ÉTUDE DE CAS
Comment une entreprise australienne d’énergie renouvelable a optimisé ses processus d’acquisition de terres et de mobilisation des parties prenantes
Présentation de l’entreprise
L’organisation s’engage fermement à développer des solutions énergétiques respectueuses des communautés locales, tout en adoptant de solides pratiques de gestion environnementale pour limiter l’impact potentiel sur les habitats naturels et les populations avoisinantes.
Utilise Boréalis depuis : novembre 2022
Utilisateurs : 40
Équipes utilisatrices : Acceptabilité sociale, Accès aux terres, Nouveaux sites, Développement de projets
Les besoins
Comme de nombreuses entreprises, l’organisation utilisait à l’origine des feuilles de calcul pour documenter la mobilisation des parties prenantes. Toutefois, à mesure que le nombre et la complexité des projets augmentaient, le recours à des sources de données décentralisées représentait un risque important pour les activités. La perte d’informations liées à un projet pouvait avoir de lourdes conséquences, et en l’absence d’une source unique de vérité, il devenait extrêmement difficile de démontrer sa conformité auprès des autorités réglementaires pour obtenir les approbations requises.
Pour atténuer ces risques, la branche australienne a mis en place un système dédié de gestion des relations communautaires, qui répondait à ses besoins à ce moment-là, mais qui ne pouvait s’adapter à l’évolution de ses exigences.
L’équipe avait besoin d’un outil permettant de relier les dossiers des parties prenantes aux données foncières, afin de pouvoir les cartographier géographiquement — une fonctionnalité essentielle à leurs activités, mais que la plupart des systèmes de gestion des parties prenantes ne proposaient pas.
« Identifier les personnes avec qui nous devons entrer en contact autour d’un projet, en fonction de leur position géographique, est un aspect fondamental du travail – et aucun CRM ne nous a permis de le faire, jusqu’à Boréalis. Nous avons vraiment tiré parti de cette fonctionnalité au cours des huit derniers mois. »
Principaux défis
Intégrité des données :
Collaboration :
Identification des parties prenantes :
Rapports :
« Essayer simplement de saisir l’ampleur du travail — ce qu’il faut faire, avec qui parler, quels rapports produire — peut être très difficile. Boréalis nous a vraiment aidés là-dessus. Il nous permet de planifier et de structurer les tâches à venir de façon claire et traçable, ce que je ne pensais pas possible dans un CRM. Habituellement, ce volet est géré séparément. C’est donc un atout de pouvoir voir à la fois ce qui a été fait et ce qui est prévu. »
Solution: Boréalis, La plateforme de gestion des parties prenantes et d'accès aux terres de Irth
Boréalis permet à l’équipe australienne de gérer toutes les données liées aux parties prenantes, aux activités de mobilisation communautaire et à la gestion foncière sur une seule et même plateforme. Cela facilite le partage d’information, réduit les oublis et renforce la coordination entre les équipes.
« Boréalis est un programme complexe — ce qui peut être intimidant — mais son interface intuitive a permis à nos équipes d’aller au-delà de cette impression initiale. L’organisation a pleinement adopté le système, qui fait maintenant partie intégrante des activités quotidiennes de chacun. »
Principaux bénéfices
- Centralisation des données : Les données sont structurées, accessibles et partagées facilement, ce qui améliore la collaboration entre les équipes de projet.
- Décisions éclairées : Le lien entre les parties prenantes et les données foncières géographiques permet aux équipes de prendre des décisions fondées sur les données et de déployer efficacement des initiatives de partage des retombées.
- Cartes dynamiques : Les cartes et les données sont toujours à jour, ce qui permet d’identifier rapidement les parties prenantes concernées et de suivre les progrès en temps réel.
- Source unique de vérité : Une meilleure visibilité permet de planifier les activités, d’allouer les ressources plus efficacement et d’organiser les tâches futures de manière claire et traçable.
- Historique documenté : Une mobilisation bien consignée facilite la reddition de comptes auprès des parties prenantes, des investisseurs et des régulateurs, tout en accélérant les approbations.
- Rapports automatisés : Les équipes peuvent planifier et envoyer des rapports réguliers pour suivre les indicateurs clés, comme le nombre de communications, les sujets abordés et l’avancement des tâches pour chaque projet.
Déploiement d’une nouvelle solution
Comme pour toute solution logicielle d’entreprise, la meilleure pratique consiste à commencer par un projet pilote. C’est pourquoi l’organisation a décidé d’adopter Boréalis pour un seul projet, afin de valider que le logiciel répondait bien à ses besoins opérationnels avant de l’implanter à plus grande échelle. Ce projet d’essai a permis aux utilisateurs d’identifier d’éventuels problèmes, d’optimiser la configuration du système et de simplifier leurs processus de travail à petite échelle avant un déploiement plus large.
En moins de six mois, les équipes avaient adopté le système et étendu son utilisation à environ 25 projets en développement.
Grâce aux efforts de l’équipe pilote, d’autres divisions de l’entreprise australienne ayant des besoins similaires peuvent maintenant s’appuyer sur leur succès, en répliquant les configurations et processus éprouvés, pour mettre en place une solution testée et approuvée rapidement et efficacement. D’ailleurs, le programme de gestion des actifs a lancé son propre projet pilote afin d’envisager l’adoption du logiciel pour cette portion des activités.
« À notre crédit, l’extension de la licence à l’ensemble de l’organisation s’est déroulée sans heurts. Nous connaissions déjà le processus de migration des données et la façon d’utiliser la cartographie. Tout au long de l’implantation, l’équipe de soutien de Boréalis a réagi positivement à nos suggestions et à nos demandes d’amélioration. »
Briser les vases clos
Avant l’implantation de Boréalis, le partage d’information entre les équipes de projet était souvent inefficace et laborieux. L’équipe foncière produisait des cartes illustrant la géolocalisation des parties prenantes et des actifs du projet — des cartes précises, mais statiques. Lorsque de nouvelles informations émergeaient lors des activités de mobilisation communautaire, il fallait transmettre ces mises à jour à l’équipe foncière pour qu’elle modifie manuellement les modèles SIG et génère de nouvelles cartes.
La centralisation de toutes les données liées à l’engagement communautaire et à la gestion foncière dans un seul système a grandement amélioré l’efficacité et la collaboration dans l’organisation. Les données saisies dans Boréalis sont dynamiques, accessibles et toujours à jour. Cette visibilité accrue en temps réel permet aux équipes d’intervenir plus rapidement et de manière proactive.
« Boréalis a permis de rapprocher les équipes d’acceptabilité sociale et de gestion foncière. Avant, nous n’avions pas accès à l’information en direct sur la géolocalisation des parties prenantes ; nous recevions uniquement des extraits. Il n’y avait pas de synergie, et la gouvernance des données représentait un défi majeur. Maintenant, on sait plus facilement quand et comment mettre à jour les données, et le processus est beaucoup plus fluide. »
Gestion des programmes de partage des retombées
Alors que la transition énergétique s’accélère en Australie, les programmes de partage des retombées jouent un rôle de plus en plus important pour assurer l’acceptabilité sociale des projets.
Contrairement aux programmes de compensation traditionnels, qui s’adressent uniquement aux propriétaires fonciers directement touchés par un projet, les programmes de partage des retombées étendent les incitatifs à l’ensemble de la communauté. En offrant des avantages économiques élargis, les promoteurs de projets témoignent de leur bonne volonté et renforcent des relations positives qui favorisent le succès et la pérennité des projets.
L’organisation s’efforce de redistribuer des retombées concrètes aux communautés situées autour de ses projets. Historiquement, cela impliquait de mesurer la distance entre chaque turbine et les propriétés environnantes afin d’identifier les terrains admissibles, puis de déterminer leurs propriétaires — un processus long, inefficace, et propice aux oublis.
Grâce à la fonction de cartographie dans Boréalis, l’équipe peut désormais géolocaliser les turbines et définir des zones tampons appropriées autour de chaque actif. Cela permet d’identifier instantanément tous les propriétaires fonciers concernés et de classer les propriétés par proximité, puis de les ajouter aux plans d’engagement pertinents pour simplifier les efforts de mobilisation dans le cadre des programmes de compensation.
« À l’échelle internationale, notre entreprise a l’habitude d’offrir des rabais énergétiques et d’autres avantages aux communautés vivant à proximité de nos projets. Depuis quelques années, nous avons commencé à élaborer des programmes similaires adaptés au contexte australien. Grâce à Boréalis, nous pouvons estimer les coûts et personnaliser ces programmes beaucoup plus efficacement que je ne l’aurais cru possible. »
Rapports
L’organisation utilise les fonctionnalités d’analytics et de rapport d’activité intégrées dans Boréalis pour suivre, mesurer et analyser les résultats en temps réel. Elle compte actuellement 40 utilisateurs actifs, un nombre en croissance rapide. Le responsable de l’acceptabilité sociale s’appuie sur un tableau de bord personnalisé pour surveiller l’utilisation du système et le progrès des projets, s’assurant que la plateforme est exploitée à son plein potentiel.
Il a également mis en place des rapports automatisés mensuels à l’échelle des projets, ainsi qu’un rapport global à l’échelle de l’entreprise. Chaque mois, Boréalis génère une version à jour de chaque rapport et l’envoie automatiquement aux destinataires concernés. Cela garantit que les bonnes personnes reçoivent toujours une information fiable, à jour, sur les indicateurs clés de performance (KPI), comme :
- le nombre de communications réalisées durant le mois,
- les parties prenantes impliquées,
- les sujets abordés,
- et le statut des tâches assignées.
Certains utilisateurs externes qui reçoivent ces rapports disposent d’un compte en lecture seule, leur permettant de consulter les données sources directement dans le système au besoin.
Les utilisateurs peuvent également générer des rapports détaillés sur demande, et les exporter en format Excel ou PDF pour assurer la traçabilité et accélérer les approbations de projet.
« Les gens adorent la section Analytics — ils s’y rendent directement pour consulter les Widgets, parce que c’est très visuel. »
En résumé
« Boréalis a transformé nos processus de mobilisation des parties prenantes. Le fait de pouvoir intégrer la cartographie géographique à nos données de parties prenantes nous a permis de réduire considérablement les risques et d’accroître notre efficacité. Les fonctions de planification et de gestion des tâches nous offrent un moyen clair et performant de planifier et documenter nos interactions tout au long du projet. »
