À l’heure actuelle, dans la plupart des entreprises minières, énergétiques et de services publics en Australie, quelqu’un de l’équipe de gestion des communautés ou de la gestion foncière s’est fabriqué son propre assistant IA. Cette personne a téléversé ses notes de consultation, ses ententes et ses comptes rendus dans un outil d’IA généraliste, a écrit une page de consignes, puis commencé à lui poser des questions.
La personne derrière cet outil connaissait assez bien son besoin pour passer à l’action sans attendre les achats. La question n’est pas de savoir si l’IA a sa place dans ce travail, car elle l’a. La vraie question est plus pointue : que se passe-t-il quand il ne s’agit plus de répondre à des questions, mais de prouver quelque chose?
Ce que l'approche maison réussit bien
Un assistant IA généraliste qui a accès à vos documents excelle à rédiger des premières versions. Résumés des consultations, notes de réunion, premiers jets de courriels, la rédaction de votre rapport de développement durable : il produit un brouillon plus vite qu’une personne. Il repère la clause recherchée dans une entente de 200 pages, reformule les documents destinés aux communautés en langage clair et dégage des thèmes lisibles à partir d’un lot de commentaires.
Tout cela représente une réelle valeur ajoutée, mais aucun de ces éléments ne fait l’objet d’un audit. Il s’agit de tâches de rédaction qui s’appuient sur un document, et la question est de savoir quel est ce document.
Un assistant IA qui a accès à un dossier n’est qu’un lecteur. Il répond aux questions sur ce qu’il voit, quand quelqu’un pense à les poser. Une fonction de performance sociale n’a pas de problème de lecture. Elle a un problème de preuve : prouver qu’un engagement pris lors d’une audience il y a trois ans a été respecté, prouver qu’une plainte été close dans les délais promis par votre propre cadre, prouver que les propriétaires fonciers concernés ont été contactés avant le début des travaux.
C’est un problème de registre, et un simple lecteur ne peut pas le résoudre. Quatre choses font défaut.
1. Rien ne se passe tant que personne ne pose la question
Un assistant fournit des réponses. Il ne tient pas de registre. Les engagements, les plaintes, les ententes foncières et les registres de consentement sont des documents réglementés, chacun ayant un propriétaire, un statut et généralement une date limite, et chacun doit exister, que quelqu’un le demande ou non.
Les cadres australiens présument exactement cela. Les signataires de la Charte des meilleures pratiques du Clean Energy Council rendent compte publiquement de leurs engagements envers les communautés tous les deux ans. Quant à The Energy Charter, elle demande aux entreprises du secteur de l’énergie de publier un rapport chaque année, une obligation désormais volontaire depuis 2026, dans le cadre d’un processus de reddition de comptes décentralisé qui a remplacé l’ancien comité indépendant. Un engagement dont on rend compte publiquement, selon un cycle fixe, est un registre assorti d’une échéance.
Dans un outil de clavardage, quand personne ne pose de question, il ne se passe rien. L’engagement auquel personne n’a pensé cette semaine est celui qui tombe entre les mailles du filet : les risques n’apparaissent donc qu’au rythme de celui ou celle qui se souvient de poser la question.
Une question à poser à votre équipe : comment une obligation est-elle traitée si personne ne pense à poser la question cette semaine-là?
2. Les transcriptions de clavardage ne constituent pas à elles seules des preuves
Qu’il s’agisse des conditions d’approbation, des enquêtes publiques, des procédures relatives aux droits fonciers autochtones, des examens des prêteurs ou des audits sectoriels, tous ces processus exigent les trois éléments suivants : l’attribution, des horodatages immuables et l’historique des versions. Autrement dit, il faut pouvoir établir qui a consigné quoi, quand, et ce que disait le registre avant qu’on le modifie.
Il ne s’agit pas d’une exigence vague. La norme de performance n° 1 de l’IFC, par exemple, exige la mise en place d’un système de gestion environnementale et sociale comprenant la participation des parties prenantes et mécanisme efficace de traitement des plaintes, avec une participation documentée et une communication externe appropriée envers les communautés concernées. La ICMM Assurance and Validation Procedure oblige ses membres à faire vérifier chaque année, par un tiers indépendant, leur performance en matière de développement durable, puis à faire valider périodiquement les attentes de performance par un tiers, avec divulgation publique. En pratique, les registres des engagements et des obligations font ainsi partie du système soumis à cette vérification. Par ailleurs, le rapport Dyer sur l’engagement en faveur des énergies renouvelables a mené à la création d’un système national volontaire de cote des promoteurs, désormais géré de manière indépendante par Equifax, Ainsi, la conduite de cet engagement est évaluée par un tiers plutôt que décrite par le promoteur lui-même.
Une réponse générée le jour même ne constitue pas un registre de ce qui était connu à ce moment-là. C’est une nouvelle interprétation des documents qui se trouvaient dans le dossier ce matin-là. Ainsi, quand une condition est mise à l’épreuve, l’équipe passe deux semaines à reconstituer l’historique des consultations à partir de documents, de courriels et d’échanges de clavardage, et c’est à ce moment qu’on découvre les lacunes.
À poser à votre équipe : si une condition d’autorisation était mise à l’épreuve le trimestre prochain, quelle pièce remettrions-nous, et qui en attesterait la validité?
Une question à poser à votre équipe : si une condition d’approbation était vérifiée au prochain trimestre, quel document remettrions-nous, et qui en attesterait la validité ?
3. Des questions de chiffres et de dates
Les parties prenantes, les plaintes, les engagements, les parcelles et les ententes sont des données reliées entre elles, et non de simples documents. Leur valeur tient aux liens qui les unissent : telle personne a soulevé telle préoccupation, qui est devenue tel plainte, rattachée à tel engagement, sur telle parcelle, en vertu de telle entente.
En vertu du cadre réglementaire du Queensland sur l’accès aux terrains, le titulaire d’une autorisation d’exploitation des ressources doit transmettre un avis écrit à chaque propriétaire foncier au moins 10 jours ouvrables avant d’entrer sur ses terres pour des activités préliminaires. Il lui faut généralement aussi une entente de conduite et d’indemnisation avant de passer aux activités avancées. Les questions « Quels propriétaires fonciers ont reçu un préavis ? », « À quelle date ? » et « Pour quelles parcelles un accord a-t-il été signé ? » ont pour réponses des dates et des nombres.
Un lecteur résume les documents qu’on lui présente. Il ne saura pas maintenir ce fil sur huit ans d’interactions, ne reconnaîtra pas un même propriétaire foncier écrit de quatre façons différentes, et ne peut pas répondre de façon fiable à une question dont la réponse est un chiffre. Un chiffre faux mais plausible est plus dangereux que l’absence de chiffre, car il se retrouve dans le dossier du conseil d’administration.
Une question à poser à votre équipe: lorsque nous demandons combien d’engagements sont en retard, comment vérifions-nous que ce chiffre est exact, et qui s’en charge actuellement ?
4. Aucun suivi, aucune notion du temps
Délais de traitement des plaintes, voies de recours, responsables désignés, rappels et validation. Le manuel de l’IPIECA sur les mécanismes de traitement des plaintes communautaires, rédigé par et pour le secteur pétrolier et gazier, définit clairement les attentes : une procédure claire, assortie d’un délai indicatif pour chaque étape, accessible à toutes les parties prenantes concernées, et appliquée de façon uniforme jusqu’à la clôture de chaque plainte.
Un assistant n’a ni mémoire de l’avancement des dossiers ni notion du temps. Il ne peut pas faire remonter une plainte dont le délai de réponse est dépassé, relancer le chargé de liaison communautaire qui doit encore clore un dossier, ni empêcher qu’un engagement soit marqué comme « terminé » par une personne qui n’est pas autorisée à le faire. L’équipe gère donc le véritable flux de travail dans un tableur, parallèlement à l’IA, ce qui est justement la situation qu’elle cherchait à éviter.
Une question à poser à votre équipe: qui est informé lorsqu’une plainte dépasse le délai de réponse, et comment cette personne en prend-elle connaissance ?
L'objection qui mérite une réponse franche
« L’IA s’améliore chaque mois mois, ce problème sera bientôt réglé. » Tout à fait, et sans réserve. Le problème ne vient pas des capacités du modèle, mais de l’absence d’un registre encadré sur lequel le modèle pourrait s’appuyer pour avoir raison. Un meilleur modèle appliqué à un registre incomplet produit des réponses fausses plus vite et de façon plus convaincante.
La question est désormais d’actualité en gouvernance. Dans un article publié par InformationWeek, Pam Baker rapporte que les organismes de réglementation s’orientent vers une exigence imposant aux organisations de conserver la trace de l’historique de recherche à l’origine d’une réponse générée par l’IA : les documents sources, leurs versions, les éléments extraits, à quel moment, et qui l’a examiné. Comme l’a formulé l’un des intervenants, la préparation à l’audit consiste à montrer sur quoi la réponse s’est fondée et pourquoi, afin que les organismes de réglementation disposent de preuves, et non d’interprétations.
Ce qu'il faut en retenir
Ceci n’est pas un plaidoyer contre l’IA. Boréalis intègre l’IA à sa plateforme, et la tendance est claire. La distinction qui compte est celle entre une IA fondée sur un registre encadré et une IA qui tire ses conclusions d’un dossier de documents. La première vous dit ce qui est en retard et ce que contenait le dossier en mars 2023. La seconde vous dit ce que les documents semblent dire aujourd’hui, ce qui tient la route jusqu’au moment où une autorité vous demande comment vous le savez.
La question à poser à votre équipe n’est pas de savoir si l’assistant IA est utile : il l’est, de toute évidence. C’est plutôt la suivante : quand l’enquête, les prêteurs ou l’auditeur demandent comment vous savez qu’un engagement a été respecté, que leur présentez-vous ?
C’est le problème que Boréalis, qui fait maintenant partie d’Irth, s’efforce de résoudre depuis 20 ans, en collaborant avec des centaines d’utilisateurs issus des secteurs minier, gazier, énergétique et du transport afin de mettre en place exactement ce type de registre encadré.
Si votre équipe est actuellement confrontée à ces questions de preuve, contactez-nous pour discuter de ce que cela pourrait donner dans votre contexte.
