La consultation des parties prenantes constitue un élément essentiel de tout plan de mobilisation. Pour les entreprises et les gouvernements notamment, consulter les parties touchées ou intéressées par leurs projets ou leurs activités est désormais primordial.
Dans le cas de projets commerciaux d’envergure susceptibles d’entraîner des conséquences sur l’environnement, les communautés ou les droits des peuples autochtones, les exercices de consultation sont même exigés par certaines autorités administratives. Ils sont alors intégrés aux processus d’obtention de permis ou d’approbation de projet.
Les administrations publiques – elles-mêmes des parties prenantes importantes des projets privés – se trouvent également à l’origine de la notion de consultation. Avec la création et l’évolution des consultations publiques, elles ont fait entrer la parole citoyenne dans les sphères de la gouvernance et des décisions politiques.
Après une définition et un bref historique de la consultation, ce guide s’attarde à l’importance de mener des consultations auprès des parties prenantes et propose des étapes et des éléments à envisager pour le faire efficacement. Il fournit ensuite une liste des outils et des canaux utiles à ces exercices, et relève cinq défis qui attendent les responsables des consultations et les meilleures pratiques pour les affronter. Il propose enfin des exemples concrets de consultations menées avec succès avec l’aide du logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes Boréalis.
Qu’est-ce que la consultation des parties prenantes? Définition, origine et évolution
La consultation des parties prenantes est un aspect essentiel des processus décisionnels contemporains et constitue la pierre angulaire d’une gouvernance inclusive. Dans les secteurs public et privé, l’engagement avec les parties prenantes est devenu une pratique cruciale, garantissant la prise en compte d’un large éventail de points de vue. Ce document explore la définition, l’origine et l’évolution de la consultation des parties prenantes, et met en lumière son importance dans la mise en place d’un processus décisionnel responsable et éclairé.
Avant d’entrer dans les détails de la consultation des parties prenantes, il est essentiel de clarifier le terme « partie prenante ». Les parties prenantes sont des individus ou des groupes qui ont un intérêt direct dans les résultats d’une décision, d’une politique ou d’un projet. Leur engagement est essentiel car il permet de comprendre les différentes préoccupations et priorités sous tous leurs aspects.
Consultation publique
La consultation publique est un mécanisme utilisé par les administrations et les organisations publiques pour solliciter des avis et des commentaires sur des questions ou des projets susceptibles d’avoir un impact sur la société. Cette approche inclusive dépasse les limites des décisions gouvernementales et englobe les citoyens, les entreprises, les organisations non gouvernementales (ONG), les groupes communautaires et les experts. Les méthodes de consultation publique varient mais peuvent inclure des réunions publiques, des enquêtes en ligne, des auditions publiques et d’autres forums qui encouragent une participation active.
La consultation publique trouve ses racines dans le développement historique de la démocratie participative, qui vise à favoriser une participation plus directe et plus large du public à la gouvernance de l’État. Si les pratiques peuvent différer d’une région à l’autre, l’objectif principal reste le même : faire en sorte que les décisions reflètent une compréhension globale des divers intérêts et besoins.
Consultation des parties prenantes par les entreprises
L’intégration de la consultation des parties prenantes par les entreprises privées est étroitement liée au concept de mobilisation des parties prenantes, qui a pris de l’importance en réponse aux préoccupations environnementales dans les années 70 et 80. Cette époque a été marquée par l’instauration d’un dialogue entre les entreprises et les groupes communautaires, y compris les défenseurs de l’environnement.
Les années 90 ont vu l’émergence de la responsabilité sociale des entreprises (RSE), soulignant la nécessité pour les entreprises d’intégrer des considérations sociales et environnementales dans leurs cadres opérationnels.
La RSE, en tant que principe directeur d’une conduite responsable des affaires, a incité les entreprises à aller au-delà des approches centrées sur le profit. En reconnaissant et en traitant les questions sociales et environnementales, les entreprises peuvent mettre en place des pratiques durables et éthiques. Les exemples concrets abondent, où les entreprises, grâce à une consultation efficace des parties prenantes, ont élaboré des initiatives de RSE qui non seulement s’alignent sur les attentes réglementaires, mais contribuent également de manière positive aux communautés et à l’environnement
Normes et réglementations internationales
La pratique de la consultation est un thème central dans divers cadres et principes internationaux qui guident la conduite responsable des entreprises. Ces cadres façonnent collectivement le paysage éthique des entreprises mondiales et soulignent l’importance d’impliquer les parties prenantes dans les processus de prise de décision.
Les principes directeurs de l’OCDE à l’intention des entreprises multinationales sur la conduite responsable des entreprises servent de boussole aux entreprises qui naviguent dans les méandres du commerce mondial. Mettant l’accent sur l’engagement des parties prenantes, ces principes directeurs encouragent une participation active aux processus de prise de décision. Renforçant ces principes, de nombreuses réglementations internationales et nationales soulignent l’obligation pour les entreprises de mener des consultations avec les parties prenantes, en veillant à ce que leurs pratiques s’alignent sur des normes responsables à l’échelle mondiale.
Dans le cadre d’une conduite responsable des affaires, les évaluations environnementales sont devenues une norme pour les grands projets de développement dans le monde entier. Issues d’une législation telle que la National Environmental Policy Act (NEPA) de 1969 aux États-Unis, ces évaluations visent à identifier et à atténuer de manière proactive les incidences potentielles sur l’environnement. Un élément crucial de ce processus consiste à consulter les communautés concernées, en reconnaissant que leurs connaissances et leurs préoccupations locales font partie intégrante d’un processus décisionnel efficace. Cette approche inclusive garantit que les projets ne sont pas seulement durables d’un point de vue environnemental, mais qu’ils tiennent également compte des perspectives des personnes directement concernées.
L’importance de la consultation s’étend aux droits des indigènes, comme le montre la Convention 169 relative aux peuples indigènes et tribaux, adoptée par l’Organisation internationale du travail (OIT) en 1989. Ce document historique oblige les gouvernements à impliquer les communautés indigènes dans l’évaluation de l’impact des projets. Les résultats de ces consultations servent de critère fondamental pour la mise en œuvre des projets, soulignant l’importance de respecter les droits et les perspectives des peuples autochtones dans le monde entier.
En outre, le principe du « consentement préalable, libre et éclairé » (FPIC), issu du plaidoyer des communautés autochtones, a été codifié dans la Convention 169 de l’OIT et confirmé dans la Déclaration des Nations Unies sur les droits des peuples autochtones (2007). Les gouvernements et les entités privées sont désormais tenus de mettre en place des processus de consultation solides avec les communautés autochtones, ce qui garantit une approche plus équitable et plus respectueuse des initiatives de développement.
Dans le domaine des institutions financières, la Société financière internationale (SFI), une branche de la Banque mondiale, joue un rôle clé dans la promotion de projets respectueux de l’environnement et socialement responsables. Les normes de performance de la SFI en matière de durabilité environnementale et sociale, qui sont au nombre de huit, soulignent l’importance de la consultation dans l’identification et la gestion des risques associés aux projets financés. Cet engagement en faveur de la consultation est également souligné dans le guide opérationnel de la SFI intitulé « Doing Better Business Through Effective Public Consultation and Disclosure » (Faire de meilleures affaires grâce à une consultation publique et une divulgation efficace), qui met en évidence le rôle central de la consultation dans l’obtention de résultats positifs et durables pour les projets.
L’importance de consulter ses parties prenantes
La consultation des parties prenantes est un mécanisme fondamental de collecte d’informations, de points de vue et de retours d’information auprès des personnes impliquées dans un projet. Cet exercice est crucial pour garantir l’alignement d’un plan d’engagement sur les besoins, les attentes et les préoccupations de toutes les parties prenantes concernées.
Ce sont là quelques raisons importantes pour lesquelles un processus de consultation devrait faire partie intégrante de tout projet majeur :
- Alignement sur les besoins des parties prenantes
- Le processus permet une compréhension globale des besoins et des attentes des individus et des groupes concernés par le projet.
- Cette compréhension permet d’harmoniser les objectifs du projet avec les attentes des parties prenantes, contribuant ainsi à l’acceptabilité sociale.
- Atténuation des risques
- En intégrant le point de vue des parties prenantes, les risques potentiels liés à la résistance au changement, aux conflits d’intérêts ou aux malentendus peuvent être abordés et atténués de manière proactive.
- Amélioration de la prise de décision et de la légitimité
- La consultation des parties prenantes contribue à améliorer les processus décisionnels et à renforcer la légitimité des décisions, en favorisant un sentiment d’inclusion.
- Renforcement de la confiance
- L’engagement actif des parties prenantes crée et renforce les liens de confiance, jetant ainsi les bases de relations durables.
- Amélioration de la qualité
- L’intégration d’informations, de commentaires et d’idées provenant de diverses perspectives par le biais de la consultation a un impact positif sur la qualité du projet.
- Innovation et opportunités de croissance
- Les interventions des parties prenantes au cours de la consultation peuvent révéler de nouvelles possibilités d’innovation ou de croissance, enrichissant ainsi le potentiel du projet.
- Amélioration de la réputation
- Une consultation efficace des parties prenantes contribue à améliorer la réputation, à renforcer la marque et à obtenir un soutien accru de la part du public.
Comment établir un processus de consultation des parties prenantes réussi?
Le processus de mise en place d’une consultation réussie des parties prenantes nécessite un examen attentif de plusieurs éléments clés :
1. Identité des parties prenantes
Identifier toutes les parties prenantes concernées, y compris les organes administratifs, les communautés locales, les ONG et les groupes environnementaux. Une représentation diversifiée garantit une variété de points de vue.
2 Besoins et attentes des parties prenantes
Avant le processus de consultation, recueillez des informations sur les préoccupations des parties prenantes. Cette approche proactive permet une préparation efficace et la structuration des sessions pour répondre à leurs besoins spécifiques.
3 Objectifs de la consultation
Définissez clairement la raison pour laquelle une partie prenante particulière est consultée. Qu’il s’agisse de recueillir des informations, d’obtenir un soutien, de gérer des conflits ou de se conformer à des exigences réglementaires, il est essentiel de définir ces objectifs pour orienter les processus d’engagement et délimiter le champ d’intervention.
4. Le choix des méthodes de consultation
Adapter les méthodes de consultation à chaque partie prenante et à ses objectifs spécifiques. Les options telles que les réunions publiques, les enquêtes, les entretiens, entre autres, doivent être choisies en fonction des résultats souhaités.
Une fois ces éléments déterminés, il est conseillé de formuler un plan de consultation complet. Ce plan doit comprendre un calendrier, les ressources nécessaires et la délimitation des responsabilités à chaque étape du processus.
Tout au long des différentes phases de la consultation – préparation, exécution et résultats – il est important de :
- Respecter toutes les parties prenantes, quelle que soit l’entité qui les représente.
- Communiquer de manière transparente sur le processus, les objectifs et la manière dont les contributions des parties prenantes seront utilisées.
- Mettre en œuvre des mesures d’accessibilité, en tenant compte d’aspects tels que les méthodes de consultation, le lieu et la langue, afin d’encourager et de faciliter la participation des parties prenantes.
- Conserver des archives précises du processus et de ses résultats, y compris les informations obtenues et les décisions influencées par le processus.
Après la conclusion du processus de consultation, il convient d’envisager
- Analyser les données collectées pour en tirer des enseignements et des conclusions qui orienteront le cours du projet.
- Intégrer les résultats de la consultation dans les processus de planification stratégique et de prise de décision.
- Communiquer les résultats aux parties prenantes, en montrant comment leur contribution a influencé les décisions, en encourageant le respect et l’engagement futur.
- Évaluer l’efficacité du processus de consultation et identifier les domaines à améliorer lors des exercices suivants.
Outils de consultation
Que ce soit dans le secteur public ou privé, les organisations utilisent des techniques, des canaux et des outils de consultation similaires. La clé du succès réside dans le choix de la méthode appropriée pour chaque partie prenante et chaque objectif. Voici une liste complète d’outils et de canaux qui peuvent être utilisés efficacement.
Outils numériques
L’utilisation de la technologie peut améliorer considérablement l’organisation et l’exécution des consultations. Les outils numériques comprennent
- Les plateformes d’enquête
- Les médias sociaux
- Courrier électronique et SMS
- Forums et plateformes de discussion en ligne
- Outils de vidéoconférence
- Systèmes de vote en ligne
- Outils d’analyse de données
- Outils de planification de réunions
- Plateformes de collaboration en ligne
- Gestion de projets, de relations avec les clients, de contenu et de logiciel de gestion des parties prenantes
L’utilisation d’outils numériques présente plusieurs avantages :
- Ils facilitent l’accès à un large éventail de parties prenantes et favorisent l’inclusion sans contraintes géographiques.
- Elle offre aux participants une certaine flexibilité en termes de temps, ce qui contribue à une plus grande inclusivité.
- Facilite l’interaction directe et continue, améliorant probablement la communication.
- Permet d’économiser du temps et de l’argent en réduisant les frais de déplacement et de logistique associés aux méthodes traditionnelles.
- Permet des réactions et des échanges rapides, particulièrement utiles pour répondre aux préoccupations soulevées.
- Facilite la collecte et l’analyse rapides et efficaces des données.
- Aide à la conservation des données pour référence ultérieure.
Malgré leur aspect pratique, ces outils comportent des pièges potentiels dont les organisations doivent être conscientes :
- La facilité d’intervention des participants peut conduire à un nombre écrasant de commentaires, dont certains ne sont pas pertinents, consommant ainsi des ressources précieuses.
- Les échanges en face à face sont souvent considérés comme plus enrichissants, car ils favorisent un plus grand engagement grâce aux nuances de la voix, du regard et du langage corporel.
Il est donc essentiel d’adapter le mode de consultation à chaque partie prenante, tout en reconnaissant que les méthodes plus traditionnelles jouent également un rôle essentiel :
- Réunions et forums publics
- Les groupes de discussion
- Les auditions publiques
- Les ateliers
- Les comités et groupes consultatifs
- Consultations informelles
Cette approche nuancée garantit une stratégie d’engagement complète et efficace qui combine les avantages des outils numériques et les forces des méthodes traditionnelles.
Les principaux défis de la consultation des parties prenantes et les meilleures pratiques pour les surmonter.
La consultation publique et l’engagement des parties prenantes ne sont pas sans poser de problèmes. Toutefois, il est possible de les surmonter en prenant quelques précautions.
Défi 1 - Identifier et analyser les parties prenantes pertinentes.
Dans le cadre de projets de grande envergure, le processus d’identification et d’analyse des parties prenantes peut s’avérer long et difficile en raison du nombre et de la diversité des individus et des groupes concernés.
Meilleure pratique
L’implication précoce et méthodique est une stratégie clé pour relever efficacement ce défi. En lançant le processus d’engagement à un stade précoce, on augmente la probabilité d’impliquer toutes les parties prenantes concernées et on garantit l’exécution d’analyses suffisamment rigoureuses. Cette approche proactive permet non seulement d’éviter d’oublier des parties prenantes essentielles, mais aussi de jeter les bases d’évaluations complètes, favorisant ainsi un processus de consultation plus inclusif et mieux informé.
Comment le logiciel Boréalis peut-il vous aider ?
Fournir une base de données complète
Boréalis fournit une base de données centralisée et complète qui permet aux organisations de saisir et d‘organiser systématiquement des informations sur toutes les parties prenantes concernées. Cela inclut leurs rôles, leurs intérêts, leurs préoccupations et toutes les interactions historiques.
Faciliter le suivi de l’engagement dès le début
En utilisant Boréalis dès les premières étapes d’un projet, les organisations peuvent suivre et documenter l’implication des parties prenantes. Cela permet de s’assurer que les parties prenantes sont identifiées et incluses dans le processus dès le début, réduisant ainsi la probabilité d’oublier quelqu’un.
Permettre la catégorisation et l’analyse des parties prenantes
Boréalis permet de catégoriser et de segmenter les parties prenantes en fonction de critères tels que l’influence, l’intérêt ou l’impact. Cette catégorisation facilite une analyse plus nuancée, aidant à prioriser les parties prenantes pour des stratégies d’engagement plus ciblées.
Défi 2 - Choisir la bonne méthode et les bonnes conditions de consultation
Dans l’exercice des processus de consultation des parties prenantes, un défi majeur se pose dans la tâche complexe de sélectionner la méthode et les conditions de consultation les plus appropriées. Le simple fait de reconnaître l’importance primordiale de cette tâche n’en simplifie pas la complexité. Comment, dès lors, assurer un alignement optimal entre les parties prenantes et les méthodes de consultation choisies ?
Meilleure pratique
Une bonne pratique essentielle consiste à bien comprendre les parties prenantes. Il est essentiel de connaître leur situation géographique, leur langue et leurs préférences en matière de communication. Cette connaissance constitue le fondement d’une prise de décision éclairée lors de la sélection des méthodes et des conditions de consultation. En comprenant parfaitement les caractéristiques et les préférences des parties prenantes, les organisations peuvent adapter leurs approches, en veillant à ce que les méthodes choisies s’alignent parfaitement sur les divers besoins et circonstances des parties prenantes concernées. Cette pratique permet non seulement d’améliorer l’efficacité du processus de consultation, mais aussi de favoriser un sentiment d’inclusion et d’engagement parmi les parties prenantes dont les antécédents et les exigences varient.
Comment Borealis peut vous aider ?
Création d’un profil des parties prenantes
Boréalis aide les organisations à maintenir des profils détaillés des parties prenantes, y compris leurs emplacements géographiques, leurs langues préférées et leurs préférences en matière de communication. Ces informations constituent une ressource fondamentale pour adapter les méthodes de consultation.
Segmentation et ciblage
Boréalis permet aux organisations de classer les parties prenantes en fonction de divers critères, notamment la localisation, les préférences en matière de communication et la question de savoir si la communication doit se faire par des moyens traditionnels, des plateformes en ligne ou d’autres canaux spécifiques. Cette segmentation facilite la mise en place de stratégies d’engagement ciblées, alignées sur les besoins uniques de chaque groupe, permettant aux organisations de choisir des méthodes accessibles à un public plus large.
Cartographie géographique
La fonction de cartographie géographique intégrée à Boréalis fournit une représentation visuelle de la localisation des parties prenantes. Cela aide à planifier des consultations qui tiennent compte de la dispersion géographique des parties prenantes.
Défi 3 - Gérer les attentes et les conflits.
La gestion de la complexité des attentes des parties prenantes et des conflits potentiels constitue un défi de taille, et il n’existe pas de solution unique à ce problème. Toutefois, adopter une position « autoritaire » ou laisser la confusion persister n’est jamais la bonne approche ; cela risque de favoriser les tensions, le mécontentement et le scepticisme.
Meilleure pratique
Une bonne pratique essentielle consiste à communiquer de manière claire, concise et transparente avec les parties prenantes, en mettant particulièrement l’accent sur l’écoute active. Il est essentiel de reconnaître que la consultation n’est pas une voie à sens unique ; elle doit encourager et favoriser le dialogue. Au lieu d’être un processus exclusif, la consultation doit être un catalyseur d’échanges fructueux. En favorisant des canaux de communication ouverts et en s’engageant activement dans le dialogue, les organisations peuvent gérer de manière proactive les attentes, répondre aux préoccupations et gérer les conflits. Cette approche permet non seulement d’instaurer la confiance, mais aussi de créer un environnement propice à la résolution collaborative des problèmes, pour aboutir à un résultat mutuellement bénéfique.
Comment Boréalis peut aider ?
Permettre une gestion proactive des questions et des attentes
En suivant systématiquement les interactions avec les parties prenantes, Boréalis peut aider à identifier les problèmes potentiels et les attentes des parties prenantes avant qu’ils ne s’aggravent. Il permet également aux organisations de saisir et de gérer tous les engagements pertinents pris dans le cadre du processus de consultation. L’identification et la gestion proactives de ces éléments permettent aux organisations de prendre des mesures préventives et de répondre rapidement et de manière proactive aux préoccupations et aux attentes.
Rapports et analyses
L’outil de rapports et d’analyse de Boréalis permet de connaître les tendances, les sentiments et les sujets de préoccupation. Cette approche fondée sur les données permet d’identifier rapidement les conflits potentiels et d’adapter les stratégies de communication en conséquence.
Défi 4 - Ne rien laisser passer
Dans l’exercice des processus de consultation des parties prenantes, le risque d’omissions et d’oublis constitue une menace considérable pour la réussite d’un projet. Même une plainte négligée involontairement peut faire boule de neige et avoir des conséquences négatives.
Meilleure pratique
Pour atténuer ce problème, il est essentiel de maintenir une surveillance vigilante des réactions des parties prenantes. Il est impératif d’agir rapidement lorsqu’un problème, même mineur, se pose. La mise en œuvre d’un mécanisme solide de gestion des plaintes et des problèmes est une bonne pratique indispensable. Ce mécanisme normalise le traitement des griefs, empêche la détérioration des relations et garantit qu’aucune préoccupation, quelle qu’en soit l’ampleur, n’est laissée sans réponse. Cette approche proactive permet non seulement de protéger le projet d’éventuels écueils, mais aussi de renforcer l’engagement en faveur de la réactivité et de la satisfaction des parties prenantes.
Comment Boréalis peut vous aider ?
Améliorer l’écoute active et le retour d’information
Le portail de plaintes et de commentaires en ligne de Boréalis permet aux organisations de répondre activement aux préoccupations et aux attentes des parties prenantes, en encourageant une communication bidirectionnelle efficace qui instaure la confiance, prévient la confusion et facilite un dialogue continu. Cela transforme les consultations en un processus continu et collaboratif plutôt qu’en un événement ponctuel. Il intègre également des alertes et des notifications permettant de traiter rapidement les nouvelles plaintes ou retours d’information, et garantit que l’équipe est rapidement informée de tout problème, ce qui permet une approche cohérente et efficace de la résolution des problèmes.
Défi 5 - Coordonner les activités de consultation, collecter et analyser les données
Mener simultanément plusieurs activités de consultation représente un défi considérable, tout comme la gestion efficace des données collectées tout au long du processus – de l’enregistrement à l’analyse. Sans les outils adéquats, ces tâches peuvent devenir insurmontables.
Meilleure pratique
Pour relever ce défi en douceur, il est impératif de s’équiper d’un système de gestion des données performant, spécialement conçu pour soutenir l’engagement des parties prenantes. Cette approche stratégique assure une coordination efficace des activités de consultation et rationalise la collecte, l’enregistrement et l’analyse des données, atténuant ainsi les défis potentiels et améliorant l’efficacité globale des efforts d’engagement des parties prenantes.
Comment Boréalis peut aider ?
Boréalis peut jouer un rôle crucial pour relever le défi de la coordination des activités de consultation et de la gestion efficace des données. Voici comment :
Plateforme centralisée
Boréalis fournit une plateforme centralisée pour la planification et l’organisation de multiples activités de consultation. Il n’est donc plus nécessaire de gérer des outils ou des systèmes disparates pour chaque activité, ce qui simplifie les efforts de coordination.
Planification des activités
Boréalis comprend des fonctions de planification et d’organisation des activités de consultation. Cela permet de s’assurer que les différentes activités ne se chevauchent pas et de planifier efficacement.
Attribution et délégation de tâches
Boréalis propose un flux de travail structuré conçu pour l’attribution, le suivi et l’achèvement des tâches associées aux consultations des parties prenantes. Cela garantit que les personnes ou les équipes appropriées sont activement engagées dans le traitement de questions spécifiques, ce qui non seulement favorise la responsabilisation au sein de l’équipe, mais réduit également de manière significative la probabilité d’oublier des actions critiques.
Mises à jour en temps réel
Grâce aux mises à jour et aux notifications en temps réel, Boréalis tient tous les membres de l’équipe informés de l’avancement des diverses activités de consultation. Cette transparence facilite une meilleure coordination et permet de procéder à des ajustements en temps voulu si nécessaire.
Analyse des données
L’outil Analytics de Boréalis fournit les outils nécessaires à l’analyse des données et à la génération de rapports complets sur les activités de consultation. Cela permet aux organisations d’obtenir des informations significatives, d’identifier des modèles, de prendre des décisions éclairées et de partager ces informations avec les membres de l’équipe, les gestionnaires ou même les parties prenantes externes concernées et de contribuer à un processus de communication transparent.
Un logiciel robuste d’engagement des parties prenantes tel que Boréalis joue un rôle essentiel dans la résolution des défis multiples associés aux processus de consultation. Qu’il s’agisse d’assurer une supervision complète et une gestion efficace des tâches ou de promouvoir une communication transparente et l’analyse des données, Boréalis rationalise les opérations. Il favorise non seulement la confiance et le dialogue continu, mais facilite également la coordination efficace des diverses activités de consultation. En fournissant une plateforme centralisée dotée de fonctionnalités adaptées à l’engagement des parties prenantes, Boréalis apparaît comme un outil crucial pour les organisations qui cherchent à naviguer et à surmonter les complexités inhérentes à l’engagement réussi des parties prenantes.
Des exemples réels de consultation des parties prenantes
Voici deux exemples où des consultations ont été réalisées dans les règles de l’art et où elles ont mené à des résultats positifs.
Yamana
Yamana Gold est un producteur canadien de métaux précieux dont les activités d’exploitation minière se déroulent au Canada, au Brésil, au Chili et en Argentine. L’un de ses projets miniers est situé en Abitibi, au Québec.
Conformément à la réglementation environnementale québécoise, la société était dans l’obligation de consulter les populations locales touchées par son projet.
Pour mettre toutes les chances de son côté et de façon proactive, Yamana a créé, très tôt dans le projet et avant les audiences publiques, un groupe de travail composé de représentants des parties prenantes de la communauté et de membres de son équipe.
Ces personnes ont pu discuter à l’avance des préoccupations de la communauté ainsi que des impacts et des avantages liés au projet. Elles ont pu déjà établir des recommandations et trouver des solutions.
De plus, afin de pouvoir
- bien consigner et surveiller les rétroactions de la communauté
- garantir la qualité des données
- augmenter sa capacité d’analyse de ces données
- et faciliter la réalisation de rapports
Yamana s’est procuré le logiciel Boréalis, un système de gestion des parties prenantes qui lui a permis d’exécuter ces tâches de manière fluide et organisée.
Une retombée concrète des efforts de mobilisation de Yamana
Lors du processus de consultation de la communauté, l’équipe de surveillance des rétroactions dans Boréalis a pris connaissance d’une inquiétude récurrente concernant le niveau d’un lac de la région.
Yamana a alors pris la décision d’examiner les données existantes sur le sujet et de mener une campagne d’échantillonnage afin de s’assurer d’agir de façon responsable.
Résultat? Les parties prenantes ont été satisfaites que leurs préoccupations aient été entendues et prises en compte.
Hydro One
Hydro One, plus grand fournisseur de services de transmission et de distribution d’électricité de l’Ontario, au Canada, devait subir trois évaluations environnementales majeures.
De plus, comme ses projets concernent des terres des Premières Nations, la société a l’obligation, en tout temps, de consulter les communautés autochtones touchées par ses activités.
En prévision de ces exercices, elle s’est donné comme mission de revoir toute la mécanique de sa gestion de données et a cherché une solution pouvant soutenir tous ses efforts de mobilisation.
Le logiciel Boréalis lui a permis de
- centraliser ses données en un seul endroit
- consigner toutes les interactions avec les parties prenantes et y accéder facilement par la suite
- réaliser facilement des rapports
- surveiller le respect des engagements pris
- travailler plus rapidement et plus efficacement
Les relations avec les Autochtones
Pour l’équipe des relations avec les Autochtones, notamment, le logiciel l’a aidée à préparer des dossiers de consultation destinés à prouver que « les détenteurs de droits ont été correctement informés d’un projet, que leurs préoccupations ont été entendues et que toutes les parties sont parvenues à un accord satisfaisant. »
Alors que le rapport des consultations autochtone est l’un des principaux éléments requis dans le cadre de la procédure d’évaluation environnementale, Hydro One a utilisé Boréalis pour démontrer sa transparence envers ces communautés et son engagement à tenir compte de leurs préoccupations.
Cette utilisation de Boréalis a par ailleurs procuré un autre avantage à la société. En consignant avec rigueur les détails de ses consultations, elle a aussi manifesté son respect envers les communautés autochtones, et a ainsi renforcé ses liens de confiance avec elle.
L’efficacité au service de la durabilité
La consultation des parties prenantes par les sociétés privées s’est particulièrement développée dans les vingt dernières années, à mesure que la notion de responsabilité sociale des entreprises montait en puissance.
En raison de l’urgence de protéger l’environnement et les humains et de mettre en place des pratiques commerciales durables, ce type de consultation est devenu une obligation réglementaire dans de nombreux pays.
Mais la nécessité de consulter les parties prenantes ne se limite pas aux possibles répercussions légales. Les bienfaits liés à ces consultations dépassent largement ce cadre. En faisant preuve d’ouverture et d’écoute, en démontrant du respect et en valorisant le dialogue et la recherche de solutions conjointes, les promoteurs d’un projet font foi de leur volonté d’établir avec leurs parties prenantes des relations durables. Car ultimement, l’objectif est que tous puissent bénéficier de retombées positives des projets.
Les entreprises ont donc tout intérêt à adopter les meilleures pratiques de consultation qui soient. Couplées aux meilleures pratiques de gestion des relations avec les parties prenantes, elles permettent aux responsables de projets d’augmenter leurs chances de réussite.
La consultation des parties prenantes étant désormais inévitable, mieux vaut prendre l’exercice au sérieux et investir dans des solutions qui garantissent l’efficacité du processus.
