de la gouvernance à partir d’une plate-forme unique. Il suffit d’ajouter d’autres modules selon les besoins.
Logiciel d'engagement des parties prenantes FAQ
Un engagement significatif est motivé par le désir d’écouter les personnes qui seront affectées par ton projet et de comprendre leurs points de vue et leurs préoccupations. Pour établir des relations de confiance et mutuellement bénéfiques, il est important d’aller à la rencontre des Parties prenantes tôt et souvent, et de leur montrer que tu respectes leurs souhaits en intégrant ces rétroactions dans tes plans. La mobilisation des parties prenantes est un processus continu, et plusieurs canaux de communication peuvent t’aider à créer et à maintenir un dialogue actif. Il peut s’agir de réunions publiques, de bulletins d’information, de médias sociaux, de portails en ligne et de lignes d’assistance téléphonique dédiées. Cependant, il est crucial de garder une trace de ces nombreuses interactions! Pour les projets de moyenne ou grande envergure, les logiciels de mobilisation des parties prenantes jouent un rôle essentiel, car ils aident les équipes à résumer efficacement les rétroactions et à coordonner les activités de mobilisation. Au-delà, le logiciel de mobilisation des parties prenantes permet aux équipes de suivre, de centraliser et d’analyser les données du projet, ce qui peut grandement améliorer l’efficacité et la collaboration autour de la gestion des parties prenantes.
En mobilisant les parties prenantes, vous vous assurez que leurs besoins et leurs préoccupations sont pris en compte dès le début. Cela peut aider à identifier les problèmes et les défis potentiels dès le début du processus et vous permet de travailler ensemble pour trouver des solutions innovantes. Le logiciel de mobilisation des parties prenantes facilite le processus en tenant tout le monde informé des rétroactions reçues et de la façon dont tu réponds aux préoccupations. La mobilisation des parties prenantes améliore ton image publique en rendant les opérations plus transparentes. Tu peux utiliser les données de ton logiciel de mobilisation des parties prenantes pour informer les organismes de réglementation et les investisseurs des efforts que tu fais pour inclure toutes tes parties prenantes dans ton processus de prise de décision.
La mobilisation des parties prenantes est fondamentale pour la performance sociale. Il permet aux organisations d’identifier et d’atténuer les impacts et les risques sociaux, ce qui contribue à établir des relations de confiance et une réputation positive. Grâce à l’engagement, les organisations ont accès à diverses perspectives qui améliorent la prise de décision, favorisent l’innovation et découvrent de nouvelles opportunités. De plus, la mobilisation des parties prenantes est souvent une exigence réglementaire. Dans les projets de grande envergure, la mise en œuvre d’un logiciel de mobilisation des parties prenantes approprié peut devenir une nécessité commerciale pour la conformité réglementaire et la gestion des risques. Les plateformes de mobilisation des parties prenantes peuvent également aider une organisation à aligner ses activités sur les attentes et les besoins des parties concernées, ce qui la rend vitale pour les organisations qui veulent rester compétitives dans un paysage socialement et écologiquement conscient.
Un plan de mobilisation des parties prenantes est un guide qui décrit une approche stratégique pour communiquer avec les différents groupes de personnes qui seront affectées par un projet. Il aide une organisation à gérer les attentes, les décisions, les risques et les problèmes en veillant à ce que les besoins et les préoccupations de leurs parties prenantes soient pris en compte. Le plan doit s’appuyer sur une analyse approfondie des parties prenantes ; un processus qui consiste à identifier les principales parties prenantes d’un projet, ainsi que leurs niveaux d’intérêt et d’influence. À partir de là, les équipes déterminent les meilleurs moyens de s’engager auprès de ces personnes, la fréquence des communications et le contenu de ces communications ou activités de mobilisation. Un logiciel de mobilisation des parties prenantes efficace aide une organisation à rendre opérationnel le plan de mobilisation, en permettant aux utilisateurs de programmer les communications et les activités, de créer des tâches et de suivre facilement les commentaires et les interactions. Les logiciels de mobilisation des parties prenantes les plus avancés comprennent des tableaux de bord intégrés pour aider les équipes à suivre les progrès en temps réel.
Tout d’abord, identifie tes parties prenantes et leur niveau d’intérêt ou d’engagement envers le projet (inconscient, résistant, neutre, favorable, leader), ainsi que leur niveau d’influence (très faible, faible, neutre, élevé, très élevé). Utilise ton logiciel de mobilisation des parties prenantes pour créer une matrice ou un modèle qui t’aidera à planifier ta stratégie de mobilisation, qui devrait inclure la fréquence et les types d’activités de mobilisation. Aucun groupe de parties prenantes ne doit être ignoré, mais certains seront plus réceptifs à un engagement actif, tandis que d’autres sont plus à l’aise pour rechercher des informations par eux-mêmes.
Pour mobiliser efficacement les parties prenantes, vous devez vous concentrer sur leurs préoccupations et leurs intérêts et utiliser un langage et un ton appropriés. Un logiciel de mobilisation des parties prenantes peut aider à s’assurer qu’aucune erreur n’est commise à cet égard, car tous les membres de l’équipe ont accès au profil de chaque partie prenante. Le logiciel peut également t’aider à t’assurer que ton message est cohérent et ciblé.
L’écoute active est également une composante essentielle de la mobilisation des parties prenantes. Il s’agit de reconnaître leurs préoccupations, de vérifier que tu les comprends, de les remercier pour leurs rétroactions, d’intégrer ces rétroactions dans ta prise de décision lorsque c’est possible, et d’offrir ta justification lorsque ce n’est pas faisable. Le logiciel de mobilisation des parties prenantes est un outil stratégique pour les organisations qui souhaitent engager leurs parties prenantes de manière efficace, car il leur permet de minimiser la lassitude des parties prenantes et de toujours savoir où elles en sont. Utilise pleinement le logiciel de mobilisation des parties prenantes pour programmer les communications et autres activités de mobilisation et pour enregistrer les résultats de la mobilisation.
Examine régulièrement ta liste de parties prenantes, leur niveau d’engagement et d’intérêt, ainsi que le degré d’influence qu’elles exercent, afin de t’assurer que tu t’engages auprès des bonnes personnes, des bons groupes et des bonnes organisations de manière optimale. Mets à jour ces enregistrements dans ton logiciel de mobilisation des parties prenantes pour refléter tout changement, afin que personne dans ton organisation ne soit laissé dans l’ignorance. Tu devrais également t’assurer que tu as mis en place des portails de rétroaction accessibles, et utiliser cette rétroaction pour améliorer tes interactions avec les parties prenantes.
Il existe de nombreuses façons de mesurer la mobilisation des parties prenantes. La méthode que tu choisis doit être basée sur tes objectifs pour l’activité d’engagement. Pour mesurer l’efficacité des communications et de la sensibilisation, Vous pouvez utiliser le trafic du site Web, l’engagement sur les médias sociaux et le taux d’ouverture des courriels. Pour la perception de ton projet par les parties prenantes, les sondages et les entretiens sont optimaux. Si la résolution de problèmes ou de préoccupations spécifiques soulevés par les Parties prenantes est un objectif, tu peux mesurer le temps nécessaire pour aborder et résoudre ces problèmes et suivre le taux de réussite de la résolution des problèmes. Le logiciel de mobilisation des parties prenantes joue un rôle essentiel dans la collecte, la synthèse et l’analyse de ces données tout en tenant l’ensemble de ton équipe au courant.
Même les petits projets peuvent rapidement générer de nombreuses données sur la mobilisation des parties prenantes. Pour utiliser ces données efficacement, les utilisateurs doivent avoir accès à des informations exactes, complètes et à jour. De nombreuses équipes tentent initialement de gérer les données des parties prenantes à l’aide d’outils traditionnels, comme des feuilles de calcul, mais si les feuilles de calcul sont parfaites pour stocker des données, elles ne disposent pas des contrôles nécessaires pour garantir la qualité, la confidentialité et la sécurité des données. C’est pourquoi les équipes expérimentées utilisent des logiciels de gestion des parties prenantes, qui les aident à se conformer aux réglementations sur la confidentialité des données, à préserver la réputation de l’entreprise et à améliorer leurs processus de mobilisation des parties prenantes afin d’obtenir de meilleurs résultats.
Des outils adaptés permettent de gagner du temps et de simplifier la charge de travail. Le logiciel de mobilisation des parties prenantes sert de référentiel central pour les documents, les communications et les engagements, afin qu’une organisation soit prête à répondre rapidement à toute demande ou problème qui se présente. Il aide les utilisateurs à identifier et à cartographier les parties prenantes, à suivre et à analyser les communications (et autres activités de mobilisation), et à recueillir les rétroactions et autres commentaires en un seul endroit. Certaines plateformes comprennent une intégration SIG, afin que les équipes puissent visualiser les préoccupations et les problèmes des parties prenantes par rapport aux activités de l’entreprise et à des actifs spécifiques. Les logiciels de mobilisation des parties prenantes simplifient également le processus de génération de rapports pour les parties prenantes et les organismes de réglementation. Une bonne solution logicielle améliore la visibilité et la collaboration au sein d’une organisation, minimise les oublis et veille à ce que rien ne passe entre les mailles du filet.