SEMER

les graines du succès

Comment un programme de gouvernance sociale et environnementale bien structuré a permis à un producteur d’huile de palme du Congo de viser la profitabilité tout en conservant la confiance de ses parties prenantes.

Défi principal

Établir un programme de gouvernance sociale et environnementale permettant de satisfaire aux normes de l’industrie et aux exigences des prêteurs, cela en partant essentiellement de rien et avec peu ou pas du tout de ressources et de savoir-faire à l’interne.

Défis contextuels

  • Absence d’infrastructures/ infrastructures en décrépitude
  • Plantations situées dans des endroits isolés uniquement accessibles par la rivière Congo
  • Taux de chômage élevé dans la République démocratique du Congo
  • 100 000 personnes vivant dans un rayon de 5 km des plantations; la moitié de la population étant âgée de moins de 16 ans
  • Population peu ou pas scolarisée
  • Accès limité aux communications et à Internet

Je suis un grand partisan du logiciel Boréalis. À titre d’outil technologique, ce logiciel offre tout ce qu’il nous faut pour gérer efficacement notre programme de gouvernance sociale et environnementale. La valeur liée à cet outil de gestion ne pourra que croître à mesure que Feronia surmontera ses problèmes d’infrastructure et ses défis organisationnels.

Xavier Dexarniere - CEO Feronia

Solution

Logiciel Boréalis de gestion de la conformité et de mobilisation des parties prenantes

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Résultats

L’entreprise est désormais en mesure d’assurer une gestion efficace des plaintes, de faire le suivi des indicateurs de rendement clés en vue de la reddition de comptes de même que de faire la preuve du respect des normes et des exigences en vigueur.

À ce jour, environ 11 millions de dollars ont été investis dans des améliorations environnementales et sociales.

Activités et engagement commerciaux désormais conformes aux exigences internationales et à celles des prêteurs.

Importante amélioration de la satisfaction exprimée par les parties prenantes à l’interne et à l’externe.

De menacé de disparition...

Feronia est une entreprise agroalimentaire exerçant ses activités en République démocratique du Congo. Lorsqu’elle a acquis ses actifs dans l’huile de palme en 2009, l’entreprise avait pour principal objectif de sauver ces plantations jadis prospères de la disparition.

Plus que juste un employeur

Feronia est le seul employeur dans un rayon de centaines de kilomètres et la population dépend lourdement de ses plantations. Chaque année, plus de 2000 enfants naissent dans les hôpitaux des plantations. Ces enfants et leur famille ont besoin d’eau, d’écoles, d’installations sanitaires, de logements et de soins de santé. L’aide gouvernementale est maigre et, lorsqu’elles sont octroyées, les subventions ne sont que temporaires. En plus d’investir dans l’emploi, Feronia se doit donc d’investir lourdement dans les infrastructures sociales critiques.

Établie en

2009

Industrie

Agroalimentaire

Zone couverte par le projet

1,036 km2

Employés

8,400

En 2013, Feronia a obtenu l’appui financier d’un établissement européen de financement du développement. Assortie à ce financement toutefois, venait l’obligation d’instaurer un programme de gouvernance environnementale et sociale cohérent et précis afin de gérer adéquatement les risques sociaux, les plaintes et la mobilisation des parties prenante

Faire appel à une expertise confirmée

Feronia s’est rapidement mise au travail afin d’établir un programme de gouvernance environnementale et sociale (GES) en collaboration avec ses principales parties prenantes, en débutant par un plan d’action environnementale et sociale. La compagnie a également décidé de faire appel à l’expertise d’une firme externe afin de permettre une mise en œuvre plus efficace du programme.

Défis organisationnels

  • Faible intégration du programme de GES aux activités quotidiennes
  • Difficulté à recruter des gestionnaires de GES possédant les compétences et l’expérience nécessaires
  • Engagements historiques non répertoriés
  • Manque de ressources en matière d’engagement social
  • Usagers peu familiarisés avec la technologie

Nous devons cultiver et conserver la confiance des communautés qui nous entourent puisque, sans leur soutien, notre présence ne pourra se poursuivre.

Frank Braeken - Chairman,

Suivant une analyse détaillée de ses besoins et de ses ressources, Feronia a trouvé chaussure à son pied avec Boréalis. En effet, grâce à l’aide de l’équipe Boréalis, l’entreprise a pu concevoir un plan en deux phases en vue de l’atteinte de ses objectifs en matière de GES.

Objectifs de GES

Établir, instaurer et surveiller les mécanismes organisationnels suivants : ∙

  • Plan de mobilisation des parties prenantes (PMPP)
  • Politique de gestion des plaintes (PGP)
  • Programme de développement communautaire (PDC)
  • Plan de gestion de la sécurité (PGS)
  • Plan de surveillance de la santé et de la sécurité
  • Programme de surveillance environnementale
  • Production de rapports trimestriels et annuels pour les prêteurs
  • Gestion du renforcement de la capacité de l’entreprise à partir des PMPP, PGP, PDC et PGS
  • Mise en œuvre d’une plateforme de mobilisation des parties prenantes pour soutenir tous les mécanismes organisationnels susmentionnés

À la renaissance

L’équipe de Boréalis a œuvré sur le terrain en compagnie de son partenaire de longue date, Monkey Forest Consulting (MFC), afin d’aider Feronia à créer des compétences locales en matière de GES. Ce processus a notamment inclus la constitution et la formation d’équipes dévouées de GES pour œuvrer sur place ainsi que l’installation du logiciel Boréalis de mobilisation des parties prenantes sur les multiples sites d’exploitation de l’entreprise afin que toutes les activités de nature sociale et environnementale, qu’il s’agisse de mobilisation et de développement communautaire, de surveillance environnementale et d’incidents, d’évaluation sociale, de gestion des plaintes ou des demandes des communautés, puissent être répertoriées, évaluées, surveillées, vérifiées et incluses dans la reddition de comptes.

Installation du logiciel Boréalis de mobilisation des parties prenantes

  • Installé et fonctionnel dès le premier jour
  • Temps consacré à la familiarisation, non pas au développement (non nécessaire)
  • Rétroaction des usagers intégrée à la feuille de route du projet
  • Ensemble de l’information centralisée sur une seule plateforme nuagique
  • Tableaux de bord intégrés permettant de suivre, presque en temps réel, les progrès de la mise en œuvre du processusi
  • Brochure-corporative---Février---Page-web-V2
  • Boréalis Stakeholder Engagement Software

Récolter les bienfaits

Progrès mesurables
Feronia a commencé à utiliser les modules Boréalis de gestion de la conformité et de mobilisation des parties prenantes en 2017 et a pu rapidement en constater les effets positifs sur l’entreprise. Cette dernière peut désormais assurer une gestion efficace des plaintes, faire le suivi des indicateurs de rendement clés en vue de la reddition de comptes au sous comité GES du conseil d’administration et faire la preuve du respect des normes internationales en vigueur et des exigences des prêteurs.

Le soutien de Borealis a été incroyable. Leurs efforts en matière de formation et la qualité de leur matériel ont permis à notre équipe d'atteindre le niveau d'expertise dont elle a besoin.

Sherree Shaefer - Human Ressource

Parties prenantes plus satisfaites, tant à l’interne qu’à l’externe Feronia ne fait pas qu’améliorer ses relations avec les parties prenantes externes. En effet, grâce à la présence d’un processus structuré et transparent de gestion de la conformité environnementale et sociale, les directeurs et les membres des équipes de GES disséminées sur le terrain peuvent désormais vérifier la performance des autres équipes ou l’état d’une activité donnée au moyen d’un simple clic. Ce suivi des activités permet à l’entreprise de faire la preuve de sa transparence et de sa prise de responsabilités dans son parcours vers la conformité.

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Une solide mémoire d’entreprise

Grâce au logiciel Boréalis, Feronia peut faire la saisie, le suivi et la reddition de compte de données vitales, notamment les dossiers des parties prenantes, leurs exigences et les interactions avec ces dernières afin de constituer une solide mémoire d’entreprise. À titre d’exemple, lorsque Fanny Salmon, la coordonnatrice de la GES de Feronia est revenue de son congé de maternité de quatre mois, elle a été en mesure de voir et d’analyser tout ce qui s’était produit pendant son absence et de reprendre son travail, pour ainsi dire, là où elle l’avait laissé.

À une profitabilité future

À mesure que Feronia surmonte ses défis organisationnels et entrevoit la profitabilité, elle peut aussi prouver qu’elle respecte les exigences des prêteurs et les normes de l’industrie en matière de gouvernance environnementale et sociale. L’entreprise est aussi désormais en mesure de gérer les situations de conflit de manière proactive et d’éviter qu’elles ne dégénèrent en état de crise, ce qui vient renforcer la confiance des parties prenantes internes et externes.

Notre équipe peut désormais facilement recueillir de l’information et l’utiliser plus intelligemment. La clarté et la qualité des données recueillies a considérablement amélioré la reddition de comptes et la direction a désormais une plus grande confiance en l’intégrité de ses données

Paul Dulieu - Dir. of Communications,