Accélérer l’efficacité
Optimiser les opérations liées aux actifs linéaires tout en préservant la confiance
Résumé
En adoptant Boréalis, Trans Mountain a réduit jusqu’à 70 % le temps nécessaire pour contacter les parties prenantes, diminué de 80 % le temps de production des rapports, et triplé sa capacité de gestion des données. Ces améliorations ont permis de rationaliser les flux de travail, d’accélérer les échéanciers de projet et de renforcer la confiance avec les parties prenantes.
Présentation de l’entreprise
Trans Mountain exploite le seul réseau réseau d’oléoduc transportant des produits pétroliers bruts et raffinés des sables bitumineux canadiens (Edmonton, Alberta) vers la côte ouest (Burnaby, Colombie-Britannique). Construit à l’origine en 1952, l’oléoduc traverse un des terrains les plus accidentés et montagneux du monde, ainsi que des zones écologiquement sensibles comme des parcs, des milieux humides et des cours d’eau.
En 2019, le projet d’expansion Trans Mountain (PETM) a été approuvé afin de stimuler l’économie canadienne, améliorer l’accès aux marchés internationaux et renforcer la sécurité énergétique. Il s’agissait de coordonner la construction d’un second pipeline qui porterait la capacité du système de 300 000 à 890 000 barils par jour.
Équipes utilisant Boréalis:
- Accès aux terres et emprises
- Relations externes
- Relations avec les communautés autochtones
- Gestion des urgences
- Investissement social
- Intégrité du pipeline
- Sensibilisation du public
- Prévention des dommages
- Environnement
- Conformité réglementaire
Nombre d’utilisateurs : 125 utilisateurs réguliers + 20 en lecture seule
Utilise Boréalis depuis : 2022
« Un oléoduc ancien n’a pas de dérivations ou de stations de comptage. Nous étions en mesure de gérer l’actif existant, mais nos systèmes n’étaient pas évolutifs pour ce qui s’en venait. »
Besoins
Pour réaliser le nouveau pipeline, Trans Mountain avait besoin d’une solution complète de gestion des données permettant aux utilisateurs de gérer l’accès aux terres et les parties prenantes au même endroit, tout en optimisant les processus entre différentes équipes qui travaillaient de façon indépendante.
« Notre entreprise, comme bien d’autres, est devenue de plus en plus intégrée. Les terres ne sont plus simplement “les terres”, l’environnement n’est plus uniquement “l’environnement” et l’ingénierie n’est plus isolée non plus; tout est interrelié. Nous cherchions un système capable de rassembler l’information à travers les départements pour briser les silos. »
Trans Mountain a donc mis sur pied un comité directeur pour définir la portée de ses besoins actuels et futurs, puis évaluer et classer différentes options logicielles.
« Dans cet exercice, nous avons pris en compte non seulement nos besoins fonciers, mais aussi tout le reste : les personnes, les processus, la technologie. Ce dont nous avions besoin, ce n’était pas simplement d’un outil de gestion des parties prenantes, mais d’un système capable de tout gérer en lien avec les terres — et il fallait aussi qu’il soit compatible avec nos données géospatiales. »
Ils ont mandaté Beniva Consulting Group pour les aider à trouver une solution qui répondrait à leurs exigences tout en offrant une expérience conviviale aux futurs utilisateurs du logiciel.
Défis principaux
Gérer efficacement un volume massif de données
Même si Trans Mountain est une entreprise de taille moyenne, ce projet a triplé le volume de données à gérer. Les équipes avaient besoin des bons outils pour traiter des millions de points de données, tout en assurant une gestion sécuritaire et conforme.
Accélérer les communications pour déployer plus rapidement les équipes sur le terrain
Le nouveau pipeline devait être construit et mis en service rapidement. Les équipes devaient pouvoir identifier rapidement les parties prenantes situées le long du tracé, engager le dialogue afin d’obtenir les accès nécessaires et consigner les conditions à respecter lors de l’entrée sur les propriétés.
Favoriser la collaboration entre les départements
Trans Mountain devait centraliser et normaliser d’immenses volumes de données dans un système unique afin de briser les vases clos d’information et de coordonner efficacement les efforts entre les équipes projet.
Garder une vue d’ensemble
Les utilisateurs avaient besoin d’outils leur permettant de gérer systématiquement les données foncières, les communications, les ententes, les conditions d’accès, les contributions communautaires, la location, les paiements, les livraisons de colis et les programmes de gestion des urgences — sans jamais perdre de vue l’ensemble du projet.
Démontrer la conformité
Tout au long du projet d’expansion, Trans Mountain devait satisfaire aux 156 conditions imposées par la Régie de l’énergie du Canada (REC) pour assurer la réduction des risques, le respect des droits des parties prenantes touchées et la sécurité des opérations. Au-delà de la collecte et de la documentation de ces informations, il leur fallait un moyen efficace de compiler les preuves de consultation et de générer des rapports détaillés.
Solution
Après une évaluation rigoureuse, Trans Mountain a choisi le logiciel Boréalis.
« J’avais besoin d’un système capable de me fournir les données des propriétaires fonciers, les derniers échanges, les formulaires de décharge signés, de me montrer où se déroulaient les activités liées aux communications et à l’intégrité des actifs, et de suivre les engagements réglementaires ainsi que les contacts d’urgence. Les entreprises choisissent souvent des systèmes qui se concentrent sur un seul aspect d’un projet, mais rarement une solution unique peut répondre à tous les besoins. Nous avons travaillé avec Boréalis pour nous assurer que le logiciel nous permettrait de tout faire avec un seul outil. »
Résultats clés
Depuis la mise en œuvre de Boréalis, Trans Mountain a considérablement amélioré son efficacité et sa gestion des données, transformant sa façon de gérer l’accès aux terres et ses relations avec les parties prenantes.
De plusieurs heures à quelques minutes
La préparation des listes de terrains ne prend désormais que 15 à 30 minutes, contre 4 à 6 heures auparavant, ce qui représente des milliers d’heures économisées chaque année pour les 300 à 400 projets exécutés.
De plusieurs semaines à quelques jours
Les délais pour contacter les parties prenantes et assurer la conformité sont passés de 1 à 2 semaines à seulement 2 ou 3 jours pour les grands projets — et de quelques jours à quelques heures pour les plus petits projets.
Création de rapports 80 % plus rapide
La production continue de rapports de conformité pour la Régie de l’énergie du Canada est désormais 50 à 80 % plus rapide. Il ne faut plus que 1 à 2 heures pour générer ces rapports, contre 2 à 3 jours auparavant. Avec une précision accrue et moins d’erreurs, ces gains d’efficacité ont été salués positivement par la REC.
Réduction des coûts d’exploitation
Une meilleure précision des données et un accès en temps réel aux ententes ont permis de réduire les retards sur le terrain, d’éviter les arrêts d’équipement lourd et de limiter les interruptions durant les grands travaux d’excavation et d’entretien des emprises.
Les engagements sont respectés
Les outils Boréalis permettent de suivre les communications, les préférences des parties prenantes et les engagements pris, ce qui assure que les accords fonciers sont respectés — par exemple, prévenir les propriétaires fonciers avant d’accéder à leur terrain.
Relations avec les communautés autochtones
Boréalis appuie l’engagement de Trans Mountain envers les communautés autochtones en facilitant la gestion des relations et en assurant le respect des protocoles rigoureux en matière d’archéologie et de patrimoine culturel.
Données centralisées
Trans Mountain dispose désormais d’une source unique d’information pour toutes les données foncières et celles des parties prenantes , accessible de n’importe où, ce qui permet des décisions plus éclairées et des temps de réponse plus rapides.
Flux de travail rationalisés
Les tâches peuvent être créées, suivies et complétées directement dans le système, simplifiant la planification des projets et assurant que les actions critiques soient exécutées à temps.
Générer rapidement des listes d’accès aux terres
Grâce à Boréalis, les équipes peuvent rapidement identifier les parties prenantes et générer des listes d’accès aux terres de différentes façons. Les utilisateurs peuvent sélectionner les parcelles touchées en traçant des points sur la carte, en entrant les coordonnées fournie par l’équipe d’ingénierie, en spécifiant une portion du tracé ou en définissant une zone tampon autour d’un actif pour repérer toutes les parcelles touchées selon un chevauchement géospatial.
Une fois les parcelles pertinentes identifiées, les utilisateurs peuvent extraire la liste des titulaires de droits, occupants, organisations, instances réglementaires, représentants gouvernementaux et autres parties prenantes clés, et commencer immédiatement à planifier les activités de mobilisation.
Cela facilite la coordination des livraisons de colis, la planification des inspections d’intégrité des actifs, ainsi que les travaux de construction et d’entretien.
« Avant d’adopter Boréalis, générer une liste d’accès aux terres était une tâche très longue à cause de l’éparpillement des données entre d’anciens systèmes et des tableurs. Pour les grands projets, ce processus pouvait prendre de 4 à 6 heures, selon la taille et la complexité. Depuis l’implantation de Boréalis, cette tâche ne prend plus que 15 à 30 minutes grâce à des données centralisées et fiables. Trans Mountain exécute environ 300 à 400 projets par an, allant de simples travaux d’entretien à des opérations d’envergure. Ces économies de temps ont donc un impact significatif sur l’efficacité globale. »
Accélérer les communications avec les parties prenantes
Une fois la liste d’accès aux terres générée, un chef de projet peut rapidement filtrer les parties prenantes selon leur méthode de contact préférée (en personne, par téléphone, texto, courriel ou courrier postal).
Il peut ensuite créer des tâches, fixer des échéances et assigner les activités de mobilisation aux membres de son équipe.
Boréalis offre plusieurs outils pour faciliter la saisie de données. Le complément Outlook permet de documenter rapidement les communications par courriel et les éléments de calendrier. L’application mobile Boréalis permet d’enregistrer des communications ou de téléverser des photos et d’autres preuves directement depuis le terrain. Elle permet même de préciser les coordonnées GPS d’une rencontre ou de la prise d’une photo.
Les utilisateurs peuvent également créer des tableaux de bord personnalisés pour visualiser les zones déjà couvertes, suivre l’état d’occupation ou de servitude des terrains, évaluer la perception des parties prenantes et surveiller l’avancement du projet au fil du temps.
« Le traitement des communications avec les parties prenantes et le respect des échéanciers de conformité se sont grandement améliorés avec Boréalis. Autrefois, il fallait 1 à 2 semaines pour finaliser les contacts et la conformité dans le cadre d’un grand projet, et quelques jours pour les projets plus modestes. Grâce aux flux de travail intégrés et aux communications centralisées dans Boréalis, ces délais sont maintenant réduits à 2 ou 3 jours pour les projets majeurs, et à quelques heures pour les projets plus petits — ce qui accélère considérablement la préparation des travaux. »
Simplifier les rapports
Les outils de production de rapports intégrés à Boréalis permettent de générer des rapports détaillés en quelques clics. Comme toutes les communications et interactions sont centralisées au même endroit, il est facile et efficace de produire un dossier de consultation complet, un rapport destiné à la Régie de l’énergie du Canada, ou encore un rapport interne de gestion. Les données peuvent être filtrées en fonction d’un emplacement précis ou d’un tronçon du tracé.
« Les économies de temps pour la production des rapports de conformité (ROC) destinés à la REC ont été spectaculaires. Avant Boréalis, il fallait compter 2 à 3 jours de collecte manuelle et de validation des données pour produire ces rapports. Grâce à la centralisation des données à jour dans Boréalis, les mêmes rapports peuvent maintenant être générés en 1 à 2 heures, avec une meilleure précision et moins d’erreurs. Cette qualité accrue des rapports a d’ailleurs été saluée positivement par la Régie. Trans Mountain a observé un gain de temps de 50 à 80 % dans ses processus de production de rapports de conformité, ce qui permet de réallouer les ressources à des tâches à plus forte valeur ajoutée. »
Simplify reporting
The built-in reporting tools in Borealis make it easy to generate detailed reports in just a few clicks. Since all communications and interactions are documented in a single location, it’s efficient and convenient to create a thorough Record of Consultation, report to the Canadian Energy Regulator, or generate reports for internal management. Data can be filtered for a specific location or chainage range.
« Les économies de temps pour la production des rapports de conformité (ROC) destinés à la REC ont été spectaculaires. Avant Boréalis, il fallait compter 2 à 3 jours de collecte manuelle et de validation des données pour produire ces rapports. Grâce à la centralisation des données à jour dans Boréalis, les mêmes rapports peuvent maintenant être générés en 1 à 2 heures, avec une meilleure précision et moins d’erreurs. Cette qualité accrue des rapports a d’ailleurs été saluée positivement par la Régie. Trans Mountain a observé un gain de temps de 50 à 80 % dans ses processus de production de rapports de conformité, ce qui permet de réallouer les ressources à des tâches à plus forte valeur ajoutée. »
Avantages de collaborer avec les experts Boréalis
Migration des données
Trans Mountain a reconnu qu’un élément essentiel de la gestion des risques consistait à transférer des données de haute qualité dans la nouvelle plateforme. Le projet nécessitait la migration de données issues de 115 millions de champs répartis dans 70 sources de données différentes : dossiers papier, catalogues, tableurs, disques partagés, registres de parties prenantes, données foncières opérationnelles et projets, ainsi que données géospatiales.
Avant la migration, l’équipe Boréalis a travaillé avec Trans Mountain pour identifier les incohérences, éliminer les doublons et standardiser les variations de terminologie (par exemple, la ville d’Edmonton était mentionnée de plus de 20 façons différentes, telles que « Edmonton », « Ville d’Edmonton », etc.). Ils ont également profité de cette transition pour mettre en place des dictionnaires de données afin de faciliter la saisie uniforme et cohérente des informations dans le nouveau système.
« Le processus proposé par Boréalis a été très utile. Il nous a permis d’offrir un accompagnement à Trans Mountain avec un haut niveau de confiance dans les données qui allaient servir à la prise de décisions quotidiennes, tout en nous permettant de créer du matériel de formation et de soutien efficace pour assurer une adoption fluide du logiciel. »
Gestion du changement
« Tout au long du processus, Boréalis a collaboré avec nous pour identifier les fonctionnalités immédiatement utiles à Trans Mountain. Ils ont joué un rôle clé pour nous aider à atténuer les risques critiques en adaptant la configuration du produit. Le logiciel Boréalis nous a offert l’agilité nécessaire pour répondre à nos priorités. C’est une solution stable et très facile à utiliser pour toutes les personnes qui l’utilisent au quotidien. »
Beniva a dirigé la mise en œuvre du logiciel Boréalis et instauré un programme efficace de gestion du changement afin d’assurer une adoption optimale, de réduire les risques et de générer rapidement de la valeur pour Trans Mountain.
Pour favoriser l’adoption dès l’intégration, l’équipe a misé sur des communications régulières avec les utilisateurs et sur une formation axée sur les flux de travail et les besoins spécifiques de chacun, de manière à rendre l’outil immédiatement pertinent dans leur contexte professionnel.
Gestion du changement
« Tout au long du processus, Boréalis a collaboré avec nous pour identifier les fonctionnalités immédiatement utiles à Trans Mountain. Ils ont joué un rôle clé pour nous aider à atténuer les risques critiques en adaptant la configuration du produit. Le logiciel Boréalis nous a offert l’agilité nécessaire pour répondre à nos priorités. C’est une solution stable et très facile à utiliser pour toutes les personnes qui l’utilisent au quotidien. »
Beniva a dirigé la mise en œuvre du logiciel Boréalis et instauré un programme efficace de gestion du changement afin d’assurer une adoption optimale, de réduire les risques et de générer rapidement de la valeur pour Trans Mountain.
Pour favoriser l’adoption dès l’intégration, l’équipe a misé sur des communications régulières avec les utilisateurs et sur une formation axée sur les flux de travail et les besoins spécifiques de chacun, de manière à rendre l’outil immédiatement pertinent dans leur contexte professionnel.
Résumé
Grâce à une planification rigoureuse, à un travail soutenu et à une forte mobilisation, Trans Mountain a pu construire et mettre en œuvre rapidement un projet de pipeline complexe.
En adoptant une solution de gestion de données complète et intégrée, l’organisation a permis à ses équipes de projet de gérer efficacement un volume massif d’informations, d’assurer l’intégrité de son réseau d’oléoducs, de respecter la conformité réglementaire, de simplifier ses processus internes et de bâtir des relations positives et de confiance avec les parties prenantes et les communautés.
Le projet d’expansion de Trans Mountain a d’ailleurs été reconnu par un prix international de l’industrie pipelinière en 2024.
« Boréalis s’est révélé être un outil transformateur pour nous. Il a surpassé nos attentes en offrant la flexibilité et les fonctionnalités nécessaires pour gérer le volume et la complexité de nos données, tout en intégrant nos processus entre les départements. Grâce à ses fonctionnalités de gestion des tâches et de production de rapports, nous pouvons gérer avec assurance nos activités foncières et nos relations avec les parties prenantes, tout en assurant la conformité et en entretenant des relations solides avec les communautés. »
« Il s’agit de l’implantation logicielle la plus réussie de l’histoire de Trans Mountain. Boréalis a collaboré avec nous comme un véritable partenaire, en répondant à nos besoins tout en maîtrisant les coûts, sans dérive de portée. Nous avons déjà constaté un retour sur investissement, grâce à l’optimisation de nos processus, à une meilleure utilisation des ressources et à des gains importants d’efficacité. »
