L’établissement de bonnes relations avec les parties prenantes est essentiel pour un engagement efficace. Bien entendu, avoir de « bonnes relations » ne signifie pas que toutes les parties prenantes seront satisfaites en permanence. En fin de compte, les relations positives avec les parties prenantes reposent sur la confiance. Une bonne communication est essentielle, il est donc important de créer des canaux de communication ouverts et transparents où les gens se sentent respectés et écoutés. Mais comment établir des relations avec les parties prenantes à l’aide d’un logiciel SRM? Jetons un coup d’œil!
Comprendre les relations entre les parties prenantes
Définition et importance des relations avec les parties prenantes dans diverses industries
Avant de comprendre comment nouer des relations avec les parties prenantes et pourquoi il est important de le faire, il convient de se pencher sur la signification des relations avec les parties prenantes. Les relations avec les parties prenantes représentent les liens complexes entre les organisations et ceux qui ont un intérêt direct dans leurs activités. Ces relations ne sont pas simplement transactionnelles ; elles constituent le fondement même de la réussite, de la réputation et de la durabilité. Dans tous les secteurs, les parties prenantes exercent une influence considérable, façonnant les décisions et les résultats.
Les relations avec les parties prenantes jouent un rôle essentiel dans toute une série d’industries, chacune d’entre elles présentant des défis et des opportunités qui lui sont propres. Dans le domaine des énergies renouvelables, les parties prenantes comprennent les défenseurs de l’environnement, les investisseurs, les communautés et les décideurs politiques, ce qui favorise le développement durable et l’atténuation du changement climatique. De même, dans le secteur du pétrole et du gaz, les parties prenantes comprennent les communautés locales, les organismes de réglementation et les groupes environnementaux, qui façonnent les politiques énergétiques et influencent les pratiques opérationnelles. Les parties prenantes du secteur forestier vont des défenseurs de l’environnement aux entreprises du bois, équilibrant les intérêts économiques avec la préservation de l’environnement et les moyens de subsistance des communautés.
Les parties prenantes de l’industrie minière, notamment les gouvernements, les communautés indigènes et les ONG environnementales, s’attaquent à des questions complexes liées à l’extraction des ressources, à l’utilisation des terres et à la responsabilité sociale. Dans l’industrie alimentaire, les parties prenantes telles que les agriculteurs, les consommateurs, les gouvernements et les ONG collaborent pour garantir la sécurité, la sûreté et la durabilité des aliments. Les parties prenantes du secteur des transports, notamment les navetteurs, les régulateurs et les urbanistes, œuvrent en faveur de solutions de mobilité efficaces, sûres et respectueuses de l’environnement. Dans les administrations, les parties prenantes sont les citoyens, les élus, les fonctionnaires et les groupes d’intérêt, qui sont à l’origine des décisions politiques et des services publics. Enfin, dans le secteur des soins de santé, les parties prenantes vont des patients et des prestataires aux assureurs, aux sociétés pharmaceutiques et aux décideurs politiques, façonnant l’accès aux soins, l’innovation médicale et les politiques de santé publique. Dans ces différents secteurs, l’engagement efficace des parties prenantes est essentiel pour favoriser la confiance, promouvoir des pratiques durables et atteindre des objectifs collectifs dans un contexte de dynamiques socio-économiques et environnementales complexes.
L'impact de ces relations sur la réussite du projet et la croissance de l'organisation.
On ne saurait trop insister sur l’impact des relations avec les parties prenantes sur la réussite du projet et la croissance de l’organisation. Un engagement efficace avec les parties prenantes peut améliorer considérablement les résultats du projet en favorisant le soutien, la collaboration et l’adhésion tout au long du cycle de vie du projet. Les parties prenantes qui se sentent valorisées et écoutées sont plus susceptibles d’apporter leurs idées, leurs ressources et leur expertise, ce qui améliore la prise de décision, l’innovation et la résolution des problèmes. En outre, des relations positives avec les parties prenantes peuvent atténuer les risques, les conflits et les retards en répondant aux préoccupations de manière proactive et en instaurant la confiance entre toutes les parties concernées. Cela contribue à son tour à l’efficacité, à la rentabilité et à la réussite globale du projet. En outre, des relations solides avec les parties prenantes peuvent favoriser la croissance de l’organisation en améliorant sa réputation, en attirant des investissements et en ouvrant la voie à de nouvelles opportunités. Les parties prenantes satisfaites sont plus susceptibles de défendre l’organisation, en promouvant ses produits, ses services et ses initiatives au sein de leurs réseaux. En outre, un engagement continu avec les parties prenantes permet aux organisations de s’adapter à l’évolution de la dynamique du marché, aux exigences réglementaires et aux attentes de la société, favorisant ainsi la résilience et la viabilité à long terme. Par essence, entretenir des relations positives avec les parties prenantes n’est pas seulement une question de bonne volonté ; il s’agit d’un impératif stratégique pour assurer la réussite des projets et stimuler la croissance des organisations dans le paysage commercial interconnecté et en évolution rapide d’aujourd’hui. Voyons plus en détail pourquoi il est important d’établir des relations avec les parties prenantes.
Pourquoi est-il important d'établir des relations avec les parties prenantes ?
Pour comprendre pourquoi il est important d’établir des relations avec les parties prenantes, il faut d’abord comprendre que des relations solides avec les parties prenantes favorisent la confiance, ce qui conduit à des opérations plus harmonieuses. La collaboration avec les parties prenantes crée un réseau de soutien pour l’entreprise. Ces relations renforcent la loyauté et l’engagement, ce qui réduit la rotation du personnel. La compréhension des besoins des parties prenantes permet de mieux aligner les stratégies de l’entreprise. Une communication cohérente garantit la transparence et minimise les malentendus. Le succès durable découle de la mobilisation des parties prenantes, car il favorise la résilience en période de turbulences. Les relations positives attirent les investissements et les opportunités. Les parties prenantes deviennent des défenseurs de l’entreprise et la promeuvent au sein de leurs réseaux. L’alignement des valeurs et des objectifs crée une vision commune de la croissance. À long terme, ces relations créent un avantage concurrentiel. La capacité d’adaptation s’améliore grâce à la diversité des points de vue et des retours d’information. L’innovation se développe grâce à la contribution des différentes parties prenantes. Les pratiques éthiques sont renforcées, ce qui améliore la réputation et la valeur de la marque. En fin de compte, de solides relations avec les parties prenantes constituent la base d’un succès durable et d’une croissance pérenne.
Comment établir des relations avec les parties prenantes
Commencer à s'engager tôt
L’engagement n’est pas toujours considéré comme une priorité au cours des premières étapes du projet (par exemple, la phase d’exploration d’un projet minier), mais c’est une occasion manquée! Obtenir l’adhésion de vos parties prenantes dès le départ présente des avantages considérables :
S’engager avec les communautés concernées dès le début du processus vous permet de contrôler le récit. Assurez-vous que les gens entendent parler du projet par vous, et non par des spéculations sur les médias sociaux. Tendre la main pour informer vos parties prenantes de ce qui se prépare est un excellent moyen de faire preuve de transparence et d’instaurer un climat de confiance.
- Faites savoir à vos parties prenantes comment leur contribution affectera le projet. Les gens sont généralement plus enclins à s’engager lorsqu’ils pensent que leur participation influencera le résultat. En impliquant activement vos parties prenantes dans les décisions relatives au projet, vous montrez que vous voulez faire ce qui est bon pour elles, ce qui vous aidera à gagner leur confiance, leur soutien et leur approbation.
- Un engagement précoce peut également vous aider à identifier les risques et les opportunités et à intégrer des solutions pour résoudre les problèmes potentiels avant qu’ils ne s’aggravent. En fait, répondre aux préoccupations des parties prenantes avant que le projet ne batte son plein peut vous aider à éviter des retards dans le projet, des dépassements de coûts, voire des arrêts de travail.
Effectuer une analyse approfondie des parties prenantes
Avant de commencer à vous engager, vous devrez identifier vos parties prenantes et procéder à une analyse approfondie de celles-ci. Au cours de cet exercice, essayez de comprendre réellement les motivations de vos parties prenantes et la manière dont elles seront affectées par le projet. Déterminez qui a besoin de savoir quoi et quand. Cela vous aidera à définir une stratégie d’engagement appropriée pour chaque groupe au lieu d’adopter une approche unique. Une analyse minutieuse peut vous aider à reconnaître ce qui est important pour vos parties prenantes, à identifier les points de désaccord et à travailler ensemble pour trouver des solutions.
Être aussi accessible que possible
La mise à disposition d’informations et de ressources dans différents formats (audio et/ou vidéo en plus du texte, en personne ou en ligne, et dans différentes langues) permettra à un plus grand nombre de personnes de participer. Cela permettra également de s’assurer que votre message est entendu et compris par un public plus large.
De même, il est judicieux de mettre en place plusieurs canaux permettant aux personnes de vous contacter pour vous poser des questions ou vous faire part de leurs commentaires. Selon le type de projet et les parties prenantes impliquées, les préférences des personnes peuvent varier. Envisagez un certain nombre d’options, telles qu’un centre d’appel, un bureau temporaire où les gens peuvent se rendre en personne, une adresse électronique qui peut être largement diffusée, un portail en ligne pour déposer des plaintes, des réunions individuelles avec des responsables importants et des actions de sensibilisation en porte-à-porte. Soyez créatifs ! Par exemple, dans le cadre de sa stratégie de relations avec la communauté, Drummond LTD a mis en place ce portail en ligne, qui permet aux utilisateurs de faire part de leurs commentaires de manière anonyme.
Communiquer clairement et honnêtement
Si vous ne savez pas comment établir de bonnes relations avec les parties prenantes, pensez à la façon dont vous aimeriez être traité si les rôles étaient inversés. Lorsque vous communiquez avec les parties prenantes, soyez toujours honnête et direct. Ne prenez pas d’engagements que vous n’êtes pas sûr de pouvoir tenir ! Il est important d’être réaliste, même si cela signifie parfois dire « non ». Même si une partie prenante peut être déçue, elle respectera votre honnêteté. En indiquant clairement quelles décisions ont déjà été prises et quelles sont celles qui sont encore incertaines, vous pourrez mieux gérer les attentes. Partagez les informations dès qu’elles sont disponibles et continuez à communiquer avec les parties prenantes au fur et à mesure du déroulement du projet.
Montrez aux parties prenantes que vous les écoutez
En fin de compte, les parties prenantes vous rendent service en vous faisant part de leurs commentaires, alors essayez de faire en sorte qu’il soit facile pour elles de communiquer avec vous. Renseignez-vous sur la méthode de contact préférée de vos parties prenantes et utilisez-la autant que possible.
Écoutez leurs commentaires sans porter de jugement et essayez vraiment de comprendre leur point de vue. Soyez respectueux et patient, surtout en cas de désaccord. Rappelez-vous qu’il n’est pas nécessaire d’être d’accord sur tout pour établir des relations positives avec les parties prenantes. Si vous dites à quelqu’un que vous ferez un suivi, assurez-vous que vous le ferez. Prenez des notes et, à la fin de chaque session, répétez les points clés pour vous assurer que vous avez bien compris. N’hésitez pas à demander des éclaircissements si nécessaire. Restez curieux, concentrez-vous sur les points sur lesquels vous êtes d’accord et travaillez ensemble pour trouver des solutions mutuellement bénéfiques.
Enfin, n’oubliez pas de remercier les parties prenantes pour leur temps et leur contribution. Les gens sont généralement plus enclins à participer lorsqu’il est clair que leurs efforts sont reconnus et appréciés !
Maintenant que vous avez identifié et analysé vos parties prenantes, vous êtes prêt à définir vos stratégies de communication. Téléchargez notre guide étape par étape pour créer un plan de mobilisation des parties prenantes solide.
S'engager avec des parties prenantes réticentes
Pour traiter avec des parties prenantes réticentes, il faut combiner empathie et communication stratégique. L’étape suivante pour établir des relations efficaces avec les parties prenantes consiste à savoir comment traiter les parties prenantes réticentes.
Tout d’abord, écoutez activement leurs préoccupations et leurs points de vue sans les juger. Reconnaissez leurs appréhensions et la validité de leurs points de vue.
Ensuite, expliquez-leur les raisons des changements proposés, en soulignant les avantages potentiels et en répondant à leurs craintes. La transparence du processus décisionnel favorise la confiance et réduit la résistance.
Trouvez un terrain d’entente en mettant l’accent sur des objectifs et des valeurs communs. Souligner comment les changements proposés s’alignent sur les objectifs généraux, en démontrant un intérêt mutuel pour la réussite.
Impliquer les parties prenantes résistantes dans le processus de prise de décision, en leur permettant d’apporter des idées et des suggestions. Ce sentiment d’appropriation accroît leur investissement dans l’initiative de changement.
Enfin, fournir un soutien et des ressources pour faciliter la transition, en s’attaquant à tous les obstacles pratiques auxquels ils peuvent être confrontés. Une communication continue et des boucles de retour d’information sont essentielles pour répondre aux préoccupations et adapter les stratégies si nécessaire.
En combinant ces approches, il est possible de vaincre les résistances, de favoriser la collaboration et, en fin de compte, d’obtenir l’adhésion des parties prenantes les plus réticentes.
Construire et maintenir des relations positives avec les parties prenantes est un travail difficile, mais Repsol y excelle!
Tirer parti de la technologie dans la gestion des relations avec les parties prenantes
Lorsqu’il s’agit de savoir comment établir des relations avec les parties prenantes, il est essentiel de prendre en compte le rôle de la technologie dans ce contexte. Les professionnels de la mobilisation des parties prenantes travaillent dur pour établir des relations productives et mutuellement bénéfiques, mais sans les bons outils, il peut être difficile de gérer le flux incessant de données relatives au projet. Et malheureusement, si vous n’êtes pas en mesure d’extraire des informations de ces données, une grande partie de leur valeur stratégique est perdue. Heureusement, la professionnalisation du secteur a conduit au développement de systèmes SRM spécialisés, conçus pour gérer efficacement la mobilisation des parties prenantes, sur la base des meilleures pratiques du secteur. Voyons comment ces outils adaptés peuvent aider les organisations à établir de bonnes relations avec les parties prenantes.
Les données centralisées vous aident à avoir une vue d'ensemble
- Les données centralisées et structurées offrent une vision globale des problèmes afin d’aider les équipes à identifier et à évaluer les risques au fur et à mesure qu’ils se présentent.
- Les données sont toujours accessibles et à jour. Des tableaux de bord personnalisés vous permettent de suivre les tendances en temps réel.
- Des outils analytiques permettent aux utilisateurs d’appeler des informations en quelques clics, afin que les équipes puissent répondre rapidement aux préoccupations des parties prenantes et aux questions difficiles sur place.
- Un historique complet et bien documenté de l’entreprise permet aux équipes de s’appuyer sur les leçons apprises et de savoir ce qui est important pour les gens avant de s’engager avec eux.
- Les engagements sont soigneusement documentés pour garantir un suivi en temps voulu et s’assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet.
Les caractéristiques de Boréalis qui aident les équipes à entretenir des relations constructives avec les parties prenantes
Plans de mobilisation– Au cours de votre projet, vous devrez vous engager avec différentes parties prenantes, pour différents objectifs et à différents moments. Les plans de mobilisation de Boréalis génèrent automatiquement des tâches et des activités réalisables aux intervalles désignés. Il vous suffit de les assigner à votre équipe pour être sûr de vous engager de manière appropriée avec chaque groupe de parties prenantes en fonction de leurs besoins et préoccupations spécifiques.
Application mobile – L’application mobile Boréalis offre un moyen pratique et efficace d’entrer et de gérer les données des intervenants, de télécharger des photos ou des documents, et plus encore, afin que vous puissiez répondre rapidement et de manière proactive, même lorsque vous êtes en déplacement. Consultez les données les plus récentes sur les parties prenantes avant les réunions pour connaître leur position sur votre projet et faciliter des discussions fructueuses. Documentez les interactions lorsque l’information est encore fraîche dans votre mémoire et entrez les détails dans le système à l’aide de la saisie vocale. C’est un excellent moyen d’inspirer confiance à la personne en face de vous et de lui montrer que vous prenez ses préoccupations au sérieux.
Complément Outlook – Nos compléments Outlook et Gmail permettent aux utilisateurs d’enregistrer et de classer les communications et de mettre à jour les informations sur les parties prenantes dans Boréalis sans jamais quitter votre boîte aux lettres électronique, ce qui fait gagner un temps précieux à tout le monde. C’est un moyen facile de s’assurer que vos dossiers sont à jour, afin que vous ayez toujours une image complète de la situation lorsque vous rencontrez les parties prenantes.
Messagerie SMS – Communiquer avec les parties prenantes en utilisant leur méthode préférée est la clé d’un engagement réussi, mais il est essentiel de garder une trace de ces communications. Le module complémentaire de messagerie SMS vous permet d’envoyer des messages à des individus ou même à toute une liste de parties prenantes, et de documenter automatiquement chaque communication dans Boréalis, ainsi que leurs réponses.
Système de gestion des plaintes – Faciliter le partage des informations entre les parties prenantes et le suivi des demandes ou des problèmes soulevés. Le portail Boréalis Grievance and Feedback offre un moyen pratique et commode de simplifier le processus. Il permet aux parties prenantes de communiquer leurs problèmes (même de manière anonyme, si elles le préfèrent) et de recevoir des réponses sans compromettre leur identité. Tous les canaux sont reliés à un système centralisé qui garantit une gestion efficace et complète des plaintes. En montrant aux parties prenantes que vous êtes prêt à répondre à leurs préoccupations, vous instaurez un climat de confiance, vous améliorez leur satisfaction et vous contribuez à maintenir votre licence sociale d’exploitation.
Base de données des élus américains – La base de données des élus américains peut être ajoutée au module de mobilisation des parties prenantes de Boréalis. Elle fournit des informations de contact actualisées pour les élus fédéraux, étatiques et locaux, ce qui simplifie les stratégies de sensibilisation et d’engagement des organisations. Ce système de mise à jour automatique garantit que les équipes disposent des informations les plus récentes après les élections, minimisant ainsi les ajustements manuels des enregistrements. Il facilite l’identification de tous les élus concernés en fonction de l’emplacement des projets, ce qui permet une communication stratégique et une gestion des relations. La plateforme offre une personnalisation, une gestion efficace des relations, une planification proactive de l’engagement et des outils de reporting avancés pour évaluer le soutien des parties prenantes et les résultats de l’engagement, facilitant ainsi des relations gouvernementales et des efforts de plaidoyer plus efficaces.
Analytique – Les outils de reporting de Boréalis facilitent le suivi, la mesure et la compréhension des résultats de vos activités d’engagement, afin que vous puissiez vous assurer que l’acceptation sociale est sur la bonne voie. Surveillez attentivement les indicateurs clés de performance et les tendances pour repérer les changements en temps réel et vous engager plus efficacement avec les parties prenantes. Générez des rapports en quelques clics pour répondre rapidement aux questions ou aux demandes et mieux prioriser les activités quotidiennes.
Sécurité des données – Entre les risques posés par les mauvais acteurs et l’introduction de nouvelles lois strictes sur la confidentialité des données, il est plus important que jamais pour les équipes de prendre au sérieux la confidentialité et l’intégrité des données des parties prenantes. Boréalis aide les équipes à sécuriser ces informations importantes pour protéger votre organisation et la vie privée de vos parties prenantes, tout en simplifiant la conformité avec le RGPD et d’autres réglementations sur les données personnelles.
Quelles organisations devraient utiliser un système de gestion des relations avec les parties prenantes ?
Un système de gestion des relations avec les parties prenantes convient bien aux organisations qui :
- Ont de nombreuses parties prenantes ou un personnel important qui gère les activités d’engagement.
- Veulent créer une mémoire d’entreprise structurée afin d’apporter un éclairage aux opérations.
- Bénéficient d’outils de visualisation qui leur permettent de voir l’emplacement géographique des parties prenantes sur une carte (particulièrement utile lors du lancement d’un nouveau projet ou du développement d’actifs distribués de grande taille).
- Vouloir rendre compte de la responsabilité sociale et d’entreprise, de l’engagement communautaire, de l’impact social, des rapports de durabilité, de la gouvernance environnementale et sociale, etc.
- Besoin de se conformer aux réglementations & exigences liées aux relations avec les parties prenantes.
Nous contacter
Si vous êtes déterminé à établir des relations positives avec les parties prenantes et que vous vous demandez comment établir de bonnes relations avec elles, un système de gestion des parties prenantes peut changer la donne. Découvrez comment un système de gestion des parties prenantes peut vous aider. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment Boréalis peut améliorer la mobilisation de vos parties prenantes !
