Que ce soit au sein d’une entreprise privée ou d’un gouvernement, la gestion des parties prenantes consiste à humaniser la relation entre une organisation et ceux qui sont touchés par ses activités, s’y intéressent ou ont une influence sur elles. L’objectif lorsqu’on désire établir une stratégie de mobilisation des intervenants est de poursuivre les activités d’une manière productive et acceptable pour tous. Un engagement efficace permet d’établir des relations saines et de confiance qui profitent à tous.
Pourquoi la gestion des parties prenantes est-elle importante pour les ministères et les organismes gouvernementaux ?
Contrairement aux entreprises à but lucratif, qui utilisent généralement l’engagement des parties prenantes comme un moyen de démontrer leur conformité et d’obtenir le permis social pour exercer leurs activités, l’objectif de la plupart des agences gouvernementales est de mieux servir le public tout en utilisant efficacement les ressources publiques limitées.
MISE EN EXEMPLE : Justification de la création d'une stratégie de mobilisation du public pour un système énergétique de quartier
Les idées fausses sont courantes en ce qui concerne les systèmes énergétiques de quartier. Les parties prenantes telles que les utilisateurs, les employés municipaux et les élus peuvent ne pas comprendre pleinement le fonctionnement de ces systèmes, ni leurs avantages et leurs contributions à la durabilité des communautés.
Le manque de connaissance et les malentendus peuvent constituer un obstacle à la croissance des systèmes énergétiques de quartier et peuvent même entraver les efforts des dirigeants politiques pour créer des politiques et des incitations efficaces. Une communication efficace et une gestion réussie des parties prenantes sont donc essentielles pour lutter contre les idées fausses qui entourent cette technologie et ainsi surmonter ces obstacles.
En raison de la complexité des systèmes énergétique de quartier et de la diversité des parties prenantes, il est important qu’une stratégie de participation suive un processus structuré et informé.
Les défis d'une mobilisation citoyenne efficace pour les gouvernements
Les gouvernements doivent gérer un grand nombre d’acteurs et dispersé sur d’immenses territoires. Les employés peuvent être répartis dans plusieurs régions et bureaux. Tous peuvent travailler dans le même but, mais pas nécessairement avec les mêmes outils ou processus et, très souvent, pas dans le même contexte local. Cela rend la gestion des vastes quantités de communications relatives aux relations avec les parties prenantes extrêmement difficile.
La pandémie de Covid-19 a d’autant plus intensifié ces défis. Les gouvernements disposent peut-être désormais de moins de ressources à consacrer à l’engagement avec les parties prenantes, même si ce dialogue est essentiel pour orienter l’action gouvernementale et maintenir la cohésion sociale.
Même lorsqu’ils ne sont pas aux prises avec une pandémie mondiale, les ministères et organismes gouvernementaux citent souvent les défis suivants
- Gérer efficacement d’énormes territoires avec un grand nombre de parties prenantes
- Comprendre les contextes locaux
- Identifier et traiter de manière proactive les risques, les idées fausses et les préoccupations
- Tenir les parties prenantes dûment informées
- Fournir un meilleur service public grâce à une approche axée sur l’utilisateur
- Tenir un registre clair de qui a fait quoi et quand
- Établir un lien de confiance avec les acteurs
- Mesurer et analyser les efforts
- Coordonner le travail des équipes de façon efficace
Comment les gouvernements peuvent améliorer leur gestion des parties prenantes grâce à une solution infonuagique.
Grâce aux progrès technologiques et au passage à la numérisation, les entreprises du monde entier ont commencé à adopter des logiciels de gestion des parties prenantes il y a près de vingt ans.
Cependant, la plupart des gouvernements n’ont commencé que récemment à considérer ces outils comme essentiels. Bien qu’elles soient certainement habituées à dialoguer avec les parties prenantes, de nombreuses organisations gouvernementales ont encore du mal à établir et à maintenir des processus ouverts, inclusifs et transparents qui encouragent la participation et permettent une prise de décision plus représentative, comme le préconisent le programme des Nations unies pour le développement durable de 2030 et ses objectifs de développement durable (SDG).
De nombreux gouvernements affichent un certain retard lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre les meilleures pratiques d’engagement des parties prenantes, qui sont basées sur la méthodologie éprouvée en trois étapes « planifier-dialoguer-mesurer ».
Bien que la plupart des ministères et organismes impliqués dans l’engagement du public suivent ces étapes à des degrés divers, peu le font de manière systématique. Cela conduit invariablement à des oublis, à des doubles emplois et à des rapports inefficaces. La qualité inégale des rapports est particulièrement problématique, car elle brouille la vision des résultats réels et empêche les organismes de tirer pleinement parti des leçons apprises. Ces lacunes ne sont pas dues à un manque de volonté d’améliorer les pratiques, mais plutôt à un manque d’outils adéquats permettant une telle approche systématique et standardisée.
C’est là que l’implantation d’un logiciel de gestion des parties prenantes prend tout son sens. Il permet aux équipes de communication et en charge des relations avec la communauté de gérer toutes les données relatives aux parties prenantes, les plans de participation et les activités connexes selon une méthodologie éprouvée et à partir d’une base de données unique et centralisée. Il remplace les interminables feuilles de calcul, courriels et notes personnelles – qui risquent de se perdre ou d’être égarés – par dépôt de données unique, toujours accessible, à jour, dont la qualité est contrôlée et qui réponds aux standards de sécurité les plus strictes.
Au quotidien, le logiciel de gestion des parties prenantes fait tomber les cloisonnements et améliore la productivité en gardant toutes les informations rapidement accessibles. À un niveau supérieur, il offre aux organisations un cadre facile à mettre en œuvre pour une approche structurée et normalisée pour la mobilisation des acteurs. Les logiciels avancés de participation des parties prenantes sont extrêmement riches en fonctionnalités tout en restant intuitifs et conviviaux, même pour les personnes ayant des compétences informatiques limitées.
Tous ces avantages s’appliquent également aux organisations gouvernementales et contribueront à renforcer leurs pratiques d’engagement des parties prenantes.
Créer un plan de participation des parties prenantes solide
Ce guide propose une approche étape par étape pour élaborer un plan efficace d’engagement des parties prenantes afin d’augmenter vos chances de réussite dans la réalisation de votre projet. Vous devez considérer vos activités de communications avec les parties prenantes comme n’importe quelle autre fonction de l’entreprise – une fonction qui doit être gérée avec soin.
Exemples concrets de la manière dont les gouvernements peuvent utiliser les logiciels de participation des parties prenantes
- Obtenez facilement des listes des acteurs par projet, lieu, sujets d’intérêt, etc.
- Centralisez les informations et brisez les cloisonnements en donnant à tous les employés l’accès au même ensemble de données complet. (Lorsque chacun se fie à sa propre liste ou feuille de calcul, personne ne peut voir la situation dans son ensemble).
- Créezdes calendriers individuels et d’équipe pour améliorer la planification et la coordination. Utilisez des rappels automatiques pour garder tout le monde sur la bonne voie et veiller à ce que les bonnes personnes soient informées au bon moment.
- Utilisez l’outil de cartographie des parties prenantes pour évaluer les intervenants par niveau d’intérêt, d’influence et de priorité, ainsi que leurs multiples rôles, leurs relations avec les autres parties prenantes, leurs affiliations, etc.
- Utilisez l’outil de plan de participation pour créer des plans détaillés pour des infrastructures, des projets, des districts, des groupes de parties prenantes spécifiques, etc. Attribuez des tâches, des ressources et des délais pour gérer et suivre les activités.
- Utilisez des outils tels que les tâches par lots, les modèles de courrier électronique, les listes de distribution personnalisables, etc. pour simplifier l’envoi, l’enregistrement et la gestion des communications à un grand nombre de parties prenantes.
- Communiquez avec les parties prenantes en utilisant leur méthode de communication préférée (comme les SMS), sans perdre de vue la communication.
- Utilisez l’outil de cartographie SIG pour cartographier les infrastructures et créer des zones tampons autour des actifs afin d’identifier les parties prenantes concernées et les problèmes potentiels.
Comment le logiciel de gestion des parties prenantes Boréalis peut vous aider
Un nombre grandissant de gouvernements dans le monde entier s’appuient désormais sur le logiciel d’engagement des parties prenantes Boréalis pour améliorer leurs pratiques de gestion des acteurs.
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